Paragraaf 8 - COVID-19

Inleiding op de paragraaf

Algemeen
De coronacrisis heeft ook in 2021 een grote impact gehad op de bedrijfsvoering van onze gemeente. Vanaf het begin van de coronacrisis in maart 2020 hebben we op meerdere vlakken maatregelen genomen. Uitgangspunt hierbij was en is, dat de dienstverlening zo goed mogelijk moet doorgaan, waar nodig op een aangepaste manier. 

Gemeentelijk Beleidsteam en Kernteam Corona

Sinds half maart 2020 is binnen de gemeente Staphorst een Kernteam Corona ingesteld. Dit kernteam opereert in opdracht van de burgemeester. Het kernteam verzamelt alle actuele informatie en bereidt daaruit voorkomende besluiten voor het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) voor.

Het GBT bestaat uit:

  • Burgemeester
  • Wethouders
  • Gemeentesecretaris

Het kernteam bestaat uit:

  • een voorzitter / ACB’er
  • twee AOV’ers
  • een communicatieadviseur
  • een notulist
  • een jurist 

Indien nodig kan het kernteam (tijdelijk) uitgebreid worden met een expert (denk aan bijvoorbeeld politie).

Het kernteam is het centrale meldpunt voor vragen over de coronamaatregelen, vanuit de gemeente Staphorst en voor medewerkers van de gemeente. Vanuit het kernteam wordt ook alle interne en externe berichtgeving over de COVID-19-maatregelen verzorgd. Het kernteam buigt zich over de doorvertaling van de landelijke maatregelen naar de eigen organisatie en gemeente. Het adviseert het GBT hierin, waarna het GBT een besluit neemt. Het kernteam geeft ook advies aan het GBT over de juridische wijzigingen in het landelijke beleid en de gevolgen daarvan voor de inwoners van Staphorst en de eigen organisatie.


Overlegstructuur Kernteam
Het kernteam heeft een vaste overlegstructuur met één overlegmoment per week en één overleg met het GBT.  Deze frequentie kon na de eerste periode afgeschaald worden. Rond de zomer werden de cijfers beter en stond het crisisteam/het kernteam goed in positie. Ook liep de samenwerking met alle afdelingen intern en partijen extern goed. Op dat moment is gekozen om af te schalen naar een vast overlegmoment en één aansluitend GBT-overleg, waarbij het kernteam aansluit voor toelichting en duiding bij te nemen besluiten. In het najaar liepen de besmettingen in de gemeente op en werd ook de frequentie van overleggen weer verhoogd. Bijvoorbeeld met de GGD over een testlocatie in Staphorst, het ‘testen voor toegang’ in het Dienstencentrum en de mogelijk voor inwoners om een vaccin te halen bij de huisartsen in plaats van buiten de gemeente.


In de samenleving

Leden van het kernteam zijn actief betrokken bij regionale overleggen om de informatie die landelijk en regionaal vertaald worden mee te nemen naar de gemeente, voor de gemeentelijke uitvoering. Zo is er een werkgroep handhaving, horeca, evenementen, sport en een regionaal overleg voor de adviseurs crisisbeheersing. De communicatieadviseur is aangesloten bij een regionale groep van communicatieadviseurs die zich bezig houden met de informatiebehoefte over de coronamaatregelen voor hun gemeente.

Leden van het GBT hebben nauwe banden in de gemeente. Zij onderhouden nauwe contacten met verschillende partijen in Staphorst, zoals scholen, zorginstellingen, ondernemers, kerken en (sport)verenigingen. Deze warme banden geven het kernteam waardevolle informatie om de juiste stappen te zetten voor de gemeente en de coronacrisis te beheersen.

Daarnaast hebben de teamleden overleg met de interne afdelingen van de gemeente om zaken, zoals ondernemers die zwaar geraakt zijn, op een snelle en goede manier te kunnen helpen of te voorzien van de juiste informatie.


Communicatie

Het GBT legt periodiek verantwoording af aan de gemeenteraad. De raad wordt op de hoogte gehouden via de raadsbrief van het RBT en de eigen raadsbrief van het GBT.
Daarnaast wordt in het Presidium de voortgang rondom COVID-19 met de fractievoorzitters gedeeld. Het kernteam voorziet de gemeenteraad via een nieuwsbrief van de laatste updates vanuit het kernteam. Hierbij informeren we de raad over de laatste ontwikkelingen, cijfers en over besluiten van het GBT. De eindevaluatie en mogelijk afsluitende communicatie zal plaatsvinden in de zomer van 2022. 

Medewerkers ontvangen een interne update vanuit het kernteam. Zij krijgen informatie over de geldende maatregelen, de gevolgen voor de gemeente en waar zij met vragen terecht kunnen. Via deze nieuwsbrief houden we de medewerkers ook op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en besteden we veel aandacht aan het welbevinden. Bijvoorbeeld door hen te informeren over beschikbaarheid van thuiswerkvoorzieningen, coaching als de werk-privé-balans niet meer goed voelt, maar ook met inspiratie voor activiteiten die nog wel kunnen.

Dienstverlening

Onze dienstverlening is ook in 2021 zoveel mogelijk gewoon door gegaan. Wel hebben we door de maatregelen rond het coronavirus onze dienstverlening aan inwoners en ondernemers aangepast. Veel diensten en producten kunnen via de website aangevraagd worden en veel informatie is online te vinden. Moet men toch langskomen op het gemeentehuis, dan kan dat uitsluitend op afspraak. Voor telefonische vragen zijn we op werkdagen van 8.30 tot 12.30 uur en van 13.00 tot 16.30 uur (op vrijdag tot 16.00 uur) bereikbaar.

De consulenten van team Samenleving werken op afspraak. Voor vragen zijn ze telefonisch en per e-mail goed bereikbaar. Het uitgangspunt is dat we onze inwoners passende dienstverlening bieden. Per situatie bekijken we wat nodig is en spreken de consulenten onze inwoners telefonisch, via beeldbellen of in het gemeentehuis. Er kunnen situaties zijn waarbij een huisbezoek noodzakelijk is. Als persoonlijk contact nodig is, dan nemen we voorzorgsmaatregelen, zodat de richtlijnen van het RIVM worden nageleefd.

Het coronavirus en de gevolgen daarvan zorgen voor veel vragen bij inwoners en ondernemers. Op onze website hebben we speciale informatie geplaatst voor verschillende doelgroepen en sectoren. En ook over andere onderwerpen rond het coronavirus. Denk bijvoorbeeld aan waar men terecht kan met vragen over het coronavirus, informatie over de steunmaatregelen voor ondernemers en aan algemene informatie.
Wanneer inwoners of ondernemers ons bellen met vragen over corona, dan komen ze terecht bij een speciaal aangewezen team. De medewerkers in dit team beantwoorden de vragen en verwijzen zo nodig door.

Door het Rijk zijn maatregelen opgelegd over het maximaal aantal personen dat aanwezig mag zijn bij begrafenissen en huwelijken. Als gemeente volgen wij deze opgelegde maatregelen.

Personele gevolgen

 Ook de ambtelijke organisatie van de gemeente Staphorst heeft te maken met maatregelen als gevolg van COVID-19. Een groot deel van de medewerkers werkt thuis. De meeste vergaderingen vinden nog steeds plaats door middel van video-vergaderen. Voor die werkzaamheden waarvoor aanwezigheid van medewerkers op het gemeentehuis noodzakelijk is, is gekozen voor een minimale bezetting.

Het thuiswerken was vrijwel direct voor een aantal processen goed mogelijk omdat er al digitaal (zaakgericht) gewerkt en gearchiveerd werd. De komende twee jaar worden processen die nog niet volledig digitaal zijn, alsnog zo veel mogelijk gedigitaliseerd. Een aantal procedures is aangepast. Daarbij is gekozen voor een tijdelijke pragmatische oplossing van knelpunten gedurende de periode waarin coronamaatregelen van kracht zijn.

Coronasteunpakket

Om te voorkomen dat de gemeenten door de coronacrisis in financiële problemen komen, heeft het kabinet besloten tot een compensatiepakket. Als onderdeel van de Algemene Uitkering hebben we middels de september- en de decembercirculaires 2020 en de mei-, september- en decembercirculaires 2021 gelden vanuit het corona-steunpakket ontvangen. Hier ligt geen bestedingsplicht aan ten grondslag. In 2021 hebben we vanuit het corona-steunpakket € 632.000 als Algemene Uitkering ontvangen.

Naast de steunmaatregelen voor de gemeenten via het gemeentefonds heeft het kabinet middelen beschikbaar gesteld via de Tozo-regeling (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers). De uitkeringen vanuit de Tozo-regeling bedroegen € 267.000, de uitvoeringskosten bedroegen € 23.000 hiervoor zijn we middels een Specifieke Uitkering gecompenseerd. Deze regeling is door RBZ in Zwolle voor ons uitgevoerd. De TOZO-regeling is per 31 maart 2022 beëindigd.

Corona-gerelateerde uitgaven

De direct aan de corona-crisis gerelateerde kosten zijn:

bedragen x €   
Uren kernteamleden/communicatie 93.000
Automatiseringskosten 39.000
Terugkeer naar de werkvloer/inrichting hybride werkkamers 20.000
Lagere dividendopbrengst BNG 31.000
Lagere lege-opbrengsten    7.000
Huurderving sporthal/gymzalen 16.000
Hogere kosten afvalverwerking 24.000
Bedrijfsgezondheidszorg    9.000
Accountantskosten (TOZO, COVID-19 overig)    7.000
Verkiezingen/referenda 53.000
Overige kosten 11.000
  310.000

Naast deze directe kosten zijn er ook indirecte kosten gemaakt (bv. uren van de ondersteunende afdelingen en bestuur) en zijn er werkzaamheden blijven liggen als gevolg van prioritering. Voor deze werkzaamheden wordt bij de resultaatbestemmingen gevraagd geld mee te mogen nemen naar 2022.