Paragraaf 4 - Bedrijfsvoering

Organisatie algemeen

Een goed bestuur is er voor haar samenleving en bestuurt op democratische en transparante wijze met het algemeen belang voor ogen. Dat doen we lokaal met onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. In de regio werken we samen met de provincie, andere gemeenten en partners in samenwerkingsverbanden. Wij zijn dienstbaar aan de Staphorster samenleving.

Als stip op de horizon kleuren wij samen de toekomst van een ondernemend en verbindend Staphorst. Iedereen doet mee. Bij de doorontwikkeling van onze organisatie houden wij onze missie en visie voor ogen.

Visie
We vormen een betrouwbare organisatie met omgevingsbewuste medewerkers, die hun vak met passie uitvoeren. Vanuit dat vertrekpunt werken we oplossingsgericht om samen Staphorst te ontwikkelen. In verbondenheid met inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties nemen we zo verantwoordelijkheid voor de woon-, werk- en leefomgeving.

Missie
We zijn een vernieuwende en ondernemende gemeente met karakter en lef. We geven de samenleving ruimte en vertrouwen om verantwoordelijkheid te nemen. Inwoners en bedrijven die ons nodig hebben kunnen op ons rekenen. We versterken en versnellen initiatieven uit de samenleving en werken samen voor ’t beste resultaat en gaan van “zorgen voor“ naar “zorgen dat”.

De paden langs waar we de stip op de horizon bereiken zijn de paden van de: 
- Innovatieve plattelandseconomie;
- gezonde en dynamische samenleving;
- de verantwoorde vernieuwing.

Waarden
De vier waarden: betrouwbaar, samenwerken, omgevingsbewust en trots op ons werk, zijn het onderwerp van ons gesprek met elkaar. Wij vinden het belangrijk dat ons handelen vanuit deze waarden merkbaar is voor inwoners, ondernemers, verenigingen en organisaties. 

Personeel | HRM

Arbobeleid/werkomstandigheden
Eind 2019 is er een risico inventarisatie- en evaluatie (RI&E) opgesteld. In 2020 is er door de coronacrisis geen uitvoering gegeven aan het plan van aanpak van deze RI&E. Dit is in 2021 opgepakt. Het belangrijkste punt, het opstellen van een integraal arbobeleid is inmiddels afgerond.  Daarin is aandacht voor de inrichting van de werkplekken op het gemeentehuis, de thuiswerkplekken, de werkplekken op de werf, het dienstencentrum, de sporthal en gymzaal, en voor de vraag ‘hoe om te gaan met agressie?’ In 2021 zijn naast het integraal arbobeleid de volgende punten opgepakt en afgerond:

  • Een beleid omtrent alcohol, drugs en medicijnen (ADM-beleid) is opgesteld en vastgesteld.
  • Er is een machine-RI&E uitgevoerd bij de buitendienst met een positief resultaat. De staat van onderhoud van de machines verdiende een groot compliment.
  • In het kader van het Veiligheidsprotocol en hoe wij als gemeente omgaan met agressie is een stand-by team opgericht. Zij hebben begin 2022 een training gehad 'hoe om te gaan met agressie', de implementatie van het Veiligheidsprotocol vindt plaats medio 2022. 
  • De brochure ziekteverzuim is aangepast en is definitief vastgesteld in het MT, na instemming van de OR.
  • De regeling thuiswerken is vervangen door een nieuwe regeling plaats- en tijdonafhankelijk werken met als titel “werken vanuit vertrouwen”. Een regeling die uitgaat van een meer hybride vorm van werken.  

Loonsomsturing/formatie
In 2021 zijn wij verder gegaan met het optimaliseren van de processen, bijbehorende applicaties en het beheer daarvan. Zodat op gewenste momenten beschikt kan worden over actuele en betrouwbare gegevens en over rapportages die (mede) gericht zijn op de formatie (formatiesturing). Bij de inrichting van dit beheer wordt rekening gehouden met de nog nader af te stemmen informatiebehoefte vanuit de organisatie, auditcommissie en raad.





Personeelsformatie in fte's

Organisatie onderdeel Formatieboek 2021
College + griffie + Babsen 4,76
Gemeentesecretaris 1,00
Bestuur & Managementondersteuning 67,38
Fysieke Leefomgeving 68,87
Samenleving 29,81
Totaal 171,82

In het formatieboek 2021 is 171,82 fte opgenomen. De werkelijke invulling van deze formatie heeft voor 149,17 fte (€ 11.042.000)  door personeel in loondienst plaatsgevonden en voor een bedrag van € 1.187.000 door het inhuren van personeel. 

Ontwikkeling loonsom  (x €  1.000) 
De begrote loonsom is als volgt opgebouwd:

Primitieve begroting 2021 12.011.000
Overname van medewerkers van Reestmond 350.000
Taakstelling ivm 3 maanden niet invullen vacatures -135.000
Resultaatbestemming 2020 378.000
Wijziging na sept 2021: bel.mw duurz.heid 75.000
Begrotingswijziging nav voortgangsrapp. 2021 131.000
  12.810.000
Aansluiting formatieboek:  
Excl. Budget vergoeding Raadsleden -259.000
Excl. Voormalig personeel wethouders -151.000
  12.400.000

De begrote loonsom is geraamd op basis van:

  • de maximaal te bereiken inschaling van de medewerkers (inclusief vacatures)
  • 2,6% cao- en premiestijging

De werkelijke invulling van de begrote formatie is als volgt:

Loonkosten personeel in dienst (per saldo)   10.847.000
Inhuurkosten:    
ivm vacatures 552.000  
ivm ziektevervanging 279.000  
ivm extra werkzaamheden 356.000  
    1.187.000
    12.034.000

Bovenstaande betekent dat er een onderuitputting van het loonbudget van € 366.000 is.

Externe inhuur
De totale loonkosten bedroegen in 2021 € 12.034.000:

  • € 11.042.000  werkelijke loonkosten personeel in dienst
  • €  1.187.000 werkelijke kosten externe inhuur

Daarmee komt het percentage voor externe inhuur in 2021 op 9,71% (kosten externe inhuur afgezet tegen de totale loonkosten), waarmee wij nu onder de beoogde 10% zitten. 

Cao Gemeenten 2021-2022
Op 3 november 2021 is een principeakkoord CAO-gemeenten 2021-2022 gesloten. Dit akkoord is op 27 januari 2022 definitief geworden. Een deel van dit akkoord heeft betrekking op het jaar 2021, namelijk een salarisstijging per 1 december 2021 en een eenmalige uitkering over 2021. 
Dit betreft een gebeurtenis die begin 2022 definitief is geworden, in 2021 reeds aannemelijk was en ook betrekking heeft op 2021. Het betreft dan ook een last en een verplichting over 2021 die onder de kortlopende schulden is verantwoord.

Conclusie
In de voortgangsrapportage 2021 was de inschatting dat het verwachte resultaat op de loonsom nog 2 ton zou bedragen, maar dat door een inhaalslag op achterstanden en onvoorziene omstandigheden er geen geld zou overblijven op de loonsom. In werkelijkheid is er toch € 366.000 overgebleven op de loonsom. Dit komt met name doordat het aantrekken van gekwalificeerd personeel (in dienst of inhuur) steeds lastiger wordt. Daarnaast zijn er uren op projecten verantwoord, waar geen vervanging tegenover heeft gestaan. De begrote loonsom 2021 is incidenteel opgehoogd met € 378.000  vanuit de resultaatbestemming 2020 vanuit de gedachte dat er in 2021 vanwege het coronavirus extra inzet moest worden ingehuurd om achterstanden weg te werken, echter ook in 2021 heeft corona nog een grote rol gespeeld in de werkzaamheden van het personeel. 

Ontwikkeling burgerzaken

De afgelopen jaren zijn meerdere diensten gedigitaliseerd en we werken (gemeente breed) op afspraak. Door de maatregelen rondom corona waren in 2020 minder aanvragen reisdocumenten met als gevolg in 2021 meer dan geraamd. De komende jaren vinden er jaarlijks één of meerdere verkiezingen plaats.

Inkopen en aanbesteding

Om de kwetsbaarheid op de inkoopadviesfunctie te verkleinen werken we samen met de gemeente Steenwijkerland. Door vertrek van de inkoopadviseur van de gemeente Staphorst is er een tijd lang sprake geweest van onderbezetting. Sinds 1 februari 2021 is de formatie weer op orde.

Informatiemanagement

Informatiemanagement-organisatie
Team Informatiemanagement (IM) heeft in 2021 verder vorm gekregen. Naast post-, archief- en documentaire-functies, i-advies en ICT zijn ook kwaliteitszorg & proces, privacy en beveiliging alsmede inkoop, AO/IC (VIC) en programma dienstverlening aan het team toegevoegd. Speerpunt is integrale advisering bij proces- en systeeminrichting en optimalisatie. Ook zijn stappen gezet om meer digitaal te werken, zo is de digitale handtekening is geïmplementeerd.

Visie & strategisch plan
In 2021 is een visie & strategisch plan informatiehuishouding inclusief uitvoeringsprogramma (en bijbehorende begroting) door de raad vastgesteld.

Informatieveiligheid en privacy

Baseline Informatiebeveiliging Overheid
De Baseline informatiebeveiliging Overheid (BIO) is het basisnormenkader voor informatiebeveiliging binnen alle overheidslagen (Rijk, gemeenten, provincies en waterschappen).

In 2020 is het Strategisch Informatiebeveiligingsbeleid gemeente Staphorst 2020-2023 vastgesteld. Deze geeft aan dat er een informatiebeveiligingsplan opgesteld moet worden: een uitwerking van de te implementeren maatregelen. In 2021 is dit informatiebeveiligingsplan vastgesteld. In het informatieveiligheidsplan Staphorst 2021-2022 waren in totaal 66 acties gepland waarvan 48 voor 2021. Hiervan zijn er 20 afgerond, 22 in uitvoering en moeten er nog 6 opgestart worden. 

Verantwoording Informatieveiligheid
In 2021 heeft de gemeente voor het jaar 2020 voor DigiD en Suwinet een collegeverklaring opgesteld welke door een externe IT-auditor is getoetst. Ook zijn voor de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en Basisregistratie Ondergrond (BRO) verantwoordingsrapportages vastgesteld.  Deze hebben gediend voor de verantwoording aan de raad en de rijksoverheid.  In alle gevallen heeft de gemeente voldaan aan gestelde normen.

Kwetsbaarheid Log4j
In december kwam er een wereldwijd beveiligingsincident aan het licht aangeduid als kwetsbaarheid Log4j. Gezien de omvang en complexiteit alsmede mogelijke risico's is de procedure behandeling (informatie)beveiligingsincidenten & datalekken gestart en zijn bestuurder, management en medewerkers geïnformeerd. Er zijn de noodzakelijk maatregelen getroffen en de bescherming van de ‘buitenkant’ (firewall) is nog eens extra gecontroleerd.

Privacy
Naast aandacht voor privacy (bewustwordingscampagne) is er voor een 12-tal processen een dataclassificatie uitgevoerd. Op basis hiervan kunnen indien nodig in 2022 verdere maatregelen worden getroffen.

ICT

Er is gemeentebreed een twee-factor-authenticatie ingevoerd voor gebruikers en beheerders: Naast een wachtwoord is een tweede controle verreist om in te loggen. Ook is software geïnstalleerd waarmee de gemeentelijke laptops en telefoons op afstand zijn te beheren. Dit alles draagt bij aan een verhoogde informatiebeveiliging.

In het kader van thuiswerken en de nieuwe werkplek is een aantal hybride vergaderkamers ingericht die het  mogelijk maken fysiek in het gemeentehuis te vergaderen samen met deelnemers op afstand (thuis).

Belastingen

In 2021 is de rioolheffing verlaagd en de afvalstoffenheffing verhoogd. Dit in verband met de kostendekkendheid. Deze is uitvoerig onderzocht. Om te komen tot een dekkende begroting is de opbrengst van de onroerendezaakbelasting met 10% verhoogd.

Uitbreiding lokaal belastinggebied
In het meest recente regeerakkoord (december 2021) staat dat er in ieder geval tot 2025 geen uitbreiding van het lokaal belastinggebied komt.  

Geovisie

Afgelopen jaren zijn belangrijke stappen gezet om de wettelijk verplichte implementaties van diverse Basisregistraties tijdig te realiseren. Denk hierbij aan de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG), Basiskaart Grootschalige Topografie (BGT) en aansluiting van deze registratie op de Landelijke Voorziening (LV-kadaster). Zo ook de aansluiting van de WOZ op de LV. 

Eén van de doelen van de GeoVisie is de GEO- (en kern) Registraties/ Informatiehuizen op orde te hebben en te houden. Actuele en betrouwbare gegevens dragen bij aan ondermeer de verbetering van de dienstverlening, bevorderen van het éénmalig inwinnen meervoudig gebruik en zijn van belang voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Deze wet zal van invloed zijn op de gemeentelijke dienstverlening en verlangt ondermeer het op orde hebben van de GEO-basisregistraties en het GEO-Gegevensbeheer. 

Het beheer is belegd binnen het GEO-team van de gemeente. Taken en procesessen zijn uitgewerkt en vastgelegd. Daarnaast vindt er in eigen beheer inmiddels ook periodiek integrale mutatiesignalering plaats om zo ook de vergunningsvrije bouw- of sloopwerken inzichtelijk te hebben. Dit is noodzakelijk in verband met de volledigheid van de administraties zoals BGT, BAG en WOZ. 

Volgende stap is het realiseren van een koppeling tussen de BGT en de BOR (beheer openbare ruimte). Dan is ook hierbij sprake van eenmalig inwinnen, meervoudig gebruik.

Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ)

Het WOZ-domein is de komende jaren volop in ontwikkeling. Dit als gevolg van bijvoorbeeld: verandering van de markt in verband met energietransitie/duurzaamheid, ontwikkeling in de woningmarkt zoals rentewijzigingen en tekorten in het aanbod, invoering Omgevingswet, de afstemming met de Landelijke Voorziening en samenhangende Objectenregistratie. 
Als organisatie is het zaak hierop in te spelen. Investeren in mensen, capaciteit en kennis is een aandachtspunt.

AO/IC VIC Control

In aansluiting op de in 2021 vastgestelde ‘visie op control’ is in 2021 de implementatie daarvan gestart. Aansluitend is de voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording gestart.

Programma dienstverlening

Er is een start gemaakt met de aanbesteding van een nieuwe website (www.staphorst.nl). In het kader van doorontwikkeling telefonische bereikbaarheid is de digitale telefonie omgeving heringericht.

Wet open overheid

De Wet open overheid (Woo) heeft tot doel om de transparantie van overheden en semi-overheden te verbeteren. De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). 

Het doel van deze wet is dat overheidsinformatie beter vindbaar en uitwisselbaar is. Het verplicht overheden zo veel mogelijk informatie in een vroegtijdig stadium actief openbaar te maken en te publiceren. Dit vraagt een andere manier van werken. Hoe geef je invulling aan informatie actiever te kunnen ontsluiten al rekening houdend met eventuele publicatie op een later moment. Wellicht zijn aanpassingen van processen of applicaties noodzakelijk.

We zijn bezig met de voorbereidingen hoe de Woo projectmatig te implementeren. Hiermee wordt in 2022 gestart. Gemeenten ontvangen de komende jaren structureel en incidenteel gelden als gevolg van de invoering van de Woo.

Huisvesting

In juni 2021 hebben het MT, college en de raad ingestemd met het projectplan Toekomstbestendig gemeentehuis. De raad heeft een krediet van 2,7 miljoen euro beschikbaar gesteld voor verduurzaming van het gemeentehuis en interne aanpassingen. Na het doorvoeren van alle verduurzamingsmaatregelen heeft het gemeentehuis energielabel A. In 2021 zijn er aanbestedingen gedaan en gunningen verleend voor het extra isoleren van het platte dak, vervangen van buitenramen, en schilderen van de binnen- en buitenkozijnen en boeien. De eerste bouwvergadering met de dakdekker en het schildersbedrijf heeft eind 2021 plaatsgevonden. Wat betreft de interne aanpassingen zijn medewerkers middels een vragenlijst ondervraagd, hebben diverse overleggen plaatsgevonden o.a. met de werkgroep herinrichting. Dit alles om de wettelijke eisen en knelpunten die gebruikers ervaren in kaart te brengen.