Paragraaf 4 - Bedrijfsvoering

De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond onze bedrijfsvoering. 

De samenleving is continue in verandering. Deze veranderingen vragen om andere relaties tussen de gemeente en haar inwoners, ondernemingen en maatschappelijke organisaties. Om hier goed op in te spelen, heeft de organisatie haar visie, strategische doelen en kernwaarden opnieuw tegen het licht gehouden houden.

Eind 2019 is het MT aan de slag gegaan met de organisatieontwikkeling. Met behulp van het 7s model heeft het MT de kernkwaliteiten van de organisatie in kaart gebracht. En is er gekeken waar ontwikkelingen nodig zijn om als organisatie te werken aan een stip op de horizon.

Stip op de horizon
‘Samen de toekomst kleuren van een ondernemend en verbindend Staphorst’

De ontwikkelingen die nodig zijn om te werken aan een stip op de horizon vinden plaats rond:
- De visie van de organisatie, waar willen wij naar toe werken?
- De kernwaarden, vanuit welke waarden handelen wij als gemeente?
- De strategische doelstellingen om te komen waar we in 2025 willen staan.

Dit ontwikkeltraject noemen we “Ons gesprek”. Door stapsgewijs verandering aan te brengen aan de visie, strategische doelstellingen en kernwaarden, die afgestemd zijn op de door de raad vastgestelde omgevingsvisie kan de organisatie groeien naar de toekomst.

Visie
Om aan de vastgestelde missie vorm en inhoud te geven ontwikkelt de organisatie zich tot:

‘Een betrouwbare organisatie met omgevingsbewuste medewerkers, die hun vak met passie uitvoeren. Vanuit dat vertrekpunt werken we oplossingsgericht samen om Staphorst te ontwikkelen. In verbondenheid met inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties nemen we zo verantwoordelijkheid voor de woon- werk- en leefomgeving.’

Strategische doelstellingen
De paden die we bewandelen om de gesprekken te voeren zijn de paden, strategische doelstellingen, vanuit de omgevingsvisie:
- Het pad van de innovatieve platteland economie
- Het pad van een gezonde en dynamische samenleving
- Het pad van de verantwoorde vernieuwing.

Kernwaarden
De kernwaarden die eind 2019 door het MT zijn vastgesteld:
- Betrouwbaar
- Bewust van je omgeving
- Samen voor Staphorst
- Trots op je werk

2021 is het jaar waarin het MT met haar medewerkers verdere gesprekken voert om de kernwaarden vorm en inhoud te geven. De integraliteit tussen de verschillende werkvelden wordt komend jaar verder versterkt. De integraliteit verder opzoeken is een belangrijk item dat uit eerdere sessies met medewerkers naar voren is gekomen.

Uitgangspunt en doel is dat Staphorst een autonome zelfstandige gemeente blijft. Dit stelt ons voor de uitdaging om er zorg voor te dragen de taken goed aan te kunnen, de financiën op orde te hebben en de burger goed te bedienen.

Regionale samenwerking
De gemeente Staphorst neemt actief deel aan een aantal regionale samenwerkingsverbanden. Deze samenwerkingsverbanden voeren namens de gemeenten taken uit waarin gemeenten afzonderlijk van elkaar vaak niet of onvoldoende effectief kunnen voorzien. Veel van deze gemeenschappelijke regelingen zijn gestoeld op wettelijke basis. Denk bijvoorbeeld aan de Veiligheidsregio IJsselland, de GGD en de Omgevingsdienst. De gemeente stelt zich als partner actief en positief-kritisch op.

Vanaf het jaar 2021 zal het college zelf een rechtmatigheidsverklaring moeten afgeven over de jaarrekening. Tot op heden verstrekt de externe accountant een controleverklaring bij de jaarrekening over zowel rechtmatigheid als getrouwheid. Het onderdeel rechtmatigheid verdwijnt. Het wordt een taak van het college om zich daarover te verantwoorden. Hierdoor zal de borging van de rechtmatigheid (het naleven van wet- en regelgeving) in de bedrijfsprocessen nog belangrijker worden, om te voorkomen dat we achteraf voor verrassingen komen te staan. Met de invoering van de rechtmatigheidsverklaring zal het controleproces verder aangescherpt moeten worden.

Herinrichting van de i-organisatie
In 2020 is gestart met herinrichting van de informatiebeheer- en managementorganisatie welke in 2021 zijn beslag zal krijgen.
De tijd dat ICT en IM(informatiemanagement) ‘los stonden’ van de gemeentelijke processen is voorbij. ICT en IM zijn integraal onderdeel van de gemeentelijke bedrijfsvoering en dienstverlening. Derhalve zijn een betere vraag-aanbod sturing en beheersing, regie en meer integraliteit binnen de IM, ICT advies- en projectorganisatie en procesconsulenten speerpunten van verandering.

Visie ontwikkeling informatievoorziening en ICT
Op verschillende niveau’s is de behoefte aan een actuele visie op informatievoorziening en ICT onderkend. Derhalve wordt een traject opgestart om te komen tot een actuele visie die enerzijds aansluit bij de vele landelijke ontwikkelingen en anderzijds past bij de ambitie, behoefte en mogelijkheden van de gemeente Staphorst.
Pragmatisch met een gezonde balans tussen doelmatigheid en rechtmatigheid zijn daarbij uitgangspunten.
De visie zal ook leiden tot een roadmap en (mogelijke) projecten, integraal, in samenhang met procesoptimalisatie, IM en ICT uit te voeren.

Gemeentebrede actualisatie van digitaal zaakgericht werken & archiveren en procesoptimalisatie
Er is gestart met een gemeentebrede actualisatie van digitaal zaakgericht werken & archiveren inclusief procesoptimalisatie. Dit programma zal tot 2022 doorlopen. In dit programma worden teams die nu nog (deels) met papier werken zoveel mogelijk ondersteund om (vrijwel volledig) digitaal zaakgericht te gaan werken en te archiveren incl. zo optimaal mogelijke proces (her)inrichting. Uitgangspunt is dit zo veel mogelijk met reeds in de gemeente aanwezige informatiesystemen te realiseren.

Informatieveiligheid
a. Baseline Informatiebeveiliging Overheid
Vanaf 1 januari 2020 is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van kracht, als opvolger van de baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG).
De BIO legt meer nadruk op risicomanagement dan de BIG, die meer gaat over specifieke maatregelen. De rol van het bestuur en het management is ten aanzien van risicomanagement explicieter dan de BIG aangaf.
In 2020 is er informatiebeveiligingsbeleid door het college vastgesteld op basis van de BIO. Er is een informatiebeveiligingsplan opgesteld met de uit te voeren activiteiten, welke door het MT is geaccordeerd.

b. Verantwoording Informatieveiligheid
Verantwoording (zowel horizontaak als verticaal) over informatiebeveiliging binnen gemeenten vindt plaats met behulp van ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit ).
Nog in 2020 zullen de zelfevaluaties voor de diverse onderdelen uitgevoerd worden.
In 2021 stelt de gemeente voor DigiD en Suwinet een collegeverklaring op. Deze wordt door een IT-auditor getoetst. Het door de IT-auditor opgestelde assurance-rapport dient als basis voor de verantwoording aan de raad en de rijksoverheid.

Privacy
Het privacybeleid is het kader waarin de gemeente Staphorst aangeeft aan welke principes zij zich houdt bij de verwerking van persoonsgegevens. De afgelopen jaren zijn de nodige stappen genomen om dit privacybeleid in te bedden in de organisatie. Ondanks de genomen stappen blijft het nodig om in te zetten op verdere implementatie en actualisatie van het privacybeleid.
Op dit moment worden alle werkprocessen in beeld gebracht om inzichtelijk te krijgen waar in de organisatie persoonsgegevens worden verwerkt. Daarnaast blijft de bewustwording (voor zowel privacy als informatieveiligheid) van medewerkers een continu punt van aandacht.

In 2020 is extra budget beschikbaar gesteld ten behoeve van de formatieve knelpunten. Dit was noodzakelijk om als gemeente alle wettelijke taken goed uit te kunnen blijven voeren met behoud van een zelfstandige en solide organisatie. Er is sprake van een groei aan taken welke voorheen bij de Rijksoverheid lagen. Met de invulling van de formatieve knelpunten kan Staphorst voldoen aan de eisen die vanuit het rijk aan de gemeente worden gesteld.

Loonsomontwikkeling
Voor de komende jaren is geen uitbreiding van capaciteit begroot (ten opzichte van de begroting 2020, incl. oplossing knelpunten), maar zijn daarentegen de volgende bezuinigingen verwerkt:

• voor geheel 2021 en de helft van 2022 wordt de functie van de 3e wethouder niet ingevuld. Dit betekent een incidentele afname van de formatie met 1 fte (2021) en 0,5 fte (2022).
• Beperking inhuur bij wisseling personeel (periode van 3 maanden geen invulling). 
  Wanneer een vacature ontstaat wordt gekeken of en wanneer deze opengesteld moet worden. Bij de loonsomsturing wordt nu ook rekening gehouden met het feit dat de doorlooptijd van een werving- en selectieprocedure ongeveer 3 maanden is. Afhankelijk van de functie en de arbeidsmarkt kan de procedure langer duren dan de genoemde 3 maanden. In een aantal gevallen wordt gedurende de vacatureperiode gebruik gemaakt van externe inhuur. Door vanaf 2021 geen inhuur in te zetten tijdens de vacatureperiode, is een bezuiniging van € 135.000 haalbaar. 
• 2,5% bezuinigen op formatie door natuurlijk verloop. 
  In de afgelopen 2 jaar heeft een kwaliteitsimpuls plaatsgevonden in de personeelsformatie. De personeelsformatie is ook gegroeid en er zijn diverse nieuwe mensen aangetrokken voor het groeiende takenpakket. De jaren 2020 – 2022 staan in het teken van het verder professionaliseren van de organisatie. Het is de verwachting dat er vanaf 2023 bespaard kan worden op de formatie door de verder professionalisering. De investering die we nu doen kan in de toekomst leiden tot een besparing op de personeelsformatie. Daarom is er vanaf 2023 een bedrag van € 250.000 structureel in de begroting opgenomen aan bezuinigingen op formatie door natuurlijk verloop.

Externe inhuur
Wij streven er naar het percentage dat uitgegeven wordt aan externe inhuur terug te brengen naar maximaal 10% van de loonsom door kritisch te kijken naar de noodzaak van inhuur en het flexibeler inzetten van eigen personeel en het vergroten van de interne mobiliteit.

HR Gesprekscyclus
In 2021 gaan we starten met een nieuwe HR gesprekscyclus die beter aansluit bij de wens om medewerkers meer zelf de regie te geven over hun loopbaan en zo meer taakvolwassenheid te creëren. Uitgangspunt van de nieuwe gesprekscyclus is tweezijdigheid en gelijkwaardigheid.

Digitalisering personeelsmanagement (e-HRM)
In 2021 gaan wij verder met de digitalisering van het personeelsmanagement door e-HRM. Dit zorgt voor meer transparantie doordat HR-informatie breder toegankelijk is.

Opleiden en ontwikkelen
Ook in 2021 is het opleiden en ontwikkelen van medewerkers een belangrijk onderdeel van de HR-cyclus. Hierbij is aandacht voor zowel vakinhoudelijke opleidingen en trainingen, maar ook voor opleidingen en trainingen in het kader van persoonlijke ontwikkeling.
Het doel is om de duurzame inzetbaarheid van medewerkers te vergroten. Dit bereiken we door de medewerkers te betrekken bij de richting (visie) van de organisatie en wat dit van hen vraagt. Medewerkers moeten de ruimte en middelen krijgen om daar naar toe te groeien door het volgen van een opleiding of door middel van coaching. Ook is er aandacht voor persoonlijke voorkeuren, bijvoorbeeld intern doorstromen. 
Het doel om de duurzame inzetbaarheid van medewerkers te vergroten kan dus bereikt worden door:
• op tijd richting aan te geven;
• ruimte te geven om daar naar toe te groeien;
• medewerkers te faciliteren door tijd en geld beschikbaar te stellen t.b.v. opleiding en/of coaching.

In 2021 wordt 1,5% van de loonsom begroot voor opleiding en ontwikkeling. Daarnaast een afzonderlijk budget voor coaching.

Loonsomsturing
Door gebruik te maken van loonsomsturing worden overschrijdingen bij de uitvoering van de basistaken opgevangen binnen de totale loonsom. Er wordt geen aanvullend percentage van de loonsom geraamd voor inzet van externen of ziektevervanging. Hierdoor is het mogelijk op een flexibele manier externen in te zetten. De verantwoordelijkheid voor de loonsomsturing ligt bij het management en het college. Door toepassing van het instrument loonsomsturing zullen overschrijdingen op de loonsom zich minder voordoen.

Personeelsformatie in fte's

Trainees
In de begroting is extra formatie opgenomen voor trainees. Een traineeship is een (starters)functie waarin een medewerker wordt opgeleid tot specialist in een bepaald vakgebied. In het programma van een traineeship staat de combinatie van werken en leren centraal. Onze trainees worden in twee jaar tijd opgeleid en kunnen wanneer er een vacature ontstaat doorstromen op deze vacature.

Wet banenafspraak
Het bieden van een werkomgeving voor mensen met een arbeidsbeperking is een onderdeel van goed werkgeverschap. Het creëren van banen bij reguliere werkgevers voor mensen met een arbeidsbeperking is onderdeel van de Wet banenafspraak en het quotum arbeidsbeperkten.
Op basis van het huidige aantal fte’s binnen de organisatie en het vastgestelde quotumpercentage van 2,35 % voor 2021 moet de gemeente Staphorst eind 2021 5 banen realiseren voor mensen uit de doelgroep. De norm voor één baan is gesteld op 25,5 uur per week. In augustus 2020 hadden we 7,8 banen in het kader van de Wet banenafspraak. Door de overname van de mensen van Reestmond zal dit aantal volgend jaar licht stijgen. Hiermee voldoen we voor 2021 ruimschoots aan het quotum.

Generatiepact/pensioen
Het generatiepact is een onderdeel van het vitaliteitsbeleid. In de onderhandelingen van de Cao Gemeenten wordt gekeken naar de mogelijkheid om het generatiepact standaard in de Cao op te nemen. Tot die tijd kunnen onze medewerkers gebruik maken van het generatiepact van Staphorst.
Medewerkers vanaf 57 jaar mogen dan 20% minder werken, vanaf 62 jaar 50% minder, tegen gedeeltelijke doorbetaling. De gemiddelde leeftijd van de organisatie komt, mede door deze regeling, lager uit dan het gemiddelde bij gemeenten met een vergelijkbare omvang.

Werken waar, wanneer en hoe je dat wilt dat is in het kort het nieuwe Werken (HNW).
Hierbij gaat het om het werk wat verricht wordt en niet het perse aanwezig zijn en uren maken.
Als medewerker krijg je de ruimte en de vrijheid om je werk binnen bepaalde grenzen naar eigen inzicht te doen. HNW betekent dus flexibeler werken, ook bijvoorbeeld thuis, met meer zelfstandigheid. Hierdoor kun je beter bepalen hoe je je werk effectiever, efficiënter en - niet onbelangrijk - plezieriger invult.
Dit betekent wel dat kantoren en gemeentehuizen hier op ingericht worden met bijvoorbeeld: stiltekamers, bel gelegenheden, ontmoetingsplekken met audiovisuele voorzieningen, ict voorzieningen gericht op mobiel werken etc. Ook werkplekken moeten flexibel worden ingericht, door bijvoorbeeld hoog – laag bureaus, zodat er gemakkelijk van werkplek gewisseld kan worden en voldaan wordt aan de Arbo eisen. Het huidige gemeentehuis voldoet hier nog niet aan.

Uitbreiding lokaal belastinggebied
De VNG pleit al langere tijd voor een lokaal belastinggebied dat qua omvang beter past bij de steeds grotere hoeveelheid taken en verantwoordelijkheden van gemeenten. Gemeenten zijn nu voor een belangrijk deel van hun inkomsten afhankelijk van uitkeringen door het Rijk. Ondanks ingenieuze verdeelsleutels blijkt het niet mogelijk om de financiële middelen volledig aan te laten sluiten op de gemeentelijke taken. Een eigen belastinggebied van voldoende omvang is dan ook van groot belang om als gemeenten de vele taken waar te kunnen maken. Daarnaast biedt een eigen belastinggebied de lokale politiek betere mogelijkheden om keuzes te maken en verantwoording aan de kiezers af te leggen. Naar verwachting zal een uitbreiding vanaf 2023 gerealiseerd worden.

Landinrichting Staphorst (ruilverkaveling) en gevolgen WOZ
Het proces met betrekking tot de ruilverkaveling loopt al enige tijd. De gevolgen van de ruilverkaveling zijn voor de WOZ administratie aanzienlijk. Alle mutaties dienen doorgevoerd en beoordeeld te worden. Naar verwachting gaan de overdrachten begin 2021 plaatsvinden. Zodra de gegevens bij het Kadaster zijn verwerkt kan gestart worden met de werkzaamheden ten behoeve van de WOZ administratie.

Ontwikkeling WOZ
Investeringen voor een adequate WOZ-uitvoering (bron Waarderingskamer). Om te zorgen dat er een maatschappelijk draagvlak voor en vertrouwen in de WOZ-waarden blijft, moet de WOZ-uitvoering de komende jaren mee-ontwikkelen met maatschappelijke en technische ontwikkelingen. Deze ontwikkelingen vragen om investeringen van de gemeenten en hebben overigens een breder bereik dan uitsluitend de WOZ-uitvoering. De WOZ-uitvoering wordt in toenemende mate een geïntegreerd onderdeel van de bijhouding van (GEO)basisregistraties en van geïntegreerde communicatie met inwoners en bedrijven die "regie op hun gegevens" willen.

Ontwikkelingen GEO-informatie (GeoVisie)
Geografische gegevens worden steeds belangrijker. Om die reden heeft Staphorst een GeoVisie vastgesteld. Deze visie voorziet in het nut en de noodzaak een kwalitatief goede beheerorganisatie op te zetten met betrekking tot de GEO-gerelateerde basis- en kernregistraties. Van belang is uiteindelijk met de juiste applicaties en koppelvlakken, processen en taakverdeling te komen tot een situatie waarbij sprake is van een beheerorganisatie en gewerkt wordt met het concept “éénmalig inwinnen en meervoudig gebruik”. Op deze manier kunnen de baten maximaal worden benut en wordt gebruik gemaakt van de juiste, kwalitatief hoogwaardige gegevens. Dit is van belang omdat overheden verplicht zijn gebruik te maken van de gegevens uit de basisregistraties. Het belang van een goede beheerorganisatie is bovenal hoog gelet op de komst van het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO). Onjuiste informatie kan resulteren in problemen.

Samenhangende objectenregistratie
Een samenhangende objectenregistratie of centrale objectenregistratie (COR) is één centraal georganiseerde uniforme registratie met daarin basisgegevens over objecten in de fysieke werkelijkheid. Daaronder verstaan we objecten die in het terrein zichtbaar zijn, zoals gebouwen, wegen, water, spoorlijnen en bomen, aangevuld met enkele objecten als woonplaatsen en openbare ruimten. In de objectenregistratie gaan in ieder geval de basisregistratie adressen en gebouwen (BAG) en de basisregistratie grootschalige topografie (BGT) op.
Daarnaast is het de bedoeling dat ook het gedeelte van de WOZ administratie waarin objectgegevens zijn opgenomen en een aantal basisgegevens uit de registraties voor het beheren van de openbare ruimte (BOR) in de objectenregistratie worden opgenomen. Hierdoor wordt dubbele opslag van objectinformatie zoveel mogelijk voorkomen (‘éénmalig registreren, meervoudig gebruik).