Paragraaf 8 - COVID-19

Algemeen
Onze gemeente heeft net als heel Nederland te kampen met de impact van het coronavirus. Vanaf het begin van de coronacrisis in maart 2020 hebben we op meerdere vlakken maatregelen genomen. Uitgangspunt hierbij was en is, dat de dienstverlening zo goed mogelijk moet doorgaan, waar nodig op een aangepaste manier. Ondernemers worden ondersteund met tijdelijke voorzieningen. Daarnaast is er een Kernteam Corona opgericht om de maatregelen zo goed mogelijk lokaal te kunnen beoordelen en door te vertalen. Er is door het college en het kernteam nauw contact onderhouden met de lokale gemeenschap. Interne processen bij de gemeente zijn aangepast aan werken op afstand.

Sinds half maart 2020 is binnen de gemeente Staphorst een Kernteam Corona ingesteld. Dit kernteam opereert in opdracht van de burgemeester. Het kernteam verzamelt alle actuele informatie en bereidt daaruit voorkomende besluiten voor het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) voor.

Het GBT bestaat uit:
• Burgemeester
• Wethouders
• Gemeentesecretaris

Het kernteam bestaat uit:
• een voorzitter / ACB’er
• twee AOV’ers
• een communicatieadviseur
• een notulist
• en is in de loop van de crisis uitgebreid met een jurist, in verband met vele juridische aspecten die om de hoek kwamen kijken toen de crisis langer duurde.

Indien nodig kan het kernteam (tijdelijk) uitgebreid worden met een expert (denk aan bijvoorbeeld politie).

Het kernteam is het centrale meldpunt voor vragen over de coronamaatregelen, vanuit de gemeente Staphorst en voor medewerkers van de gemeente. Vanuit het kernteam wordt ook alle interne en externe berichtgeving over de Covid-19-maatregelen verzorgd. Het kernteam buigt zich over de doorvertaling van de landelijke maatregelen naar de eigen organisatie en gemeente. Het adviseert het GBT hierin, waarna het GBT een besluit neemt. Het kernteam geeft ook advies aan het GBT over de juridische wijzigingen in het landelijke beleid en de gevolgen daarvan voor de inwoners van Staphorst en de eigen organisatie.

Overlegstructuur Kernteam
Het kernteam heeft een vaste overlegstructuur. Die ging bij de start uit van vier vaste overlegmomenten in de week en één overleg met het GBT. Na de eerste periode kon de frequentie afgeschaald worden naar twee keer per week. Rond de zomer werden de cijfers beter en stond het crisisteam/het kernteam goed in positie. Ook liep de samenwerking met alle afdelingen intern en partijen extern goed. Op dat moment is gekozen om af te schalen naar een vast overlegmoment en één aansluitend GBT-overleg, waarbij het kernteam aansluit voor toelichting en duiding bij te nemen besluiten. Incidenteel komt het kernteam extra samen, soms met en soms zonder GBT. Bijvoorbeeld voor een overleg met de GGD over een testlocatie in Staphorst.

In de samenleving
Leden van het kernteam zijn actief betrokken bij regionale overleggen om de informatie die landelijk en regionaal vertaald worden mee te nemen naar de gemeente, voor de gemeentelijke uitvoering. Zo is er een werkgroep Handhaving, sluit een teamlid aan bij het RBT-overleg en is de communicatieadviseur aangesloten bij een regionale groep van communicatieadviseurs die zich bezig houden met corona voor hun gemeente.

Leden van het GBT hebben nauwe banden in de gemeente. Zij onderhouden nauwe contacten met verschillende partijen in Staphorst, zoals scholen, zorginstellingen, ondernemers, kerken en (sport)verenigingen. Deze warme banden geven het kernteam waardevolle informatie om de juiste stappen te zetten voor de gemeente en de coronacrisis te beheersen.

Daarnaast hebben de teamleden overleg met de interne afdelingen van de gemeente om zaken, zoals ondernemers die zwaar geraakt zijn, op een snelle en goede manier te kunnen helpen of te voorzien van de juiste informatie.

Communicatie
Het GBT legt periodiek verantwoording af aan de gemeenteraad. De raad wordt op de hoogte gehouden via de raadsbrief van het RBT en de eigen raadsbrief van het GBT.
Daarnaast wordt in het Presidium de voortgang rondom COVID-19 met de fractievoorzitters gedeeld. Het kernteam voorziet de gemeenteraad via een nieuwsbrief van de laatste updates vanuit het kernteam. Hierbij informeren we de raad over de laatste ontwikkelingen, cijfers en over besluiten van het GBT.

Medewerkers ontvangen een interne update vanuit het kernteam. Zij krijgen informatie over de geldende maatregelen, de gevolgen voor de gemeente en waar zij met vragen terecht kunnen. Via deze nieuwsbrief houden we de medewerkers ook op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en besteden we veel aandacht aan het welbevinden. Bijvoorbeeld door hen te informeren over beschikbaarheid van thuiswerkvoorzieningen, coaching als de werk-privé-balans niet meer goed voelt, maar ook met inspiratie voor activiteiten die nog wel kunnen.

Onze dienstverlening gaat zoveel mogelijk gewoon door. Wel hebben we door de maatregelen rond het coronavirus onze dienstverlening aan inwoners en ondernemers aangepast. Veel diensten en producten kunnen via de website aangevraagd worden en veel informatie is online te vinden. Moet men toch langskomen op het gemeentehuis, dan kan dat uitsluitend op afspraak. Voor telefonische vragen zijn we op werkdagen van 8.30 tot 12.30 uur en van 13.00 tot 16.30 uur (op vrijdag tot 16.00 uur) bereikbaar.

Het plan om op afspraak te gaan werken was er al. Door corona is dit versneld ingevoerd. Inwoners en ondernemers kunnen vanaf 16 maart 2020 alleen op afspraak bij ons terecht. Voor een heel aantal diensten en producten kan makkelijk zelf online een afspraak ingepland worden. Bellen voor het maken van een afspraak kan ook. Voor vragen of andere zaken waarvoor online geen afspraak kan worden gemaakt, kan men telefonisch contact opnemen of een e-mail sturen.

De consulenten van team Samenleving werken op afspraak. Voor vragen zijn ze telefonisch en per e-mail goed bereikbaar. Het uitganspunt is dat we onze inwoners passende dienstverlening bieden. Per situatie bekijken we wat nodig is en spreken de consulenten onze inwoners telefonisch, via beeldbellen of in het gemeentehuis. Er kunnen situaties zijn waarbij een huisbezoek noodzakelijk is. Als persoonlijk contact nodig is, dan nemen we voorzorgsmaatregelen, zodat de richtlijnen van het RIVM worden nageleefd.

Overleggen en vergaderingen waar externe partijen bij betrokken zijn konden eerst vaak nog fysiek plaatsvinden op het gemeentehuis of in het dienstencentrum. Door aanscherping van de maatregelen is dit minder mogelijk. Veel overleg met externen gebeurt nu online, denk bijvoorbeeld aan overleggen van de Omgevingskamer.

Het coronavirus en de gevolgen daarvan zorgen voor veel vragen bij inwoners en ondernemers. Op onze website hebben we speciale informatie geplaatst voor verschillende doelgroepen en sectoren. En ook over andere onderwerpen rond het coronavirus. Denk bijvoorbeeld aan waar men terecht kan met vragen over het coronavirus, informatie over de steunmaatregelen voor ondernemers en aan algemene informatie.
Wanneer inwoners of ondernemers ons bellen met vragen over corona, dan komen ze terecht bij een speciaal aangewezen team. De medewerkers in dit team beantwoorden de vragen en verwijzen zo nodig door.

Door het Rijk zijn maatregelen opgelegd over het maximaal aantal personen dat aanwezig mag zijn bij begrafenissen en huwelijken. Als gemeente volgen wij deze opgelegde maatregelen.

Mede in verband met aanvullende maatregelen zoals de lockdown en de avondklok is het gemeentehuis vanaf januari tijdelijk op donderdagavond gesloten.

Ook de ambtelijke organisatie van de gemeente Staphorst heeft te maken met maatregelen als gevolg van Covid-19. Het in 2018 geïntroduceerde werkplekconcept ‘plaats- en tijdsonafhankelijk werken’ bewees zijn waarde doordat de meeste medewerkers vanaf medio maart verplicht thuis moesten werken. Met een kleine uitbreiding van licenties ging dat vrijwel probleemloos. Medewerkers werden in de thuissituatie ondersteund met extra faciliteiten zoals beeldscherm, toetsenbord en muis.

Het thuiswerken was vrijwel direct voor een aantal processen goed mogelijk omdat er al digitaal (zaakgericht) gewerkt en gearchiveerd werd. De komende twee jaar worden processen die nog niet volledig digitaal zijn, alsnog zo veel mogelijk gedigitaliseerd. Een aantal procedures is aangepast. Daarbij is gekozen voor een tijdelijke pragmatische oplossing van knelpunten gedurende de periode waarin Coronamaatregelen van kracht zijn.

De organisatie maakte kennis met het fenomeen videovergaderen. Van de een op de andere dag was dit vrijwel de enige manier om elkaar te zien en vergaderingen door te kunnen laten gaan. De verwachting is dat we ook na corona meer blijven thuiswerken. Dit betekent dat het videovergaderen blijft.

Voor die werkzaamheden waarvoor aanwezigheid van medewerkers op het gemeentehuis noodzakelijk is, is gekozen voor een minimale bezetting.

De kinderopvang was gesloten en ouders moesten thuisonderwijs geven. Sommige medewerkers kregen te maken met de impact hiervan, waardoor er minder productief gewerkt kon worden.
Andere medewerkers hadden soms minder werk als gevolg van de ontstane situatie. Hiermee zijn ongeveer 2.500 uren gemoeid. In deze uren ontbreken nog de uren van medewerkers werkzaam buiten het gemeentehuis en die hun werk (deels wellicht) niet konden verrichten.

Daarnaast is er voor ongeveer 2.500 uren (ong. € 98.000) coronagerelateerde werkzaamheden verricht door medewerkers van ICT, facilitaire zaken, personeelszaken, juridische zaken etc. Met als gevolg dat reguliere werkzaamheden zijn blijven liggen. Daardoor moeten er in 2021 inhaalslagen worden gemaakt. Daarvoor doen we een beroep moeten op de coronavergoeding.

Naast bovenstaande improductiviteit merken we een bepaalde mate van efficiency (minder reistijd, minder afleiding, korter vergaderen etc.). Deze is echter lastig te kwantificeren.

Om te voorkomen dat de gemeenten door de coronacrisis in financiële problemen komen, heeft het kabinet besloten tot een compensatiepakket. Als onderdeel van de Algemene Uitkering hebben we middels de september- en de decembercirculaire gelden vanuit het Corona Steunpakket ontvangen. Hier ligt geen bestedingsplicht aan ten grondslag.

In 2020 hebben we vanuit het Corona Steunpakket € 477.000 als Algemene Uitkering ontvangen.

Naast de steunmaatregelen voor de gemeenten via het gemeentefonds heeft het kabinet middelen beschikbaar gesteld via de Tozo-regeling (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers). De uitkeringen vanuit de Tozo-regeling bedroegen € 723.000. Hiervoor zijn we middels een Specifieke Uitkering gecompenseerd. Deze regeling wordt door RBZ in Zwolle voor ons uitgevoerd.

De direct aan de Corona-crisis gerelateerde kosten zijn:

bedragen x €
Uren kernteamleden/communicatie	116.000
Improductieve uren	100.000
Corona-gerelateerde uren (ipv regulier werk)	98.000
ICT-kosten	25.000
Fysieke aanpassingen gemeentehuis	32.000
Lagere dividendopbrengst BNG	47.000
Lagere lege-opbrengsten	9.000
Huurderving sporthal/gymzalen (na compensatie)	27.000
Hogere kosten afvalverwerking	14.000
Overige kosten	24.000
	492.000