Paragraaf 4 - Bedrijfsvoering

Inhoud

Organisatie algemeen

Een goed bestuur is er voor haar samenleving en bestuurt op democratische en transparante wijze met het algemeen belang voor ogen. Dat doen we lokaal met onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. In de regio werken we samen met de provincie, andere gemeenten en partners in samenwerkingsverbanden. Wij zijn dienstbaar aan de Staphorster samenleving.
Als stip op de horizon kleuren wij samen de toekomst van een ondernemend en verbindend Staphorst. Iedereen doet mee.
Bij de doorontwikkeling van onze organisatie hebben wij onze missie en visie voor ogen.

Visie
We vormen een betrouwbare organisatie met omgevingsbewuste medewerkers, die hun vak met passie uitvoeren. Vanuit dat vertrekpunt werken we oplossingsgericht om samen Staphorst te ontwikkelen. In verbondenheid met inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties nemen we zo verantwoordelijkheid voor de woon-, werk- en leefomgeving.

Missie
We zijn een vernieuwende en ondernemende gemeente met karakter en lef. We geven de samenleving ruimte en vertrouwen om verantwoordelijkheid te nemen. Inwoners en bedrijven die ons nodig hebben kunnen op ons rekenen. We versterken en versnellen initiatieven uit de samenleving en werken samen voor ’t beste resultaat en gaan van “zorgen voor “ naar “zorgen dat”.

De paden waarlangs we de stip op de horizon bereiken zijn de paden van de
Innovatieve plattelandseconomie;
gezonde en dynamische samenleving;
de verantwoorde vernieuwing.

De waarden, betrouwbaar, samenwerken, omgevingsbewust en trots op ons werk zijn het onderwerp van ons gesprek met elkaar. Wij vinden het belangrijk dat ons handelen vanuit deze waarden merkbaar is voor onze inwoner, ondernemer of maatschappelijke organisatie.

Samenwerking

Uitgangspunt en doel is dat Staphorst een autonome zelfstandige gemeente blijft. Dit stelt ons voor de uitdaging om er zorg voor te dragen de taken goed aan te kunnen, de financiën op orde te hebben en de burger goed te bedienen.

De gemeente Staphorst neemt actief deel aan een aantal regionale samenwerkingsverbanden. Deze samenwerkingsverbanden voeren namens de gemeenten taken uit waarin gemeenten afzonderlijk van elkaar vaak niet of onvoldoende effectief kunnen voorzien. Veel van deze gemeenschappelijke regelingen zijn gestoeld op wettelijke basis. Denk bijvoorbeeld aan de Veiligheidsregio IJsselland, de GGD en de Omgevingsdienst. De gemeente stelt zich als partner actief en positief-kritisch op.

Relevante beleidskaders

Beleidskaders waarbinnen wij de taken moeten uitvoeren:
1. Kostenverrekenmodel
2. Budgethoudersregeling
3. Treasurystatuut
4. Financiële verordening
5. Inkoop- en aanbestedingsbeleid
6. Mandaatbesluit
7. Controleverordening
8. Diverse personeelsregelingen
9. Visie op dienstverlening
10. Integraal beveiligingsbeleid

Personeel | HRM

Personeel
Het personeel is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering, zij geven immers invulling aan doelstellingen van de gemeente en de wensen van de inwoners.

Loonkosten

In de oorspronkelijke begroting 2020 is een totale loonsom geraamd van € 11.784.000. Hierop is (incidenteel voor 2020 en 2021) een bedrag van € 93.000 afgeraamd in verband met het niet invullen van de vacature 3e wethouder (zie Zomernota 2020). Hierdoor resteert een budget van € 11.691.000

De loonsom is geraamd op basis van:
- de maximaal te bereiken inschaling van de medewerkers (inclusief vacatures)
- 5,75% cao- en premiestijging

Hieronder een nadere toelichting met informatie welke van invloed is op de loonsom. In de grafiek wordt de prognose afgezet ten opzichte van de begroting.

Ontwikkelingen als gevolg van de coronamaatregelen.
Als gevolg van de coronamaatregelen moeten de medewerkers zoveel mogelijk thuiswerken en worden meer digitale middelen ingezet. Dit heeft geresulteerd in efficiënter werken. Een aantal vacatures is daarom later ingevuld. Een aantal medewerkers heeft veel werk verricht in het kader van corona. Hierdoor zijn taken uitgesteld, die in 2021 alsnog uitgevoerd moeten worden. Deze (loon)kosten van de werkzaamheden in het kader van corona komen ten laste van het coronabudget. In de algemene uitkering krijgen we een vergoeding voor de extra kosten als gevolg van werkzaamheden in het kader van corona.

In onderstaande grafiek wordt het werkelijk eindresultaat 31 december 2020 afgezet ten opzichte van de begroting. (bedragen x € 1.000)

Begroting € 11.691.000
Werkelijke loonkosten € 10.053.000
Werkelijke inhuur € 1. 311.000
Resterend € 327.000

Ziekteverzuim
Het gemiddelde ziekteverzuim over 2020 bedroeg 3.65%, een daling van ruim 1%. ten opzichte van 2019 (4,71%). Deze daling kan voor een deel verklaard worden doordat het merendeel van de medewerkers vanaf maart 2020 thuis heeft gewerkt en zich daarom minder snel ziek hebben gemeld. Het percentage medewerkers dat in 2020 zich 0 keer ziek heeft gemeld was 59,68% (in 2019 was dit 56,02%).
De gemiddelde verzuimduur bedroeg in 2020 6,7 dagen per verzuimmelding, in 2019 was dit nog 10,3 dagen per verzuimmelding. Deze daling kan verklaard worden door het feit dat er minder langdurig verzuim is dan in 2019.
Het percentage langdurig verzuim (langer dan 6 weken) van het totale ziekteverzuim was in 2020 70,37% (tegen 85,19% in 2019). Het percentage medewerkers dat hiervan langer dan 6 maanden ziek is geweest bedraagt in 2020 53,68% (in 2019 was dit 63,4%).
In verband met de AVG is het niet mogelijk om naar de reden van het verzuim te vragen of om de reden van het verzuim te registreren.

Personeelsformatie
Stagiaires en oproepkrachten worden in het formatie-overzicht meegenomen. Deze worden onderaan het overzicht vermeld.

Organisatieonderdeel

Formatie

 2017

Formatie

 2018

Formatie

 2019

Formatie 

2020

1. Bestuur  
College + Griffier 5,22 5,62 4,67

4,67

         
2. Ambtelijke organisatie  
Secretaris 1,00 1,00 1,00
1,00
Bestuur & Managementondersteuning 43,31 53,51 55,56
63,40
Ontwikkeling & Beheer 45,59 46,34 48,6
58,06
Samenleving 25,64 24,53 26,19
26,86
Totaal ambtelijke organisatie 115,54 125,38 131,35
149,32
         
3. Diversen  
Oproepkrachten kantine, bode, sporthal en dienstencentrum 0,50 0,77 0,88
0,96
Babsen 0,07 0,08 0,08
0,08
Stagiaires 1,81 1,00 4,00
0,00
Totaal diversen 2,38 1,85 4,96 1,04

 

Ontwikkeling burgerzaken

De werkzaamheden op Burgerzaken verschuiven in de toekomst en vragen dus om andere competenties qua personeel(s)bezetting. De verschuiving is het gevolg van:
• digitalisering/Selfservice/digitale agenda 2020;
• reisdocumenten dip;
• fraudebestrijding.
Bovenstaande betekent een verplaatsing van werkzaamheden van front- naar midoffice plus (nieuwe) taken bij backoffice met als gevolg dat er andere competenties of opleidingsniveau van de medewerkers wordt gevraagd. Dit betekent investeren in opleiding, kennis, certificering, digitalisering.
Als gevolg van corona zijn in 2020 meerdere producten versneld gedigitaliseerd. Voor inwoners is het mogelijk gemaakt 24/7 via de website een aanvraag huwelijk in te dienen, een geboorteaangifte, een aangifte van overlijden of verhuizing door te geven. Daarnaast worden bezoekers enkel op afspraak geholpen. Hiervoor is een applicatie ingericht. Inwoners kunnen online een afspraak plannen of wanneer daaraan behoefte is, wordt men geholpen bij het maken van een afspraak. Aanvragers kunnen plaats en tijdonafhankelijk steeds meer zelf regelen.
In 2020 zijn minder reisdocumenten (reisdocumenten dip) en rijbewijzen aangevraagd. Rijbewijzen waren na het verlopen van de geldigheidsdatum langer geldig en er zijn minder rijexamens afgenomen. Ook de het aantal huwelijken is in 2020 afgenomen omdat veel bruidsparen hun huwelijk hebben geannuleerd, verplaatst of omgezet in gratis huwelijk.

Inkopen en aanbesteding

Begin 2020 heeft het MT het actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) vastgesteld. Daarna is door het vertrek van de adviseur inkoop en aanbesteden en de uitbraak van de Coronacrisis in 2020 een pas op de plaats gemaakt voor wat betreft het verder door ontwikkelen van de inkoopadviesfunctie en het verder professionaliseren van inkoop- en aanbestedingsprocedures. In 2020 is de gemeente Staphorst op het gebied van inkopen en aanbesteden ondersteund door de adviseur inkoop en aanbesteden van de gemeente Steenwijkerland. Deze ondersteuning is echter bepekt gebleven tot het beantwoorden van vragen over concrete aanbestedingen.

ICT

Informatiemanagement
In 2020 is de doorontwikkeling van de afdeling informatiemanagement gestart.
Onderdeel daarvan is de inrichting van i-Advies functies die naast advisering zorgdragen voor een betere communicatie/afstemming (verbinding) tussen IM en de organisatie. Hiermee worden vraag en aanbod beter afgestemd en is informatiemanagement in staat vroegtijdig, proactief met nieuwe ontwikkelingen (projecten ) mee te denken.

Processen
In 2020 is een tweetal procesconsulenten/kwaliteitsmedewerksters gestart.
De implementatie van de i-Navigator t.b.v. registratie van alle binnen de gemeentelijke organisatie voorkomende processen is afgerond. Daarnaast zijn een aantal proceskenmerken zoals verantwoordelijkheden in de procesregistratie opgenomen.
Voorts hebben de afdelingen ondersteuning gekregen bij procesanalyse en herinrichting en is er gestart met het actualiseren van instructies. Ten behoeve van de nieuwe Omgevingswet zijn diverse werkzaamheden uitgevoerd om nieuwe regelgeving in te voeren in processen en systemen.

Informatiebeheer
Naar aanleiding van de KPI rapportage 2019 is o.a. het handboek vervanging geactualiseerd. Voorts is op basis van wettelijke taken het Staphorster Informatie Overleg (SIO) opgericht en een anonimiseringsstool geïmplementeerd.
Kwaliteitscontroles op digitalisering en registratie (dus aan de 'voorkant van het proces') zijn gestart voor zo ver onder de huidige thuiswerk omstandigheden mogelijk.
In 2020 is gestart met een project om de processen die nu nog veel op basis van papieren dossiers werken in 2021/2022 de stap naar volledig digitaal werken en archiveren te laten maken.

Informatieveiligheid 
Verantwoording over informatieveiligheid, zowel horizontaal als verticaal, vindt plaats met behulp van ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit ). Ook in 2020 heeft de gemeente, met uitzondering van 1 norm, voldaan aan de gestelde normen. Voor het voldoen aan de uitzondering is een verbeterplan opgesteld en uitgevoerd.
Het Strategisch Informatiebeveiligingsbeleid gemeente Staphorst 2020-2023 is vastgesteld. Dit beveiligingsbeleid is gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Vanaf 1 januari 2019 is de BIO van kracht en vanaf 1 januari 2020 is naleving verplicht.
In het in 2021 op te stellen informatiebeveiligingsplan worden de activiteiten, die nog uitgevoerd moeten worden, opgenomen.
Er zijn in 2020 6 beveiligingsincidenten behandeld als datalek; dit is minder dan voorgaande jaren. In 2021 zal er weer meer focus komen te liggen op bewustwording omtrent het melden van datalekken.
Van de 6 gevallen was het risico bij 4 incidenten laag. Er is 2 keer melding gemaakt bij de Autoriteit Persoonsgegevens omdat er sprake was van een verhoogd risico; deze risico’s hebben zich nog niet voor gedaan en de verwachting is dat dit ook niet meer zal gebeuren.

Privacy 
Op het gebied van privacy zijn in 2020 de nodige stappen gemaakt. Er is met name ingestoken op het verkrijgen van meer inzicht in de processen en welke gegevens zich waar bevinden d.m.v. I-navigator. Daarnaast is er meer inzicht in afspraken met ketenpartners of verwerkers en wordt er vanuit de organisatie in een steeds vroeger stadium advies gevraagd over eventuele privacyaspecten bij adviezen of ontwikkelingen. Bewustwording blijft een belangrijke focus, hiervoor is o.a. bij nieuwe medewerkers een verplichte e-learning ingesteld over privacy en informatiebeveiliging.

ICT 
We gebruiken alleen door de leverancier ondersteunde software. Daarom hebben we de ICT-werkplek geüpgraded naar Windows 2016 en is Office 2010 vervangen door Microsoft 365.
Doordat medewerkers minder vaak op het gemeentehuis werken bleek het patchmanagement op de mobiele apparatuur van de medewerkers niet optimaal te werken. Daarom is er een aanbesteding geweest voor een Mobile Device Managementsysteem. De implementatie is afgerond en de uitrol naar de mobiele apparatuur gestart.
De afschrijving van hardware en het beheer van de ICT-budgetten voldoet niet meer aan de huidige normen. Er is een start gemaakt om hiervoor een nieuwe structuur op te zeten.

Belastingen

In 2020 is de kostendekkendheid voor afval en riool uitvoerig onder de loep genomen. Dit heeft geresulteerd in een voorstel de tarieven 2021 voor wat betreft de rioolheffing te verlagen en de afvalstoffenheffing te verhogen. Zo blijft voor deze bestemmingsheffingen de lastendruk nagenoeg gelijk. Dit advies is door de raad overgenomen.

Geovisie

Eén van de doelen van de GeoVisie is de GEO- (en kern) Registraties/ Informatiehuizen tijdig op orde te hebben en te houden. Actuele en betrouwbare gegevens dragen bij aan onder meer de verbetering van de dienstverlening, bevorderen van het éénmalig inwinnen meervoudig gebruik en zijn van belang voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Deze wet zal van invloed zijn op de gemeentelijke dienstverlening en verlangt ondermeer het op orde hebben van de GEO-basisregistraties en het GEO-Gegevensbeheer.
In 2019 is een start gemaakt met het inrichten van het beheer. Dit is gedaan door het samenstellen van een GEO-team. In 2020 is een BGT-applicatie aangeschaft en geïmplementeerd, zijn er koppelingen met de LV en de BAG ingericht en is gestart met het nader beleggen en vastleggen van taken en processen binnen het GEO-team. Het beheer van de BGT gebeurt sinds medio 2020 vanuit de eigen organisatie.

WOZ

De WOZ maakt onderdeel uit van het stelsel van basisregistraties. Deze registraties zijn door middel van (digi)koppelingen aan elkaar gekoppeld en worden voortdurend doorontwikkeld. Zo is er sprake van een berichtenverkeer met het kadaster (voor de BRK en de LV WOZ), tussen de taxatieapplicatie en onze belastingapplicatie en tussen de BAG en WOZ. Het is van belang dat de gegevens actueel, juist en volledig zijn. Mede omdat deze ook door andere afnemers en registraties worden gebruikt.
Het onderhouden van deze koppelingen en gegevens, oftewel het gegevensbeheer, vraagt steeds meer kennis en tijd van onze medewerkers.

Interne controle

De (verbijzonderde) interne controle heeft allereerst in het teken gestaan van afronding jaarrekening 2019 met de vertrekkende accountant PWC. Vervolgens is er gestart met de gesprekken en controles 2020 met de nieuw benoemde accountant voor de komende jaren: Baker Tilly.
Het opgeleverde interimrapport over het jaar 2020 door Baker Tilly gaf aan dat een aantal processen verder voor verbetering vatbaar zijn: denk hierbij aan de processen inkoop/subsidies/ en prestatielevering binnen het sociaal domein. Deze verbeterpunten waren ook tijdens de (verbijzondere) interne controles aan het licht gekomen.
De interne controle heeft in 2020 in het teken gestaan van controle van de Sisa regelingen. Dit jaar zijn er een flink aantal meer Sisa regelingen (12 om 6) dan voorgaande jaren, dit komt mede voort doordat er in verband met Covid- 19 nieuwe subsidiestromen op gang kwamen vanuit het Rijk (o.a. de Tozo regeling 1,2,3) maar ook enkele subsidiestromen in het kader van duurzaamheid.
Binnen de reguliere controles van een proces is dit jaar extra controle verricht op welke wijze Covid 19 invloed heeft gehad op het proces.

Programma dienstverlening

Telefonische dienstverlening
Om de kwaliteit van onze telefonische dienstverlening te verbeteren zijn trainingen georganiseerd. Door Corona hebben we de trainingen klantvriendelijk telefoneren en communiceren niet af kunnen ronden in 2020. Wanneer training op locatie weer mogelijk is wordt dit weer opgepakt.

Openingstijden en bereikbaarheid
Inwoners kunnen vanaf 16 maart 2020 alleen op afspraak bij ons terecht. Voor veel producten en diensten kunnen inwoners makkelijk zelf online een afspraak inplannen. Bij het maken van een afspraak ziet de inwoner in één oogopslag welke data en tijdstippen beschikbaar zijn. Voor zaken waarvoor online geen afspraak kan worden gemaakt, kan men telefonisch of via e-mail contact opnemen. De pilot voor het op afspraak werken wordt door Corona enigszins gewijzigd uitgevoerd.

Meldingen openbare ruimte
In 2020 is Fixi, een nieuw meldingssysteem voor meldingen openbare ruimte, aangeschaft en geïmplementeerd. Met Fixi maken inwoners eenvoudig meldingen. De binnengekomen meldingen zijn gemakkelijk toe te wijzen aan het juiste team of behandelaar. De werkvoorraad is altijd bij de hand, inclusief locatie, contactgegevens etcetera, zodat de meldingen snel en efficiënt afgehandeld kunnen worden. De inwoner wordt via e-mail op de hoogte gehouden van de status van de melding.

Vernieuwen website
In 2020 zijn we gestart met de voorbereidingen voor het vernieuwen van de website. In 2021 pakken we dit verder op.

Persoonlijk internet portaal
Het persoonlijk internet portaal wordt meegenomen bij het vernieuwen van de website in 2021.

De overige zaken van het programma dienstverlening zoals digitalisering dossiers, vraag/ antwoord portaal, burger- en ondernemerspeiling en Mijnoverheid voor ondernemers zijn nog niet gestart. 

Beheerkosten

(kosten x € 1.000) Rekening 2019
Rekening 2020
Kosten huisvesting gemeentehuis minus verhuur politie
317
289
Gemeentewerkplaats 107
102

Toelichting:    
- Schommelingen met name veroorzaakt door onderhoudskosten ter uitvoering van gebouwen beheerplan.

Automatiseringskosten (x € 1.000)
Rekening 2019
Rekening 2020

Kosten derden

minus: doorberekening aan diverse taakvelden

1.051

    222

 829

 972

    221

  751

Kapitaallasten    94  63
Bijdrage DOZ-gemeenten -90
 -86

 

Materieel openbare werken (x 1.000) Rekening 2019
Rekening 2020
Vervoermiddelen  142 99
Gereedschappen  15
19
Tractie (vrachtauto)  46
53
Tractie (tractor)  78
84


Publicatiedatum: 01-06-2021

Inhoud