Programma 9 - Overhead en financiën

Bestuurlijk verantwoordelijk

Nr. Taakveld Portefeuillehouder
0.4 Overhead  -
Onderverdeeld in: Personeel ing. L. Mulder
Informatievoorziening ing. L. Mulder
Organisatie ing. L. Mulder
Financiën ing. L. Mulder
Algemene zaken J. ten Kate
Communicatie J. ten Kate
Huisvesting ing. L. Mulder

Speerpunten

9.1 Verbouw gemeentehuis

Op 8 juni 2021 heeft de gemeenteraad een krediet beschikbaar gesteld voor de verbouwing van het gemeentehuis. In 2022 vinden de werkzaamheden aan de buitenschil van het gemeentehuis plaats die in 2021 nog niet zijn gestart of afgerond, zoals het glas- en schilderwerk en isoleren en vervangen van de platte daken.
Ook zullen de verduurzamingsmaatregelen aan de binnenzijde van het gemeentehuis in 2022 uitgevoerd worden, zoals het vervangen van de verlichting en de technische installatie.
Dit zal gelijktijdig met de herinrichting van de binneninrichting plaats vinden.

9.2 Strategische personeelsplanning (incl. balans ambitie & capaciteit, duurzame inzetbaarheid personeel en het nieuwe werken)

In 2022 willen wij strategische personeelsplanning gaan opzetten (onderdeel van het in 2016 vastgestelde strategische personeelsbeleid) zodat wij op elk moment – nu en in de toekomst – kunnen beschikken over een kwalitatief (prestatie, houding, kennen en kunnen) en kwantitatief (aantallen) optimale personeelsbezetting. We houden rekening met een goede balans tussen de ambities van het bestuur en de beschikbare capaciteit. Daarbij speelt de duurzame inzetbaarheid van medewerkers een grote rol zodat zij zo lang mogelijk met plezier en energie het werk fysiek en mentaal kunnen uitvoeren.
Daarbij wordt rekening gehouden met het doel om vanaf 2023 een structurele bezuiniging te realiseren van € 250.000 op de loonkosten, c.q. personeels¬formatie door natuurlijk verloop.
In het project toekomstbestendig gemeentehuis wordt gekeken naar een nieuwe manier van werken, waarbij meer plaats- en tijdonafhankelijk zal worden gewerkt dan voor corona. Het plaats- en tijdonafhankelijk werken heeft een positief effect op de duurzame inzetbaarheid van medewerkers.

9.3 Implementatie visie op control

In 2021 is de ‘visie op control’ opgesteld en is een start gemaakt met de implementatie van deze visie. Deze implementatie wordt in 2022 verder uitgerold binnen de organisatie, zodat we zijn voorbereid op de (uitgestelde) invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 1/1/2023. Hierbij wordt de Auditcommissie nadrukkelijk betrokken.
Vanaf het jaar 2022 zal het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording moeten afgeven over de jaarrekening. Tot op heden verstrekt de externe accountant een controleverklaring bij de jaarrekening over zowel rechtmatigheid als getrouwheid. Het onderdeel financiële rechtmatigheid verschuift naar het college. Hierdoor zal de borging van de rechtmatigheid (het naleven van wet- en regelgeving) in de bedrijfsprocessen nog belangrijker worden, om te voorkomen dat we achteraf voor verrassingen komen te staan. In de paragraaf bedrijfsvoering vindt u uitgebreidere toelichting hierop. 

9.4 Informatiemanagement / informatiebeveiliging

Kwalitatief en klantgerichte organisatie
In 2022 vindt een correctie in de begrotingssystematiek plaats met betrekking tot de ICT kosten. Deze correctie leidt de komende jaren tot een aanzienlijke hogere ICT begroting.
Dit komt doordat er in voorgaande jaren onvoldoende rekening was gehouden met afschrijvingen, de toename van (duurdere) mobiele werkplekken (laptops) en een aanzienlijke stijging van benodigde gebruikerslicenties. Daarnaast leidt het feit dat steeds meer software als service (in abonnementsvorm, SaaS) wordt afgenomen tot lagere eenmalige lasten, maar aanzienlijk hogere structurele lasten die ook niet meer binnen de gehanteerde begrotingssystematiek passen.

Staphorst voert de komende twee jaar een fors programma uit om zo veel mogelijk digitaal plaats- en tijdonafhankelijk te werken en te archiveren. Dit vergt investeringen in werkplekken en beschikbaarheid van digitale informatie en ook een digitale samenwerkingsomgeving maakt daar onderdeel van uit.
Daarnaast ligt er een aanzienlijke opgave op het vlak van het Sociaal Domein (ontvlechting informatiesysteem sociaal domein). Overige projecten zijn o.a. het verplaatsen van software naar de Cloud’ (SaaS, Software as service), aanvullende functionaliteit op de website en het archief.
De implementatie van een aantal nieuwe (wettelijke) ontwikkelingen en eisen vergt ook de komende jaren nadrukkelijk aandacht.

Daarnaast vergt informatiebeveiliging, zeker in het licht van het huidige dreigingsbeeld, de komende jaren specifiek aandacht, maatregelen en ook investeringen. Zowel het landelijk dreigingsbeeld, de voortdurende aanscherpingen in landelijke maatregelen en eisen (bijvoorbeeld zoals die uit de verplichte Baseline Informatiebeveiliging Overheid voortkomen). De provinciale adviezen en onze eigen Staphorster bevindingen bevestigen de noodzaak de komende jaren op dit gebied te blijven ontwikkelen, investeren, controleren en hierover te rapporteren.

Wat mag overhead en financiën ons kosten?

Exploitatie Realisatie 2020 Actuele Begroting 2021 Begroting 2022 Meerjarenbegroting 2023 Meerjarenbegroting 2024 Meerjarenbegroting 2025
Lasten -5.725.309 -7.987.422 -7.768.110 -8.086.233 -8.049.397 -8.119.229
Baten 165.894 197.776 172.853 173.945 175.054 177.680
Saldo van baten en lasten voor bestemming -5.559.415 -7.789.646 -7.595.258 -7.912.288 -7.874.343 -7.941.549
Stortingen -270.000 -201.000 0 0 0 0
Onttrekkingen 534.302 964.832 410.099 346.599 133.849 72.849
Mutaties reserves 264.302 763.832 410.099 346.599 133.849 72.849

Afwijkingen t.o.v. 2021 toegelicht (bedragen x € 1.000)

Omschrijving Voordeel Nadeel
Het saldo van dit programma is gemuteerd van € 6.725 naar € 7.185. De mutatie betreft meerjarenschijf 2022 uit de begroting 2021 versus huidige begroting 2022. De belangrijkste afwijkingen zijn:    
Diverse posten
De gemeenteraad heeft op 15 december 2020 besloten een (technische) begrotingswijziging door te voeren in verband met het overnemen van medewerkers van Reestmond. Deze mutatie betreft een verschuiving over de programma's en is budgettair neutraal. De verschuiving is met name veroorzaakt doordat de loonkosten van de medewerkers Reestmond vanaf 2021 met name in programma 5 en 9 worden verantwoord en voorheen werden de kosten grotendeels verantwoord in programma 6. Dit betreft een verschuiving van afgerond € 96.000. Daarnaast is een administratieve wijziging doorgevoerd waarbij de loonsom is verdeeld over de programma's, € 207.000 verschuiving stelpost loonsom naar overhead. 

De budgetten in programma 9 met betrekking tot de taakstelling diverse budgetten zijn afgeraamd met € 18.732. 






19

303
Bestaand beleid
Bijstelling begroting automatisering
Het betreft hier aanpassingen in systematiek, omvang en bijbehorende spelregels.

De t/m 2020 gehanteerde systematiek van een jaarlijks ICT budget (reserve) is niet langer houdbaar. Er werd onvoldoende rekening gehouden met de afschrijvingskosten. Ook het feit dat steeds meer software als service (in abonnementsvorm, SaaS) wordt afgenomen (waardoor de eenmalige lasten dalen maar structurele lasten stijgen) paste niet meer binnen de gehanteerde systematiek.

In omvang speelt mee dat aantal gelicentieerde gebruikers (medewerkers) van 130 in 2014 naar 205 in 2020 is gestegen, zonder dat dit voldoende in het ICT budget was opgenomen. Daarnaast is (mede door het verplichte thuiswerken) het aantal mobile werkplekken fors gestegen. Deze stijging en de (drie keer) hogere kosten van een mobiele werkplek (ten opzichte van een ‘vaste’ werkplek) was tot op heden niet meegenomen in het ICT budget of afschrijvingsschema’s. Dit wordt hierbij (financieel) gecorrigeerd. Naast de bijstelling van gehanteerde systematiek en aanpassingen in budgetomvang zijn er nu ook afspraken gemaakt om ICT projecten beter te prioriteren, te verantwoorden en te sturen.
  198
Bestaand beleid
Verhoging verzekeringspremies
  21
Nieuw beleid
Kapitaallasten i.v.m. verduurzaming gemeentehuis
De totale kosten voor de verduurzaming van het gemeentehuis en de bijbehorende interne verbouwing zijn geraamd op € 2,7 miljoen. De aanpassingen leiden tot een significante kwaliteitsverbetering, zodoende is er geen sprake van groot (of klein) onderhoud, maar van een investering die geactiveerd moet worden. Dit is conform de BBV notitie Materiële vaste activa 2020. Er wordt voorgesteld om de totale investering in 15 jaar af te schrijven. De jaarlijkse structurele kapitaalslasten bedragen hierdoor € 180.000 (€ 2.700.000 / 15 jaar).

In de begroting 2021 is reeds dekking opgenomen van € 105.000 structurele kapitaalslasten. De eerste afschrijving vindt pas plaats in het jaar nadat het project gereed is, deze reeds opgenomen dekking valt daardoor in 2022 vrij. De aanvullende benodigde jaarlijkse kapitaalslasten van € 75.000 zijn opgenomen in de begroting vanaf de jaarschijf 2023. 
105  

Nieuw beleid
Informatiemanagement
Zoals aangegeven in de zomernota 2021 leiden de eenmalige uitgaven tot structurele verplichtingen. 

Daarnaast bevatte het programma dienstverlening onvoldoende structurele waarborgen. In deze begroting zijn structurele middelen opgenomen om de reeds geïnitieerde projecten (zoals vernieuwing van de website) ook structureel te ondersteunen. Verder zijn er middelen opgenomen om enkele nieuwe wettelijke ontwikkelingen binnen Staphorst te implementeren (zoals op het vlak van digitale toegankelijkheid). De structurele kosten zijn € 55.000 voor 2022.

  55
Premiestijging ABP werkgeversdeel    80
Doorbelasting software
Vanuit programma 9 wordt er € 217.000 extra doorbelast aan de andere programma's voor het gebruik van software. 
217  
Bijstelling bestaand beleid (technische wijziging)
Doorbelasting loonkosten aan taakvelden
De BBV-regelgeving schrijft voor dat de loonkosten moeten worden doorbelast aan de taakvelden. Dit is een budgettair neutrale boeking.
  114
Diverse technische wijzigingen
Onder andere door wijziging van de afschrijvingsmethodiek zijn de kapitaallasten in programma 9 gestegen.
  30

Reservemutaties programma

Omschrijving (bedragen x € 1.000) Onttrekking Storting
Jaarlijkse onttrekking voor dekking kapitaallasten van gemeentehuis, werkplaats, vervoermiddelen, trekker, vrachtauto en toebehoren 165  
Nieuw beleid
Informatiemanagement (incidenteel)
Informatiemanagement bestaat uit informatiebeheer, informatiebeveiliging, privacy, proces-en kwaliteitszorg, ICT en (het programma) dienstverlening.

Deze raming bevat een aantal onderdelen (investeringsvoorstellen) als volgt samengevat:
Het thuiswerken en de toenemende zorg (en landelijke eisen) rond informatiebeveiliging leiden tot een aantal investeringen op het gebied van informatiebeveiliging. Daarnaast zijn er ook voorstellen opgenomen voor vernieuwing van het intranet, in combinatie met een samenwerkingsomgeving die het thuiswerken/op afstand samenwerken beter faciliteert. Deze samenwerkingsomgeving komt ook beschikbaar voor samenwerking met externe partners.

In de (in ontwikkeling zijnde) visie op de informatiehuishouding Staphorst ligt besloten dat (in lijn met landelijke ontwikkelingen) meer software (applicaties) als service (SaaS) worden afgenomen. Op de langere termijn leidt dit tot een lagere stijging van de ICT beheerkosten en meer zekerheid inzake beveiliging en continuïteit. Aan de overgang zijn (eenmalige) kosten verbonden.

Op het gebied van het Sociaal domein is geconstateerd dat de huidige inrichting van het informatiesysteem (dat binnen een samenwerking met de gemeente Dalfsen en Zwartewaterland in gebruik is) niet meer voldoet aan een aantal (juridische) kaders. De noodzakelijke ontvlechting en overbrenging naar een SaaS omgeving vergt aanzienlijke investeringen.

In de recente IBT rapportage zijn op het gebied van informatiebeheer en archief door de provinciale archiefinspecteur een aantal aanbevelingen opgenomen (zoals inzake een kwaliteitssysteem en vernietiging). De noodzakelijke acties zijn vertaald naar investeringsvoorstellen en hierbij meegenomen. De incidentele kosten van 2022 € 205.000 en van 2023 € 185.000 en 2024 € 60.000 worden uit de reserve zonder bestemming onttrokken. 
205  
Nieuw beleid
Doorontwikkeling organisatie/onderhoud aan de organisatiecultuur (incidenteel)
De verhouding tussen inwoner en overheid is in de loop van de jaren veranderd en verandert nog steeds. Het vraagt om permanente aandacht. De kernwaarden van waaruit wij onze inwoners tegemoet treden zijn neergelegd in een organisatievisie. Hoe en met welke uitgangspunten wordt er met inwoners en met collega’s samengewerkt? Dit vraagt andere competenties van onze medewerkers dan voorheen. In de Omgevingswet die in 2022 wordt ingevoerd wordt hier expliciet aandacht voor gevraagd; voor de uitvoering daarvan zijn ook middelen Implementatie Omgevingswet beschikbaar. Om de hele organisatie aan te laten sluiten op de veranderende vraag wordt een ontwikkeltraject gestart. Voor de uitvoering daarvan worden voor 2022 en 2023 incidenteel middelen gevraagd (2 x € 40.000).
40  

Betrokkenheid verbonden partijen

Niet van toepassing.