Paragraaf 4 - Bedrijfsvoering

De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond onze bedrijfsvoering. 

De ontwikkeling van de organisatie is niet nieuw. Het is een trend die we ook de komende jaren in alle domeinen van onze organisatie voortzetten. 

Met onze kernwaarden in het achterhoofd, Betrouwbaar, Bewust van je omgeving, Samen voor Staphorst en Trots op je werk, willen we komend jaar een volgende stap zetten. Zo willen we onder andere de gelijkwaardige verhouding tussen inwoner en overheid verbeteren. Verder willen we ons in de benadering van de organisatie daarbij niet alleen richten op de actualiteit van de invoering van de Omgevingswet en de organisatieonderdelen die daarmee te maken hebben, maar op de hele organisatie. 

We streven naar een organisatie waarin gehandeld wordt in de geest van de wet en het lokale beleid. Dat betreft niet alleen formele wetgeving, maar ook de eigen organisatiedoelen. Daarnaast streven wij naar burgers die verantwoordelijkheid kunnen/durven nemen voor de stappen die ze zetten in hun eigen leven en vertrouwen hebben in de (lokale) overheid. 

In het najaar van 2021 stellen we het plan van aanpak op. In 2022 starten wij met de uitvoering hiervan. 

Staphorst is een ondernemende en verbindende gemeente. Een gemeente die zelfstandig en autonoom is. Als gemeente werken wij actief samen met andere overheden of maatschappelijke instellingen. Die samenwerking is erop gericht om meerwaarde te creëren. Die meerwaarde kan op kostenbeperking zijn, maar ook op effectverhoging gericht zijn. Naast deze vorm van samenwerking participeert Staphorst ook in een aantal gemeenschappelijke regelingen. De gemeente Staphorst vervult daarbij zowel ambtelijk als bestuurlijk een positieve kritische rol. 

Invoering van de rechtmatigheidsverantwoording was voorzien voor het boekjaar 2021, echter deze is uitgesteld met een jaar. Wat houdt deze wettelijke wijziging nu in en wat moet er in de organisatie plaatsvinden.
Op dit moment verstrekt de accountant bij de jaarrekening van de gemeente een controleverklaring met een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid.

Het tweede oordeel over rechtmatigheid is vanaf 2022 geen taak meer van de accountant, maar wordt dit onderdeel een taak van het College zelf om zich daarover te verantwoorden. Waar voorheen het gesprek over rechtmatigheid tussen de Raad en accountant werd gevoerd, gaat dit nu plaatsvinden tussen Raad en College. Met als doel om de kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad op dit vlak te versterken. Let wel, het gaat hier om de financiële rechtmatigheid.

Met deze rechtmatigheidsverantwoording zal door het College verantwoording worden afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese bestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting.

Daar waar nu nog de accountant hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad, zal vanaf het boekjaar 2022 door het college van B&W zelf een verantwoording moeten worden opgesteld, die opgenomen wordt in de jaarrekening.

De gemeenteraad gaat vervolgens hierover in gesprek met het College van B&W en kan zo zijn controlerende rol beter vervullen. De gemeenteraad bepaalt straks ook waar de grens ligt. Wanneer wil de raad geïnformeerd worden? Voor iedere euro of boven een bepaald bedrag? Deze zogeheten verantwoordingsgrens – één getal – zal tussen de 0 en 3 procent van de lasten moeten liggen.

Schematisch ziet dit er als volgt uit:

Om te komen tot afgifte van een rechtmatigheidsverantwoording door het College na afloop van een boekjaar 2022, welke voldoende onderbouwd kan worden, moeten onderstaande zaken worden gerealiseerd:

• Duidelijke positionering van de verschillende rollen en taken binnen het onderdeel rechtmatigheid in de gehele organisatie (van Raad tot proceseigenaar);
• Structurele borging hiervan in de organisatie;
• Kwaliteitsimpuls interne processen en de beheersing ervan, waardoor een adequaat functionerend systeem ontstaat van interne beheersing en -controle, om te waarborgen dat de gemeente bij alle (financiële) beheershandelingen en transacties de wet- en regelgeving naleeft;
• Concretiseer het normen en toetsingskader: breng o.a. splitsing aan in rechtmatigheid en getrouwheid.

Voor het realiseren van bovengenoemde punten zal worden aangesloten bij de vastgestelde “Visie op Control”, 2e helft 2021. In deze visie was al voorgesorteerd op deze wetswijziging. De organisatie zal dan ook vanaf de start boekjaar 2022 uitvoering kunnen geven aan deze werkwijze.

Visie en ambitie
In 2021 is de visie op de informatiehuishouding geactualiseerd. De begroting IM/ICT is in 2021 op orde gebracht en tevens zijn plannen geïnventariseerd en voorgelegd. De correcties en inventarisatie leidden tot aanzienlijke verhoging van de IM/ICT begroting. De raad heeft naar aanleiding hiervan middels een aangenomen motie verzocht kritisch te kijken naar uitgaven voor de informatievoorziening en ICT en deze zoveel mogelijk te beperken.
De in de visie vastgelegde ambitie is derhalve ‘sober’ en terughoudend, beperking van uitgaven en kostenbeheersing van de informatiehuishouding zijn leidende principes die doorwerken in keuzes en plannen.

Wettelijke verplichtingen, verplicht af te nemen diensten en aanwijzingen hebben de prioriteit en worden gezien als onvermijdelijk, evenals uitgaven op het gebied van informatiebeveiliging en privacy en noodzakelijke vervangingsinvesteringen. Voor het overige vinden geen, of alleen de hoogst noodzakelijke, investeringen plaats en uitsluitend bij een positieve businesscase (rendement).

Kaders en spelregels
Met de visie zijn ook de nodige kaders en spelregels opgesteld die IM helpen regie op de IM en ICT gerelateerde investeringen te voeren, een projectportfolio maakt daar onderdeel van uit. Dit geheel verder implementeren is een belangrijk aandachtspunt.

Veranderende wetgeving
De implementatie van een aantal nieuwe wetten vergt de komende jaren nadrukkelijk aandacht. O.a. de Wet Open Overheid (Woo, ter vervanging van de Wob) zal een aanzienlijke impact hebben op de (inrichting van) de informatiehuishouding en processen, omdat in een veel vroegere procesfase informatie openbaar gemaakt dient te worden. De (Woo) eisen voor het in geordende staat digitaal duurzaam bewaren van informatie zullen leiden tot extra voorzieningen en aanpassingen in bestaande archiveringssystemen en processen. Om deze wet goed te implementeren worden verschillende IM disciplines ingezet.

Gemeentebrede actualisatie van digitaal zaakgericht werken & archiveren en procesoptimalisatie
Er is gestart met een gemeentebrede actualisatie van digitaal zaakgericht werken & archiveren inclusief procesoptimalisatie. Dit programma is in uitvoering bij het sociaal domein en de eerste evaluaties geven een zeer positief resultaat. Papieren dossiers zijn vervangen door digitale dossiers inclusief passende werkwijzen en archiefomgeving. Wij vervolgen dit in 2022 en breiden dit uit naar andere afdelingen/teams.

De herinrichting van het gemeentehuis met de nieuwe flexibele werkplek en het thuiswerken versnellen de behoefte aan een volledig digitale informatievoorziening. Omdat het uitgangspunt was (en is) de digitalisering, het digitaal werken en de procesoptimalisatie zo veel mogelijk met reeds in de gemeente aanwezige informatiesystemen en beschikbare menskracht te realiseren, is en blijft dit de bepalende factor voor het tempo.
 
Informatieveiligheid
In 2021 is er (in aansluiting op het reeds daarvoor vastgestelde strategisch informatie beveiligingsbeleid) een informatiebeveiligingsplan opgesteld met de uit te voeren activiteiten, welke door het MT is geaccordeerd. Tevens is een jaarkalender opgesteld waarin alle regelmatig terugkerende acties zijn opgenomen. Dit alles leidt de komende jaren tot een groot aantal acties en investeringen. Voorts hebben ook in 2022 audits en awareness programma’s de nodige aandacht, zeker in het licht van het nieuwe werkplekconcept en actuele dreigingsbeeld.

Privacy
In aansluiting op de voor de informatiebeveiliging benodigde inventarisatie (dataclassificatie en risicoanalyse) worden alle werkprocessen nader onderzocht om inzichtelijk te krijgen waar in de organisatie persoonsgegevens worden verwerkt, welke risico’s daar aan zijn verbonden en welke maatregelen noodzakelijk zijn. Daarnaast blijft de bewustwording (voor zowel privacy als informatieveiligheid) van medewerkers een continu punt van aandacht.

Loonsomontwikkeling
In 2022 zien we een uitbreiding van capaciteit van 1 fte Consulent Werk en Inkomen, vanwege taakuitbreidingen op het gebied van de nieuwe wet Schuldhulpverlening, de dubbele taakstelling statushouders en nieuwe wet Inburgering. De inhuur van extern personeel wordt zoveel als mogelijk verder beperkt en wanneer er een vacature ontstaat, wordt, evenals in 2021, eerst gekeken of en wanneer deze opengesteld moet worden. Ook in 2022 zal bij de loonsomsturing rekening gehouden worden met de doorlooptijd van een werving- en selectieprocedure van drie maanden. Afhankelijk van de functie en de arbeidsmarkt kan de procedure langer duren dan de genoemde 3 maanden. 

Ten aanzien van de bezuiniging van 2,5% op de formatie is in de begroting van 2021 aangegeven dat de verwachting is dat er vanaf 2023 bespaard kan worden op de formatie. De investeringen die wij het afgelopen jaar hebben gedaan in de verdere professionalisering van de organisatie, onder andere door het oplossen van de knelpunten, zullen hier een bijdrage aan leveren. Vanaf 2023 wordt structureel een bedrag van € 250.000 in de begroting opgenomen aan bezuinigingen op de formatie door natuurlijk verloop.

Externe inhuur
Wij streven er naar het percentage dat uitgegeven wordt aan externe inhuur terug te brengen naar maximaal 10% van de loonsom door kritisch te kijken naar de noodzaak van inhuur, het niet inhuren van externen tijdens de vacatureperiode en het flexibeler inzetten van eigen personeel en het vergroten van de interne mobiliteit.

HR Gesprekscyclus
Een nieuwe HR gesprekscyclus welke beter aansluit bij de stip op de Staphorster horizon (de praatplaat), de kernwaarden van de organisatie en de wens om medewerkers meer zelf de regie te geven over hun loopbaan, zal worden meegenomen in de verdere doorontwikkeling van de organisatie (zie hiervoor het punt bedrijfsvoering - organisatie algemeen )

Digitalisering personeelsmanagement (e-HRM)
In 2022 gaan wij verder met de digitalisering van het personeelsmanagement door e-HRM. Dit zorgt voor meer transparantie doordat HR-informatie breder toegankelijk is. Het streven is om de personeelsdossiers in 2022 in het personeelsmanagementsysteem op te nemen.

Opleiden en ontwikkelen
Ook in 2022 zal het opleiden en ontwikkelen van personeel een belangrijke rol spelen in het HRM beleid. Hierbij is aandacht voor zowel vakinhoudelijke opleidingen en trainingen, maar ook voor opleidingen en trainingen in het kader van persoonlijke ontwikkeling. Het doel is om de duurzame inzetbaarheid van medewerkers te vergroten. Ook is er aandacht voor het intern doorstromen. In 2022 wordt 1,75% van de loonsom begroot voor opleiding en ontwikkeling. Daarnaast is er een afzonderlijk budget voor coaching.

Loonsomsturing
Door gebruik te maken van loonsomsturing worden overschrijdingen bij de uitvoering van de basistaken opgevangen binnen de totale loonsom. Er wordt geen aanvullend percentage van de loonsom geraamd voor inzet van externen of ziektevervanging. Hierdoor is het mogelijk op een flexibele manier externen in te zetten. De verantwoordelijkheid voor de loonsomsturing ligt bij de teams en het management. In 2021 en 2022 zullen wij over stappen van loonsomsturing naar sturen op de formatie.

Personeelsformatie in fte's

Organisatie onderdeel	Formatie Werkelijk 2021	Formatie Begroot 2022	Formatie Begroot 2023	Formatie Begroot 2024	Formatie Begroot 2025
College + griffie + Babsen	4,76	5,43	5,76	5,76	5,76
Secretaris	1,00	1,00	1,00	1,00	1,00
Bestuur & Managementondersteuning	65,45	65,45	65,45	65,45	65,45
Ontwikkeling & Beheer	70,41	70,41	70,41	70,41	70,41
Samenleving	30,14	31,14	31,14	31,14	31,14
Taakstelling natuurlijk verloop			-3,50	-3,50	-3,50
Totaal organisatie	171,76	173,43	170,26	170,26	170,26

In april 2021 is het formatieboek door het MT vastgesteld, deze vormt de basis voor de formatiesturing. In dit formatieboek is 171,76 fte opgenomen. In de begroting 2022 zien we een toename van 1,67 fte. Dit betreft 1 fte voor de Consulent Werk & Inkomen, vanwege taakuitbreidingen. Daarnaast wordt per 1 mei 2022 het aantal wethouders weer op 3 fte gezet. Dit betekent op jaarbasis 2,67 fte in 2022, in 2023 3 fte. Dit laatste verklaart de toename van 0,33 fte in 2023. Vanaf 2023 is rekening gehouden met de taakstelling op natuurlijk verloop ad € 250.000, omgerekend in fte's gaat dit om ongeveer 3,5 fte dat bezuinigd moet worden. 

Verschillende programma's kunnen in de toekomst gevolgen hebben voor de formatie, bijvoorbeeld vanuit de invoering Omgevingswet of de WOO. Zodra deze formatieve gevolgen in beeld gebracht zijn zullen deze worden verwerkt in het meerjarig perspectief, zowel formatief als financieel. 

Trainees
In de begroting is per afdeling één fte opgenomen voor trainees. Een traineeship is een (starters)functie waarin een medewerker gedurende een periode van twee jaar de kans krijgt om ervaring op te doen, en met die ervaring de arbeidsmarkt op te gaan. In het programma van een trainee staat de combinatie van werken en leren centraal. Onze trainees worden in twee jaar tijd opgeleid en kunnen wanneer er een vacature binnen Staphorst ontstaat uiteraard doorstromen op deze vacature. Ook worden trainees gezien als interne kandidaten binnen de Talentenregio.

Wet banenafspraak
Het bieden van een werkomgeving voor mensen met een arbeidsbeperking is een onderdeel van goed werkgeverschap. Het creëren van banen bij reguliere werkgevers voor mensen met een arbeidsbeperking is onderdeel van de Wet banenafspraak en het quotum arbeidsbeperkten. Op basis van het huidige aantal fte’s binnen de organisatie en het vastgestelde quotumpercentage van 2,74 % voor 2022 moet de gemeente Staphorst eind 2022 6,6 banen realiseren voor mensen uit de doelgroep. De norm voor één baan is gesteld op 25,5 uur per week. Op dit moment, juli 2021, hebben wij 19 banen gerealiseerd in het kader van de Wet Banenafspraak. Hierbij zijn de medewerkers die per 1 januari 2021 overgenomen zijn vanuit Reestmond meegenomen. Hiermee voldoen we voor 2022 wederom ruimschoots aan het quotum.

Generatiepact/pensioen
Het generatiepact is een onderdeel van ons vitaliteitsbeleid. In de onderhandelingen van de Cao Gemeenten wordt gekeken naar de mogelijkheid om het generatiepact standaard in de Cao op te nemen. Tot die tijd kunnen onze medewerkers gebruik maken van het generatiepact van Staphorst. Medewerkers die binnen 10 jaar de AOW-gerechtigde leeftijd bereiken mogen 20% minder gaan werken tegen doorbetaling van 90% van het loon. Medewerkers die binnen 6 jaar de AOW-gerechtigde leeftijd bereiken mogen 50% minder gaan werken tegen doorbetaling van 75% van het loon. De gemiddelde leeftijd van de organisatie komt, mede door deze regeling, lager uit dan het gemiddelde bij gemeenten met een vergelijkbare omvang.

Werken waar, wanneer en hoe je dat wilt. Dat is in het kort het nieuwe Werken (HNW). Hierbij gaat het om het werk wat verricht wordt en niet het perse aanwezig zijn en uren maken. Als medewerker krijg je de ruimte en de vrijheid om je werk binnen bepaalde grenzen naar eigen inzicht te doen. HNW betekent dus flexibeler werken, ook bijvoorbeeld thuis, met meer zelfstandigheid. Hierdoor kun je beter bepalen hoe je je werk effectiever, efficiënter en - niet onbelangrijk - plezieriger invult. Dit betekent wel dat kantoren en gemeentehuizen hier op ingericht worden met bijvoorbeeld: stiltekamers, bel gelegenheden, ontmoetingsplekken met audiovisuele voorzieningen, ict voorzieningen gericht op mobiel werken etc. Ook werkplekken moeten flexibel worden ingericht, door bijvoorbeeld hoog – laag bureaus, zodat er gemakkelijk van werkplek gewisseld kan worden en voldaan wordt aan de Arbo eisen. Het huidige gemeentehuis voldoet hier nog niet aan. Dit wordt meegenomen in het project Toekomstbestendig gemeentehuis. Met dit project wordt in 2022 verder uitvoering gegeven aan het verduurzamen en herinrichten van het gemeentehuis Staphorst. 

Uitbreiding lokaal belastinggebied
De VNG pleit al langere tijd voor een lokaal belastinggebied dat qua omvang beter past bij de steeds grotere hoeveelheid taken en verantwoordelijkheden van gemeenten. Gemeenten zijn nu voor een belangrijk deel van hun inkomsten afhankelijk van uitkeringen door het Rijk. Ondanks ingenieuze verdeelsleutels blijkt het niet mogelijk om de financiële middelen volledig aan te laten sluiten op de gemeentelijke taken. Een eigen belastinggebied van voldoende omvang is dan ook van groot belang om als gemeenten de vele taken waar te kunnen maken. Daarnaast biedt een eigen belastinggebied de lokale politiek betere mogelijkheden om keuzes te maken en verantwoording aan de kiezers af te leggen.

Ontwikkeling WOZ
Investeringen voor een adequate WOZ-uitvoering (bron Waarderingskamer). Om te zorgen dat er een maatschappelijk draagvlak voor en vertrouwen in de WOZ-waarden blijft, moet de WOZ-uitvoering de komende jaren mee-ontwikkelen met maatschappelijke en technische ontwikkelingen. Deze ontwikkelingen vragen om investeringen van de gemeenten en hebben overigens een breder bereik dan uitsluitend de WOZ-uitvoering. De WOZ-uitvoering wordt in toenemende mate een geïntegreerd onderdeel van de bijhouding van (GEO)basisregistraties en van geïntegreerde communicatie met inwoners en bedrijven die "regie op hun gegevens" willen.

Ontwikkelingen GEO-informatie (GeoVisie)
Geografische gegevens worden steeds belangrijker. Om die reden heeft Staphorst een GeoVisie vastgesteld. Deze visie voorziet in het nut en de noodzaak een kwalitatief goede beheerorganisatie op te zetten met betrekking tot de GEO-gerelateerde basis- en kernregistraties. Van belang is uiteindelijk met de juiste applicaties en koppelvlakken, processen en taakverdeling te komen tot een situatie waarbij sprake is van een beheerorganisatie en gewerkt wordt met het concept “éénmalig inwinnen en meervoudig gebruik”. Op deze manier kunnen de baten maximaal worden benut en wordt gebruik gemaakt van de juiste, kwalitatief hoogwaardige gegevens. Dit is van belang omdat overheden verplicht zijn gebruik te maken van de gegevens uit de basisregistraties. Het belang van een goede beheerorganisatie is bovenal hoog gelet op de komst van het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO). Onjuiste informatie kan resulteren in problemen. Er zijn binnen de gemeente Staphorst al diverse stappen gerealiseerd om te komen tot de gewenste beheerorganisatie.

Samenhangende objectenregistratie
Een samenhangende objectenregistratie of centrale objectenregistratie (COR) is één centraal georganiseerde uniforme registratie met daarin basisgegevens over objecten in de fysieke werkelijkheid. Daaronder verstaan we objecten die in het terrein zichtbaar zijn, zoals gebouwen, wegen, water, spoorlijnen en bomen, aangevuld met enkele objecten als woonplaatsen en openbare ruimten. In de objectenregistratie gaan in ieder geval de basisregistratie adressen en gebouwen (BAG) en de basisregistratie grootschalige topografie (BGT) op. Daarnaast is het de bedoeling dat ook het gedeelte van de WOZ-administratie waarin objectgegevens zijn opgenomen en een aantal basisgegevens uit de registraties voor het beheren van de openbare ruimte (BOR) in de objectenregistratie worden opgenomen. Hierdoor wordt dubbele opslag van objectinformatie zoveel mogelijk voorkomen (‘éénmalig registreren, meervoudig gebruik).

In april 2021 is het formatieboek door het MT vastgesteld, deze vormt de basis voor de formatiesturing. In dit formatieboek is 171,76 fte opgenomen. In de begroting 2022 zien we een toename van 1,67 fte. Dit betreft 1 fte voor de Consulent Werk & Inkomen, vanwege taakuitbreidingen. Daarnaast wordt per 1 mei 2022 het aantal wethouders weer op 3 fte gezet. Dit betekent op jaarbasis 2,67 fte in 2022, in 2023 3 fte. Dit laatste verklaart de toename van 0,33 fte in 2023. Vanaf 2023 is rekening gehouden met de taakstelling op natuurlijk verloop ad € 250.000, omgerekend in fte's gaat dit om ongeveer 3,5 fte dat bezuinigd moet worden. 

Verschillende programma's kunnen in de toekomst gevolgen hebben voor de formatie, bijvoorbeeld vanuit de invoering Omgevingswet of de WOO. Zodra deze formatieve gevolgen in beeld gebracht zijn zullen deze worden verwerkt in het meerjarig perspectief, zowel formatief als financieel. 

Trainees
In de begroting is per afdeling één fte opgenomen voor trainees. Een traineeship is een (starters)functie waarin een medewerker gedurende een periode van twee jaar de kans krijgt om ervaring op te doen, en met die ervaring de arbeidsmarkt op te gaan. In het programma van een trainee staat de combinatie van werken en leren centraal. Onze trainees worden in twee jaar tijd opgeleid en kunnen wanneer er een vacature binnen Staphorst ontstaat uiteraard doorstromen op deze vacature. Ook worden trainees gezien als interne kandidaten binnen de Talentenregio.

Wet banenafspraak
Het bieden van een werkomgeving voor mensen met een arbeidsbeperking is een onderdeel van goed werkgeverschap. Het creëren van banen bij reguliere werkgevers voor mensen met een arbeidsbeperking is onderdeel van de Wet banenafspraak en het quotum arbeidsbeperkten. Op basis van het huidige aantal fte’s binnen de organisatie en het vastgestelde quotumpercentage van 2,74 % voor 2022 moet de gemeente Staphorst eind 2022 6,6 banen realiseren voor mensen uit de doelgroep. De norm voor één baan is gesteld op 25,5 uur per week. Op dit moment, juli 2021, hebben wij 19 banen gerealiseerd in het kader van de Wet Banenafspraak. Hierbij zijn de medewerkers die per 1 januari 2021 overgenomen zijn vanuit Reestmond meegenomen. Hiermee voldoen we voor 2022 wederom ruimschoots aan het quotum.

Generatiepact/pensioen
Het generatiepact is een onderdeel van ons vitaliteitsbeleid. In de onderhandelingen van de Cao Gemeenten wordt gekeken naar de mogelijkheid om het generatiepact standaard in de Cao op te nemen. Tot die tijd kunnen onze medewerkers gebruik maken van het generatiepact van Staphorst. Medewerkers die binnen 10 jaar de AOW-gerechtigde leeftijd bereiken mogen 20% minder gaan werken tegen doorbetaling van 90% van het loon. Medewerkers die binnen 6 jaar de AOW-gerechtigde leeftijd bereiken mogen 50% minder gaan werken tegen doorbetaling van 75% van het loon. De gemiddelde leeftijd van de organisatie komt, mede door deze regeling, lager uit dan het gemiddelde bij gemeenten met een vergelijkbare omvang.