Meer
Publicatiedatum: 09-01-2020

Inhoud

Programma onderdelen

Paragraaf 4 - Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering staat voor alle taken gericht op inrichting en aansturing van de organisatie en processen. Hieronder vallen de volgende onderwerpen:

  • personeel en organisatie
  • informatie en documentatie
  • juridische zaken
  • financiën
  • automatisering en administratie
  • communicatie
  • huisvesting

Organisatie algemeen

De ambtelijke organisatie zet ook dit jaar stevig in op de realisatie van de missie en visie zoals is vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Bij de coalitiebesprekingen en bij aanvang van het nieuwe college van burgemeester en wethouders is afgesproken de missie en visie ook voor de nieuwe collegeperiode actueel te laten zijn.

Missie
De mission statement (slogan) luidt: ‘Kleurrijk Staphorst biedt met stip ruimte om samen te leven’.
De missie:

  • Staphorst is een gemeente met karakter, lef, vernieuwend en ondernemend;
  • Wij geven de Staphorster samenleving ruimte en vertrouwen om verantwoordelijkheid te nemen. Inwoners en bedrijven die ons nodig hebben, kunnen op ons rekenen. We versterken en versnellen initiatieven in de samenleving en werken samen aan resultaat;
  • Wij zetten ons in voor het proces van ‘zorgen voor’ naar ‘zorgen dat’.

Visie
Een visie geeft een ambitieus beeld van de gewenste organisatie en richt zich op het benutten van kansen en op de toekomst. Het geeft antwoord op vragen als; welke ontwikkelingen zijn belangrijk en van invloed, welke ambities heeft de organisatie en welke kerntaken dienen geïdentificeerd en uitgewerkt te worden.

De visie van gemeente Staphorst luidt:
De samenleving ontwikkelt zich voortdurend. De gemeente Staphorst beweegt flexibel mee en maakt gebruik van de kracht van die samenleving: de gemeente ontwikkelt zich van een regisserende, bepalende overheid naar een loslatende, voorwaardenscheppende, burgergerichte overheid

In verbondenheid met burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties nemen we verantwoordelijkheid voor de woon-, werk- en leefomgeving.

Kernwaarden en cultuur
De belangrijkste kernwaarden vormen de basis voor de cultuur die past bij de missie en die bijdragen aan het welslagen van de visie. Het sturen op de kernwaarden draagt bij aan de gewenste cultuur; een cultuur die het verlengde van de missie en visie vormt en de doelen van de organisatie zal realiseren. We versterken waar we goed in zijn.

De kernwaarden waar de gemeente Staphorst voor staat zijn:

  • Verantwoordelijkheid
  • Daadkracht
  • Vertrouwen
  • Participatie

Samenwerking

Algemeen
Gemeente Staphorst werkt samen met de gemeenten Meppel, Steenwijkerland, Westerveld en Zwartewaterland. Onze samenwerking staat ook in 2020 in het teken van het besparen van kosten, verbeteren van kennis en kwaliteit, verminderen van de kwetsbaarheid en het bieden van nog meer loopbaanperspectief voor onze medewerkers. Veel samenwerkingsinitiatieven ontstaan doordat enthousiaste vakmannen en –vrouwen elkaar inmiddels goed weten te vinden. Zij delen kennis, sparren met elkaar en blijven voortdurend ‘leren en verbeteren’, initiatieven die op deze wijze vorm krijgen worden actief gefaciliteerd.

Regionale samenwerking
De gemeente Staphorst neemt actief deel aan een aantal regionale samenwerkingsverbanden. Deze samenwerkingsverbanden voeren namens de gemeenten taken uit waarin gemeenten afzonderlijk van elkaar vaak niet of onvoldoende effectief kunnen voorzien. Veel van deze gemeenschappelijke regelingen zijn gestoeld op wettelijke basis. Denk bijvoorbeeld aan de Veiligheidsregio IJsselland, de GGD, BVO Jeugd en de Omgevingsdienst. De gemeente stelt zich als partner actief en positief-kritisch op.

Uitdagingen voor de ambtelijke organisatie

Algemeen
Een economie die mooie groei laat zien, inwoners die de weg naar de gemeente goed weten te vinden en met mooie plannen komen, een nieuw collegeakkoord (dat bindt ons rechtstreeks) en een complexe arbeidsmarkt en toenemende onzekerheid over de beheersbaarheid van de kosten binnen het sociale domein. Er is een ander maatschappelijk speelveld aan het ontstaan, waarbij medewerkers van overheidsinstanties andere rollen moeten kunnen vervullen. Het palet aan overheidstaken zal ook de komende jaren nog veelkleuriger worden en zo ook de opgaven waar we voor staan.

Samen aanpakken
De omgevingsvisie, een mooi proces samen met onze ondernemers, inwoners en de raadsleden, laat zien dat de verbinding tussen het fysieke en sociale domein verandert. Met andere woorden, de ‘harde’ inrichting van bijvoorbeeld een woonwijk of een winkelgebied, draagt bij aan effecten in de ‘zachte’ sector, zoals ruimte voor ontmoeten, meedoen en recreëren. Dat vraagt om, meer dan voorheen, integraal benaderen van vraagstukken, plannen en kansen die zich voordoen. Dat vraagt van onze drie afdelingen dat zij vanuit dat vertrekpunt kijken hoe we initiatieven en opgaven zo kunnen aanpakken dat daarbij de gedachte verwoord in de omgevingsvisie zo goed mogelijk wordt uitgevoerd. Een mooie, nuttige ontwikkeling die prima past bij onze organisatie en dat waartoe we in staat zijn.

Leren en verbeteren
Het werven en behouden van goede medewerkers is complex, de redenen hiervoor liggen voor de hand; er zijn veel banen beschikbaar, grotere overheidsinstanties betalen vaak beter en hebben ruimere secundaire arbeidsvoorwaarden. We zijn daarbij voor grotere gemeenten en wervingsbureaus een interessante organisatie om uit te putten, we leiden onze medewerkers generalistisch op, ze zijn gewend om zowel op bestuurlijk als op operationeel niveau te adviseren en ze zijn goed opgeleid. In principe is de gemeente Staphorst bij uitstek, door aard en omvang, een gemeente die het in zich heeft jonge mensen te werven, het vak te leren om daarna door te stromen naar weer een volgende, wat grotere organisatie. Mits de organisatie beschikt over een goede, stabiele ruggengraat aan vakmensen die jong potentieel het vak kunnen bijbrengen. Noodzakelijk is ook ruimte om te experimenteren en een cultuur waarbij ‘leren en verbeteren’ hoog in het vaandel staan.

De juiste waarde toevoegen
Zoals aangegeven vraagt de samenleving veel van de gemeentelijk overheid en haar ambtelijke organisatie. Zowel qua maatschappelijke opgave, als qua inzet en houding. Meer integraliteit, meer ‘daar zijn waar je het meest effectief bent’, meer samenwerking en dat vaak met minder middelen. Dat zorgt ervoor dat we ook in 2020 met twee belangrijke zaken hard aan de slag gaan, zoals het verder uitklappen van het de A3-afdelingsplannen.

Relevante beleidskaders

Beleidskaders waarbinnen wij de taken moeten uitvoeren:

  1. Kostenverrekenmodel
  2. Budgethoudersregeling
  3. Treasurystatuut
  4. Financiële verordening
  5. Inkoop- en aanbestedingsbeleid
  6. Mandaatbesluit
  7. Controleverordening
  8. Diverse personeelsregelingen
  9. Visie op dienstverlening
  10. Integraal beveiligingsbeleid

Formatie-ontwikkeling

De veranderende rol van de gemeente
De rol van de gemeentelijke overheid is in de laatste decennia sterk veranderd. Van een autonome positie met een sterk bepalende rol in de samenleving, naar een positie waarin de gemeente een van de spelers is in het krachtenveld van de samenleving. Daarbij nemen de complexiteit en omvang van gemeentelijke vraagstukken in rap tempo toe evenals de mogelijke (financiële) risico’s. Er is sprake van vergaande overheveling van rijksbeleid naar de gemeente als ‘eerste overheid’. Hierdoor komen er steeds meer taken bij zonder dat de noodzakelijke financiële middelen, lees mensen, voor de uitvoering daarvan beschikbaar worden gesteld. Na de decentralisaties op het sociaal domein (Wmo, Jeugdzorg en Participatiewet) volgt de Omgevingswet. Daarnaast spelen grote maatschappelijke opgaven zoals de energietransitie, duurzaamheid en klimaatverandering. Hierdoor neemt de druk op de lokale overheden steeds verder toe.

Kortom wij zien een ontwikkeling waarbij enerzijds de opgelegde taken sterk toenemen maar dat de daarbij behorende middelen om deze naar behoren uit te voeren fors onvoldoende zijn en zelfs ontbreken. Deze problematiek geldt niet alleen voor onze gemeente maar voor alle kleine gemeenten.

Uitgangspunt en doel is dat Staphorst een autonome zelfstandige gemeente blijft. Dit stelt ons voor de uitdaging om er zorg voor te dragen de taken goed aan te kunnen, de financiën op orde te hebben en de burger goed te bedienen.

Terug naar de basis en de organisatie versterken
Met onze huidige organisatie omvang kunnen we niet meer voldoen aan alle eisen die vanuit het rijk aan ons worden gesteld. Onze kerntaak als gemeente is om er voor te zorgen dat de wettelijke taken allemaal op een juiste en efficiënte wijze worden uitgevoerd. Daarvoor moeten sowieso mensen en middelen beschikbaar zijn. Het uitvoeren van alle wettelijke taken vraagt meer budget dan voorheen. De verhoging van de Algemene Uitkering uit het Gemeentefonds is niet toereikend om de uitvoering van overgedragen of nieuwe wettelijke taken te bekostigen. Er is sprake van “Formatieve Knelpunten”. Wij kiezen ervoor om deze knelpunten op te lossen zodat we dat wat we moeten doen goed kunnen doen vanuit een zelfstandige, stevige en krachtige solide basale organisatie of te wel “terug naar de basis”.

Personeelsformatie in fte's (exclusief de personele knelpunten)

Organisatie-onderdeel Formatie 31-12-2016 Formatie 31-12-2017 Formatie 31-12-2018 Begroting 2019 Begroting 2020
1 Bestuur
College + griffie 4,88 5,22 5,62 5,62 5,67
2 Ambtelijke organisatie
Secretaris 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00
Bestuur & Managementondersteuning 35,17 43,31 53,51 52,12 53,84
Ontwikkeling & Beheer 41,53 45,59 44,78 44,60 46,88
Samenleving 32,93 25,64 24,53 25,22 29,61
Participatiemedewerkers 0,00 0,00 1.56 0,00 2,64
Totaal ambtelijke organisatie 110,63 115,54 125,38 123,21 133,97
3 Diversen
Oproepkrachten kantine, bode, sporthal en dienstencentrum 0,70 0,50 0,77 0,70 0.53
Babsen 0,09 0,07 0,08 0,08 0,09
Stagiaires + trainees 0,67 1,81 1,00 5,33 8.33
Totaal diversen 1,46 2,38 1,85 5,84 8,95

Ontwikkeling loonsom  (x €  1.000)

 

2016

2017

2018

2019

2020

Loonsom op begrotingsbasis incl. stelposten

€ 7.446

€ 7.896

€ 9.019

€ 9.825

€ 11.043

Werkdruk
Medewerkers ervaren een hoge werkdruk, dit kwam ook uit het in 2017/2018 uitgevoerde medewerkerstevredenheid onderzoek. Hierbij heeft 37% aangegeven dat ze de werkdruk als te hoog ervaren. Het ziekteverzuimpercentage voor 2018 ligt op 4,1%. Dit percentage ligt beneden het landelijke gemiddelde van 4,9% voor gemeenten van gelijke grootte. Het percentage extra lang ziek ligt voor onze gemeente hoger: 1,5% in onze gemeente t.o.v. 0,8% landelijk. Een van de gevolgen is dat wanneer ze uitvallen, dat vaak langduriger is.

Bezetting
Jaarlijks doet A+O-fonds een onderzoek onder gemeenten naar verschillende onderwerpen. Zij maken een vergelijking met de gemeenten van gelijke grootte en alle gemeenten. Eén onderwerp is het aantal fte’s per 1.000 inwoners. Het verschil tussen de gemeente Staphorst en het gemiddelde van gemeenten tot 20.000 inwoners was in 2017 het hoogst, 1,8 fte per 1.000 inwoners. Omgerekend naar het aantal inwoners is dat een verschil van ruim 30 fte. In 2018 is dit teruggelopen naar 1,3 fte per 1.000 inwoners, omgerekend 22,5 fte.

 

Externe inhuur
Het percentage van de loonsom dat wordt uitgegeven aan externe inhuur was in 2018 12,6%, in 2019 was dit op 1 september ± 9,4%. Wij blijven in 2020 ons best doen om de kosten verder terug te dringen door met een nog kritischer blik te kijken naar de noodzaak van inhuur, naar het flexibeler inzetten van het eigen personeel, en naar het vergroten van de interne mobiliteit door bijvoorbeeld het aantrekken van trainees.

Ontwikkelingen op de arbeidsmarkt
In het algemeen doen wij het in vergelijking met andere gemeenten met minder dan 20.000 inwoners meer dan goed. De gemiddelde leeftijd binnen onze organisatie ligt op 46,9 jaar, terwijl dit bij gemeenten met een vergelijkbare omvang op 48,6 jaar ligt. Het aandeel medewerkers van 60 jaar en ouder ligt met 12% lager dan het gemiddelde in gemeenten met minder dan 20.000 inwoners (16%). Het aantal jongeren tot 35 jaar ligt bij ons op 15% terwijl dit gemiddeld bij kleine gemeenten op 12% ligt. Ook voor wat betreft het investeren in medewerkers scoren wij goed.

Ook in 2019 was er sprake van een krappe arbeidsmarkt waardoor het soms lastig was de juiste mensen op de juiste plek te krijgen. De verwachting is dat de arbeidsmarkt in 2020 iets zal aantrekken, maar dat er nog steeds sprake is van krapte. De arbeidsvoorwaarden van onze organisatie zijn op een aantal punten minder gunstig dan die van andere gemeenten in de regio. In 2020 gaan wij daarom onze arbeidsvoorwaarden tegen het licht houden.

Trainees
In de begroting is om voornoemde (verwachte) uitstroom formatie opgenomen voor trainees. Deze trainees kunnen in twee jaar tijd opgeleid worden voor een te verwachten vacature. Het voordeel is dat deze medewerkers op het moment van de vacature voldoen aan de functie-eisen en bekend zijn met de organisatie. Er hoeft geen werving- en selectieprocedure opgestart te worden, inhuur is niet nodig voor de overbrugging van de vacatureperiode en een inwerktijd is ook niet aan de orde.

Vacaturevervulling
De werkloosheid is op dit moment extreem laag. Dat heeft gevolgen voor de invulling van de vacatures. Vacatures kunnen daardoor moeilijk of niet ingevuld worden met voldoende gekwalificeerd personeel. De doorlooptijd van de werving- en selectieprocedure is veel langer. Dit kan soms oplopen tot zelfs een jaar. De werkzaamheden moeten in de vacatureperiode doorgang vinden. Externe inhuur is dan niet te voorkomen. Dit is vrij kostbaar en maakt de organisatie minder stabiel. Externe inhuur is bedoeld voor tijdelijke projecten.

Wet banenafspraak
Een van de ambities van het college is om een goede werkgever te zijn. Het bieden van een werkomgeving voor mensen met een arbeidsbeperking is een vorm van goed werkgeverschap en onderdeel van het sociaal akkoord uit 2013. In dit sociaal akkoord hebben Kabinet en sociale partners afgesproken dat ze banen gaan creëren bij reguliere werkgevers (in zowel de marktsector als bij de overheid) voor mensen met een arbeidsbeperking. Deze afspraak is vastgelegd in de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten. In 2026 moeten er in totaal 125.000 extra banen zijn gerealiseerd.

Het totaal aantal uur dat meetelt voor het quotum banenafspraak komt daarmee per 1 maart 2019 op 164 uur. Dat komt neer op 6,4 banen in het kader van de Wet Banenafspraak. Hiermee voldoet Staphorst in 2019 ruimschoots aan het quotum.

Generatiepact/pensioen
In de CAO onderhandelingen komt met enige regelmaat de ambitie om meer jongeren te laten instromen bij de gemeenten aan de orde. Om die reden is in het akkoord van 2013 voor het eerst het generatiepact geïntroduceerd.

Medewerkers vanaf 57 jaar kunnen gebruik maken van het generatiepact. Zij mogen dan 20% of vanaf 62 jaar 50% minder werken tegen gedeeltelijke doorbetaling. Deze regeling vloeit voort uit de CAO en is bedoeld om jongere medewerkers aan te kunnen trekken. De gemiddelde leeftijd van de organisatie komt, mede door deze regeling, 1,6 jaar lager uit dan het gemiddelde bij gemeenten tot 20.000 inwoners (47,1 ten opzicht van 48,7).
Op dit moment hebben 34 medewerkers de mogelijkheid om hiervan gebruik te maken, waarvan 14 medewerkers daar daadwerkelijk voor gekozen hebben.
De komende 4 jaar hopen 12 medewerkers de organisatie te verlaten in verband met het bereiken van de AOW-leeftijd. Deze uitstroom is nu al te voorzien.

Loonkostenontwikkeling
De loonkosten stijgen jaarlijks. Dit heeft verschillende oorzaken. Een deel van deze stijging is het gevolg van wettelijke verplichtingen. Het betreft onder andere de verwachte loon- en premiestijgingen. Door de te lage dekkingsgraad van het pensioenfonds is de premie gestegen van 19,9% in 2016 naar 24,9% in 2019. De werkgever betaalt 2/3e deel van deze stijging (3,33%).

 

Bij de begroting 2018 is gekozen voor een andere berekeningswijze van de loonkosten. De loonkosten worden berekend op het maximum te behalen salaris van de medewerker. Dat gaf een verhoging van € 297.000. Tijdelijke knelpunten worden zoveel mogelijk opgelost binnen het budget. Wanneer sprake is van langdurige ziekte en moeilijk in te vullen vacatures, moet daarvoor inhuur plaatsvinden. Dat kan tot gevolg hebben dat het budget wordt overschreden.
Andere redenen voor de stijging van de loonsom zijn hiervoor beschreven. Het betreft onder andere:

  • wettelijke taken die van het rijk naar de gemeenten zijn gekomen, zoals de decentralisaties.
  • nieuwe wettelijke taken zoals de uitvoering van de AVG

Informatie en documentatie

Maatschappelijke en technologische ontwikkelingen
De laatste jaren zijn de maatschappelijke en technologische ontwikkelingen in een stroomversnelling gekomen.
Enerzijds helpen de technologische ontwikkelingen om de klanten beter van dienst te kunnen zijn, maar anderzijds wordt mede daardoor de vraag naar informatie steeds complexer.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en Baseline Informatiebeveiliging Overheden (BIO)
Privacy en informatiebeveiliging zijn belangrijke onderwerpen waar veel aandacht voor moet zijn binnen de organisatie. De gemeente moet en wil werken conform de AVG, dit gaat gepaard met extra aandacht voor goede informatiebeveiliging. Op het gebied van  informatiebeveiliging is de BIO per 2020 de verplichte norm voor alle overheden. Dit verplicht ons om formatie beschikbaar te stellen voor de functies van Chief Information Security Officer (CISO), Privacy Officer (PO) en Functionaris Gegevensbescherming (FG), omdat anders niet kan worden voldaan aan deze verplichte wet- en regelgeving die zorgt voor de bescherming van informatie en gegevens van de gemeente en haar inwoners.

De Chief Information Security Officer (CISO)
De CISO is verantwoordelijk voor het implementeren van en toezicht houden op het informatiebeveiligingsbeleid binnen de gemeente. De CISO heeft een centrale rol in het beheren van alle processen die daarmee te maken hebben en moet daarbij voldoen aan de nu nog geldende Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) en per 2020 de BIO: een set van organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die geïmplementeerd en beheerd dient te worden.

De Privacy Officer (PO)
De PO is verantwoordelijk voor het vormgeven en bewaken van het privacybeleid en het opstellen van het jaarplan privacy. De PO behandelt AVG-verzoeken van inwoners en zorgt voor het sluiten van verwerkersovereenkomsten met externe partijen. De PO houdt het verwerkingsregister bij en voert (in gezamenlijkheid met CISO en FG) risicoanalyses uit. Daarnaast adviseert de PO de interne organisatie over hoe zij kunnen voldoen aan de AVG en ondersteunt bij de implementatie van eventuele maatregelen die hiervoor vereist zijn. De bewustwording van en training geven aan de organisatie op het gebied van privacy is ook een taak van de PO.

De Functionaris Gegevensbescherming (FG)
De FG (deze is in 2018 benoemd) is een onafhankelijke interne toezichthouder en adviseur wat betreft de naleving van de privacywetten. De FG moet zorgen voor bewustwording en opleiding van het personeel op het gebied van privacy. Daarnaast kunnen inwoners rechtstreeks bij de FG terecht met vragen en klachten over de omgang met hun persoonsgegevens door de gemeente. Omdat de FG onafhankelijk moet kunnen toetsen en adviseren aan de organisatie en het bestuur is deze functie niet te combineren met die van PO en CISO.

Zowel de CISO, de PO als de FG hebben elk hun eigen rol bij het afhandelen van beveiligingsincidenten en datalekken.

Er is een onderzoek uitgevoerd naar de informatiebeveiliging bij de overheid. Staphorst scoort hier oranje. Dat betekent dat het onderwerp informatiebeveiliging extra aandacht vraag, om te voorkomen dat we de volgende keer rood scoren. Deze score heeft voornamelijk te maken met de geringe capaciteit, waardoor een minimaal resultaat bereikt kan worden.

KPI-rapportage
In het kader van het horizontaal toezicht gebruikt iedere Nederlandse gemeente de aangereikte KPI-rapportage Archief (Kritische Prestatie Indicatoren) om 1x per jaar te rapporteren aan interne toezichthouders. Dat betekent dat de afdelingsmanager BMO als beheerder rapport uitbrengt aan het College van B & W.

De KPI rapportage van de gemeente Staphorst voor de Archiefinspectie 2018 heeft aangetoond dat de gemeente Staphorst niet “in-control” is op het gebied van DIV/ Informatiebeheer. Hiertoe is al wel een Inrichtingsplan Informatiebeheer opgesteld, die een belangrijke bijdrage levert aan een positieve uitkomst van de KPI rapportages van de Archiefinspectie in de komende jaren. Het inrichtingsplan kan echter niet in uitvoering worden gebracht vanwege gebrek aan capaciteit. Dit zorgt ervoor dat dit binnen het kader van Interbestuurlijk Toezicht meer aandacht krijgt  van de provincie.

Informatiemanagement

Gemeentelijke organisaties verkeren in een turbulente tijd. Bezuinigingen, nieuwe taken en vergrijzing zijn ontwikkelingen waar gemeenten op moeten inspelen. Ook de verwachting van burgers en bedrijven verandert, dit maakt dat gemeenten zich moeten ontwikkelen naar een flexibele organisatie die kan meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en de verwachtingen van de klant.

Het optimaliseren van de dienstverlening is een belangrijke doelstelling. Beschikbare, integere, vertrouwelijke en controleerbare informatie is een belangrijke voorwaarde voor een goede dienstverlening. Informatie is één van de voornaamste bedrijfsmiddelen van de gemeentelijke organisatie, we zijn als gemeente immers een informatieverwerkende organisatie. Het organiseren van de informatievoorziening draagt bij aan het efficiënt inrichten van de bedrijfsvoering.

Niet de technische oplossingen zijn leidend voor de keuzes die we maken als het gaat om de informatievoorziening. Maar overstijgende doelen als digitaal werken, enkelvoudige opslag meervoudig gebruik van gegevens, werken met standaarden en met oog voor informatiebeveiliging zijn bepalend voor de informatisering en dus ook de automatisering. Als we deze doelen willen realiseren zal er ook op gebied van de organisatie-inrichting ontwikkelingen moeten plaatsvinden.

Uit de KPI 2018 rapportage is gebleken dat we vele aanbevelingen nog uitgewerkt moeten worden om te komen tot een goed informatievoorziening voor de gemeente Staphorst die klaar is voor de toekomst. In onderstaand plaatje is kort samengevat welke volgende stappen gerealiseerd moeten worden om overal minimaal de kleur oranje (grip op informatiebeheer) te realiseren.

Personeel | HRM

Een belangrijk onderdeel binnen de bedrijfsvoering is het personeel. Het zijn tenslotte de medewerkers die in belangrijke mate invulling geven aan de bestuurlijke doelstellingen en de wensen van de klanten. Daarom is het ook zo belangrijk om te blijven investeren in onze medewerkers.

WNRA
Op 1 januari 2020 treedt de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) in werking. Op dat moment gaat de arbeidsrelatie van gemeenteambtenaren over van het ambtenarenrecht naar het private arbeidsrecht. Dat betekent onder andere dat de CAR/UWO overgaat in de CAO gemeenten.

Voor het dagelijkse werk van medewerkers verandert er weinig: zij blijven dezelfde werkzaamheden uitvoeren en houden dezelfde materiele arbeidsvoorwaarden. Ook blijven de bijzondere bepalingen die nu ook voor ambtenaren gelden ten aanzien van integriteit gewoon hetzelfde.

WAB
Op 28 mei 2019 heeft de Eerste Kamer ingestemd met de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB). Door middel van wijzigingen op het gebied van flexibele arbeid, het ontslagrecht en de WW-premiedifferentiatie wil de regering het aantrekkelijker maken voor werkgevers om een vast contract aan te bieden. De wet wordt per 1 januari 2020 ingevoerd. Met de inwerkingtreding van de Wnra op 1 januari 2020 wordt ook de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) van belang voor gemeenten.

Externe inhuur
Het percentage van de loonsom dat wordt uitgegeven aan externe inhuur was in 2018 12,6%, in 2019 was dit op 1 september ± 8%. Wij blijven in 2020 ons best doen om de kosten verder terug te dringen door met een nog kritischer blik te kijken naar de noodzaak van inhuur, naar het flexibeler inzetten van het eigen personeel, en naar het vergroten van de interne mobiliteit door bijvoorbeeld het aantrekken van trainees.

HR Gesprekscyclus
In 2020 gaan we starten met een HR gesprekscyclus die beter aansluit bij de wens om medewerkers meer zelf verantwoordelijk te maken voor hun werk, meer taakvolwassenheid te creëren. Wij willen ons graag ontwikkelen richting een dynamische mensgerichte organisatie met taakvolwassen medewerkers. In de nieuwe gesprekscyclus worden de resultaten van het voorgaande jaar besproken en de planning voor het komende jaar.
Uitgangspunt van de nieuwe gesprekscyclus is tweezijdigheid en gelijkwaardigheid. Zowel de medewerker als de manager krijgen ruimte om elkaar feedback te geven.
Personeelsbeoordeling is geen onderdeel van de HR gesprekscyclus.

Digitalisering personeelsmanagement (e-HRM)
E-HRM is het ondersteunen van de activiteiten van P&O door gebruik te maken van ICT technologie. Het uitgangspunt van e-HRM is de zelfredzaamheid van managers en medewerkers te vergroten. Met het gebruik van e-HRM worden een aantal administratieve werkzaamheden door de betrokken medewerkers zelf verricht. Daarmee verminderen de administratieve en operationele taken en krijgen de werkzaamheden een meer strategische aard. Daarnaast zorgt het gebruik van e-HRM voor meer transparantie doordat de informatie niet langer alleen toegankelijk is voor de HR-afdeling.
In Staphorst maken wij gebruik van digitale salarisstroken en Flex Benefits. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van het zakensysteem JOIN. In 2020 wordt onderzocht hoe efficiënter gebruik gemaakt kan worden van e-HRM.

Opleiden ontwikkelen
Ook in 2020 is het opleiden en ontwikkelen van medewerkers een belangrijk onderdeel van de HR-cyclus. Daarbij is er niet alleen aandacht voor de vakinhoudelijke opleidingen en trainingen, maar zeker ook voor opleidingen en trainingen in het kader van persoonlijke ontwikkeling. Ook het vergroten van de duurzame inzetbaarheid van medewerkers wordt steeds belangrijker. Opleiding en ontwikkeling kunnen deze duurzame inzetbaarheid helpen vergroten. In 2020 wordt 1,5% van de loonsom begroot voor opleiding en ontwikkeling.

Loonsomsturing
Door toepassing van het instrument loonsomsturing zullen overschrijdingen op de loonsom zich minder voordoen. Op basis van deze systematiek worden overschrijdingen bij de uitvoering van de basistaken opgevangen binnen de totale loonsom. Er wordt geen aanvullend percentage van de loonsom geraamd voor inzet van externen. Door te sturen op de loonsom wordt het mogelijk op een flexibele manier externen in te zetten en wordt de verantwoordelijkheid hiervoor bij het management en het college neergelegd. Sturing door de raad gebeurt vooraf via een kredietaanvraag en achteraf via een kwartaalrapportage.

Financien

Financiën
In 2019 is een onderzoek afgerond naar het team financiën. De vraagstelling was: in hoeverre is het team financiën toegerust voor de toekomst? In 2019 zijn verbeteringen doorgevoerd, en naar verwachting zullen eind 2019 alle openstaande vacatures zijn ingevuld. In 2020 zal het team op orde zijn, en kan een solide team worden neergezet.

Doorontwikkeling FMS
Het contract met Unit4 ( het financiële pakket) loopt tot 1 augustus 2020. In 2019 heeft een marktverkenning plaats gevonden naar een opvolger van ons huidige pakket. Het resultaat hiervan is dat er gekozen is voor een herimplementatie van ons huidige pakket. Deze herimplementatie zal zich richten op de optimalisatie van de huidige inrichting, het in gebruik nemen van reeds aanwezige software, en het opzetten van een financieel bestuurlijk informatiesysteem met Pepperflow. Deze herimplementatie is in 2019 begonnen en zal ook in 2020 nog een staartje hebben.

Programma dienstverlening

Uitvoeringsprogramma Dienstverlening
In het Uitvoeringsprogramma Dienstverlening zijn de ontwikkelingen en ambities voor onze dienstverlening opgenomen. In 2019 en 2020 werken we aan:

  • Digitalisering; we willen de gemeentelijke digitale dienstverlening up-to-date houden en blijven ontwikkelen.
  • Het verbeteren van onze telefonische dienstverlening.
  • Het doorontwikkelen van onze openingstijden en bereikbaarheid.
  • Meldingen Openbare Ruimte (software en implementatie);
  • Het vernieuwen van de website en promoten van het digitale kanaal;
  • Een Persoonlijk Internet Portaal (PIP) (software en implementatie);
  • Digitalisering van dossiers (verwerken digitale bestanden, projectleiding en ICT);
  • Een vraag/antwoord portaal voor veel gestelde vragen (software en implementatie);
  • De burger- en ondernemerspeiling van ‘waarstaatjegemeente’;
  • Implementatie van MijnOverheid voor ondernemers.

Huisvesting
Werken waar, wanneer en hoe je dat wilt dat is in het kort het nieuwe Werken (HNW).
Hierbij gaat het om het werk wat verricht wordt en niet het perse aanwezig zijn en uren maken.
Als medewerker krijg je de ruimte en de vrijheid om je werk binnen bepaalde grenzen naar eigen inzicht te doen. HNW betekent dus flexibeler werken, ook bijvoorbeeld thuis, met meer zelfstandigheid. Hierdoor kun je beter bepalen hoe je je werk effectiever, efficiënter en -  niet onbelangrijk - plezieriger invult.
Dit betekent wel dat kantoren en gemeentehuizen hier op ingericht worden met bijvoorbeeld: stiltekamers, bel gelegenheden, ontmoetingsplekken met audiovisuele voorzieningen, ict voorzieningen gericht op mobiel werken etc. Ook werkplekken moeten flexibel worden ingericht, door bijvoorbeeld hoog – laag bureaus, zodat er gemakkelijk van werkplek gewisseld kan worden en voldaan wordt aan de Arbo eisen. Het huidige gemeentehuis voldoet hier nog niet aan.