Paragraaf 4 - Bedrijfsvoering

Algemeen
De gemeente Staphorst is ambitieus, de samenleving bruist. Ze verlangt van de ambtelijke organisatie dienstbaarheid, flexibiliteit en innovativiteit De ontwikkeling van de organisatie richt zich daarnaast op de realisatie van de ambities uit het coalitieakkoord en de doelen gesteld in de missie en visie. De strategische doelen zijn omschreven en vertaald in verschillende beleidsnota’s en projecten.
Voor 2018 is de ambitie uitgesproken om te werken vanuit de visie van dienstverlenende gemeente: “de burger is er niet voor de gemeente, de gemeente is er voor de burger”. In 2018 is dan ook gewerkt aan een betere ontsluiting van informatie. Dit heeft geresulteerd in het digitaliseren bouw en milieudossiers en het digitaal ontsluiten van bouw en milieuvergunningen. De kwaliteit van dienstverlening van de gemeente is hierdoor verbeterd.

Uitdagingen
De vele ambities spelen de ambtelijke organisatie en haar bestuur parten. ‘Er is veel in gang gezet, maar het is te veel tegelijk. Er is te weinig borging en er wordt te weinig afgemaakt’, zijn veelgehoorde opmerkingen uit 2017 die betrekking hebben op een aantal projecten en beleidstrajecten. In 2018 is geprobeerd daar anders mee om te gaan, namelijk door het werk dat wordt verzet beter te richten, meer te prioriteren, de juiste en vooral slimme keuzes te maken, meer resultaat te laten zien en hierdoor de genoemde disbalans te herstellen.
Staphorst wil haar eigenheid en zelfstandigheid behouden en bewaakt dat zorgvuldig. De visie op samenwerking van de gemeente Staphorst luidt: 'Samenwerking moet met name een evidente bijdrage leveren aan onze doelen en aan de verbetering van de geleverde kwaliteit. Samenwerking vindt vooral pragmatisch plaats door kennis te delen, elkaar te versterken daar waar kwetsbaarheid geconstateerd wordt en mag niet leiden tot vermindering van de eigen democratische legitimiteit'. Vanuit dat perspectief heeft de gemeente ook in 2018 kansen die zij ziet benut samen met de buurgemeenten in de vorm van regionale samenwerking.

Veranderende samenleving
De inwoner, de ondernemer en de kiezer kijken anders naar de overheid dan twintig jaar geleden. Ze zijn erg gesteld op hun toegenomen vrijheid en van een overheid willen ze steun wanneer niemand anders dat kan geven of gefaciliteerd worden als zij iets willen ondernemen. Daarom beginnen we bij de vragen van onze inwoners en ondernemers. Wij werken op een actieve en betrokken wijze, met een constructieve en open houding, met oog voor individuele vragen en vooral ook voor de context waarin inwoners leven en werken. Daarbij gaan we niet voorbij aan de verantwoordelijkheid van onze klanten en het bredere maatschappelijk belang.  

Het veranderende beeld gaat uit van een wereld met gedeelde verantwoordelijkheid tussen publieke en particuliere partijen voor het dienen van het publiek belang. Bij de gemeenschappelijke waarden speelt vertrouwen een grote rol.
Bij de decentralisatie van het sociaal domein hebben we deze transitie aan den lijve ondervonden. En in het ruimtelijk domein met de invoering van de Omgevingswet is dit in volle gang. Er wordt meer ruimte voor particuliere ideeën en realisatie toegestaan waarbij algemene regels gelden, in plaats van gedetailleerde voorschriften. Een omschreven doel staat voorop en niet het middel om er te komen.

Een belangrijke ontwikkeling hierbij is de digitalisering van diensten en producten van de overheid. Gemeentelijke diensten en producten die nu nog deels analoog en fysiek worden aangemaakt en geleverd, gaan in de toekomst wellicht enkel nog via de digitale weg, met een landelijk digitaal adres en zonder personele bemoeienis van een gemeente.

Dit stelt flinke eisen aan de organisatie. Er wordt gewerkt aan een flexibeler inzet van personeel, waarbij we voortdurend kijken hoe we processen beter kunnen inbedden, welke competenties nodig zijn om processen te optimaliseren en uit te voeren. De flexibiliteit van de organisatie is een uitdaging voor de medewerkers en de leidinggevenden, waarbij we niet gaan proberen voor elke taak een medewerker aan te stellen, De uitdaging is om flexibel en pro-actief om te gaan met het oppakken van vragen of taken. Daardoor worden medewerkers uitgedaagd en maken we processen efficiënt en effectief.  

Voortgang strategisch personeelsbeleid
Dit vergt een andere aansturing van medewerkers. In 2016 is strategisch personeelsbeleid opgesteld, wat een belangrijk onderdeel is van de organisatiestrategie om die veranderende samenleving zo goed mogelijk te bedienen.

Onderwerpen die in het strategisch personeelsbeleid zijn beschreven:

1. Nieuw competentiebeleid
2. Nieuwe gesprekscyclus
3. Persoonlijke en afdelingswerkplannen
4. Nieuwe strategische personeelsplanning
5. Nieuw loopbaanbeleid (in-, door- en uitstroom)
6. Een gedegen structuur voor werkoverleg, werving, selectie en introductie
7. Vernieuwd opleiding-, beloning- en levensfase gericht beleid

De organisatiebrede en functiespecifieke competenties zijn al een aantal jaar beschikbaar en hier wordt regelmatig het gesprek over gevoerd. Op punt 3 en punt 6 komen we in de volgende alinea over sturing terug. Rondom loopbaanbeleid is in 2018 gestart met de bewustwording van medewerkers dat zij zelf aan het stuur van hun loopbaan zitten. In 2018 is er een introductiebrochure en proces opgesteld en geïmplementeerd. Ook punt 7 is afgerond in de afstemming met de OR, de formele vaststelling in het college moet nog plaatsvinden. De gesprekscyclus en Strategische Personeelsplanning worden in 2019 opgepakt. Op de verschillende onderdelen worden gedurende het jaar veel kleine acties ondernomen. Door managers en coördinatoren wordt steeds meer vanuit de visie en het nieuwe beleid gestuurd, waardoor verandering in de organisatie optreedt. Dit gebeurt met kleine stapjes en incrementeel, waardoor dit door de medewerkers wordt ervaren als een natuurlijk proces.

Sturing
In 2018 is de focus gelegd op integrale sturing. Deze doelstelling kwam voort uit de behoefte om in plaats van verkokerd meer integraal, afdeling-overstijgend, in samenhang op de verschillende doelstellingen en projecten te sturen. Dus meer op programma niveau dan op afdeling- of projectniveau. De missie, visie en vele ambities binnen de gemeente leiden tot veel verschillende projecten. Overzicht bewaren is noodzakelijk, alsmede zorgen dat zaken op elkaar aansluiten, elkaar niet tegenwerken en dat er inzicht en overzicht is in wat er speelt binnen de organisatie.

De programma’s omvatten de doelstellingen die de gemeente nastreeft. Het is belangrijk om het opdrachtgeverschap en het opdrachtnemerschap in de organisatie goed te beleggen. Dit is als volgt vormgegeven. Opdrachten worden in de afdelingen opgepakt en uitgevoerd, middels de lijnsturing. Projectsturing wordt toegepast voor opdrachten die dusdanig complex of multidisciplinair zijn dat die niet in de reguliere lijn kunnen worden opgepakt, maar een eigen projectorganisatie rechtvaardigen. Programma’s omvatten meerdere projecten en opdrachten die in het programma in samenhang en tot afstemming worden gebracht. Om hierbij ordening aan te kunnen brengen is in 2017 besloten aan te haken bij het INK-model. Tegelijkertijd bestaat de behoefte om, gezien de structuur van de organisatie met 3 afdelingen en daardoor een grote span of control, medewerkers te stimuleren tot meer zelforganisatie. En niet te vergeten de ambitie om opgavegericht werken te stimuleren zodat in de samenleving daadwerkelijk de beleving ontstaat dat de gemeente er voor de burger is en niet andersom. Het INK-model wordt organisatiebreed toegepast met de A3 systematiek. Deze biedt een praktische kapstok voor de jaarplannen. In 2018 is gestart met de implementatie van deze systematiek. Er is een sterke samenhang met de PDCA-cyclus waardoor sturing gedurende het jaar eenvoudiger wordt.

Personeel
Gemiddelde leeftijd over 2018 was 46,8 jaar.

Nota Bedrijfsvoering
Deze paragraaf is onderdeel van de Nota Bedrijfsvoering. De nota is terug te vinden op de agenda van de raadsvergadering van 24 oktober 2017 (agendapunt 9).

Toelichting:
Rekening 2016     Raad: werkkostenregeling fiscus + kosten onderzoek
                                       Griffie: geen inhuur
Rekening 2017     Raad: migratie naar iBabs+ toerekening werkkostenregeling
Rekening 2018     Raad: verhoging vergoeding raadsleden
                                       Rekenkamer: hogere externe advieskosten

Rekenkamercommissie
De Rekenkamercommissie (hierna RKC) is een instrument van de gemeenteraad. Staphorst is toegetreden tot de personele unie waarbij naast Staphorst de gemeenten Meppel, Steenwijk en Westerveld participeren.

Na de verkiezingen in het voorjaar van 2018 traden ‘nieuwe gemeenteraden’ medio aan. Dat gegeven maakte de planning van de onderzoeken voor het kalenderjaar 2018 wat lastig omdat de RKC normaliter in gesprek gaat met de gemeenteraden  over (mogelijk) te kiezen onderwerpen. Vanwege dat gegeven plus dat in mei 2018 de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) waarbij privacy een belangrijke rol speelt in werking trad, is er door de RKC voor gekozen om in alle vier gemeenten een onderzoek te doen naar de stand van zaken rond de ‘Informatiebeveiliging’.  Dit onderzoek naar de stand van de ‘Informatiebeveiliging is slechts ten dele een ‘terugkijkonderzoek’, zoals deze doorgaans door rekenkamercommissies worden uitgevoerd. Dit onderzoek heeft ook veel in zich van een momentopname omdat er nadrukkelijk naar is gekeken hoe de vlag er technisch en organisatorisch bij hangt op het gebied van de informatiebeveiliging, wat de (eventuele) zwakke plekken zijn en welke maatregelen zouden moeten worden getroffen om voor die ‘zwakke plekken’ een oplossing te vinden. Omdat niet alle vier de deelnemende gemeenten op dezelfde wijze het informatiebeheer hebben georganiseerd, is de aanpak tijdens dit onderzoek per gemeente enigszins verschillend geweest. De rapporten zijn eind februari 2019 naar de colleges gestuurd voor bestuurlijk wederhoor.

Daarnaast heeft de RKC met de raden gesproken over de manier waarop zij het contact met RKC wensen te onderhouden.  Naast de besprekingen van rapporten met de raden en het inventariseren van onderzoeksonderwerpen verliep het contact tussen de gemeenteraden en de RKC via de Klankbordgroep, waarin 2 raadsleden per gemeente en leden van de RKC zitting hebben. Ook in 2018 heeft de RKC halfjaarlijks overleg gevoerd met de Klankbordgroep en de griffiers.
De inventarisatie door de RKC van mogelijke onderzoeksonderwerpen voor 2019 vond in 2018 tegen het eind van het kalenderjaar plaats. In Staphorst werd daarbij gekozen voor een inventarisatie per fractie.
De werkelijke kosten over 2018 hebben ruim € 37.000 bedragen; begroot was € 17.000. Door de kosten van het onderzoek, met name advieskosten,  is deze post met € 20.000 overschreden.

In de nota bedrijfsvoering is vastgelegd
Staphorst wil haar eigenheid en zelfstandigheid behouden en bewaakt dat zorgvuldig. De samenwerking in de regio met buurgemeenten is daarom selectief, functioneel, gericht op meerwaarde, het versterken van elkaar, het verminderen van kwetsbaarheid en niet om het samenwerken perse.

Regionale samenwerking
De gemeente Staphorst neemt deel aan een aantal regionale samenwerkingsverbanden. Deze samenwerkingsverbanden komen verder aan bod in de paragraaf verbonden partijen.
Op het gebied van bedrijfsvoering is in 2016 besloten met 5 gemeenten te gaan werken aan een gemeenschappelijke interne controle functie.  Doelstelling hierbij is  ‘Een gezamenlijke onafhankelijke IC-functie die met behulp van een gestandaardiseerde aanpak bijdraagt aan het optimaliseren van procesbeheersing en financiële rechtmatigheid van de deelnemende gemeenten’.  In 2018  zijn een 6 tal processen via een vastgesteld instrumentarium op gestandaardiseerde wijze door de VIC functie onderzocht. Voor 2019 zal verder worden onderzocht of een gezamenlijk controleplan met een uniform rapportagemodel mogelijk is, welke structuur en formatie nodig zijn voor het gezamenlijk VIC-team, met welke kwaliteitseisen voor de invulling.

Staphorst heeft hierbij aangegeven dat samenwerken goed is, waarbij leren en verbeteren voorop staat, standaardisatie van controleprocessen een belangrijk item is  en in het jaar 2021 de gemeente in staat moet zijn om een rechtmatigheidsverklaring door het college te laten afgeven. Staphorst ziet overwegend voordelen in de uitvoering van de controle door de eigen (V) IC functionaris.

Beleidskaders waarbinnen wij de taken moeten uitvoeren:
1. Kostenverrekenmodel
2. Budgethoudersregeling
3. Treasurystatuut
4. Financiële verordening
5. Inkoop- en aanbestedingsbeleid
6. Mandaatbesluit
7. Controleverordening
8. Diverse personeelsregelingen
9. Visie op dienstverlening
10. Integraal beveiligingsbeleid

Personeel
Een belangrijk onderdeel binnen de bedrijfsvoering is het personeel. Uiteindelijk zijn het vooral de medewerkers van de gemeente die in belangrijke mate invulling geven aan de bestuurlijke doelstellingen en de wensen van de klanten. Dit maakt ook meteen duidelijk dat personeel een onderdeel is waarin geïnvesteerd moet (blijven) worden.

Loonkosten
De totale loonkosten over 2018 bedroeg: €  7.949.894.

Ziekteverzuim
Ziekteverzuim is niet los te zien van het sociale beleid; het is direct verbonden met de zorg voor de kwaliteit van arbeid, organisatie en medewerkers. Verzuim is voor een deel te beïnvloeden, waarbij het management een sleutelpositie vervult met betrekking tot preventie van verzuim en begeleiding van zieke medewerkers.

Cijfers
Het A+O fonds maakt jaarlijks aan de hand van de gegevens uit de personeelsadministratie een overzicht waarbij een aantal kerngegevens van de gemeenten op een rij worden gezet. Aan de hand hiervan kunnen de belangrijkste kengetallen over de personele samenstelling van de gemeente met gemiddelden van verschillende gemeenten worden vergeleken. In juli van elk jaar worden de uitkomsten gepubliceerd. De gegevens van de bezetting 2017, vergeleken met de gemeenten binnen de grootteklasse 10.000 tot 20.000 inwoners, zien er als volgt uit: 

Personeelsformatie
Stagiaires en oproepkrachten worden in het formatie-overzicht meegenomen. Deze worden onderaan het overzicht vermeld.

Personeel van derden
In 2018 hebben de gezamenlijke deelnemers van de Talentenregio de aanbesteding gedaan voor inhuur personeel tot schaal 9 en payroll. De nieuwe partij voor inhuur is Randstad en voor payroll Driessen. De contracten zijn gesloten voor een periode van 3 jaar. Voor inhuur/detachering vanaf schaal 9 is geen contract  gesloten. Hiervoor worden de vereiste offertes volgens het inkoop- en aanbestedingsbeleid opgevraagd

Ziekteverzuim
Het gemiddelde ziekteverzuim over het jaar 2018 is 3,76%. Dat is 0,25% meer dan over 2017. In één geval is deels sprake van werkgerelateerd verzuim.  Alle overige gevallen waren niet werkgerelateerd; dus ook niet beïnvloedbaar.
Het gemiddelde ziekteverzuim van gemeenten was 5,4% voor 2017. De gegevens van 2018 zijn nog niet bekend.

EPOS is de  nieuwe werkwijze die de gemeente Staphorst sinds 1 januari 2019 hanteert als het gaat om het aanvragen van een omgevingsvergunning, waar nodig incl. afwijkingsprocedure dan wel een herziening van het bestemmingsplan. De ontwikkeling van het proces is eind 2018 afgerond. In 2017 /2018 zijn onderdelen van het proces (zoals de Omgevingskamer) reeds geïmplementeerd. In 2019 wordt het implementatietraject voortgezet. De introductie van EPOS onder de inwoners van Staphorst wordt via een uitgebreide publiciteitscampagne ondersteunt. Er is een begin gemaakt met het optimaliseren van de interne processen en er wordt al meer met standaarden gewerkt. Daar gaan we mee door in 2019.

Het Omgevingsplein, het portaal waar iedereen overzichtelijk informatie kan krijgen over wat nodig is voor ruimtelijke initiatieven, is in 2019 "life" gegaan. Er volgt nog een verbeterslag met betrekking tot de vormgeving van het plein, , maar dit vormt geen belemmering bij het ontsluiten van de informatie die op  het plein te vinden is. De ruimtecoaches, die na de zomer zijn benoemd, gaan goed toegerust op pad om de initiatiefnemers en hun professionals te helpen bij hun aanvragen.

Eind 2018 is de leges verordening ingericht op het werken onder EPOS. Dat betekent over de hele lijn een halvering van de leges ten opzichte van de "oude"leges.

Met de professionals wordt het overleg voortgezet om de wijze waarop ‘het vertrouwen’ vorm kan worden gegeven uit te werken. Daaraan gekoppeld kan de balievergunning mogelijk al in de eerste helft van 2019 worden geïntroduceerd. We verwachten in de tweede helft van 2019 ook te kunnen experimenteren met het eerste bundelplan. Het anders en efficiënter werken begint dan zijn definitieve vorm te krijgen.

Op 23 januari 2018 is de visie op dienstverlening ‘Staphorst voor elkaar’ vastgesteld door de gemeenteraad. Om uitvoering te geven aan de ambities en uitgangspunten uit deze visie is een uitvoeringsprogramma dienstverlening opgesteld. Uit het vorige ‘project dienstverlening’ zijn verschillende onderdelen doorgeschoven naar het huidige programma dienstverlening. Voor een meer integrale aanpak en een betere samenhang van projecten en activiteiten werken we met een programma. Het uitvoeringsprogramma behorende bij de visie op dienstverlening ‘Staphorst voor elkaar’ beschrijft waar we staan en waar we mee aan de slag gaan. Aan de ambities/uitgangspunten uit de visie zijn concrete doelen en maatregelen gekoppeld. Bij de doelen en maatregelen is aangegeven welke inspanningen en activiteiten hierbij nodig zijn. De inspanningen en activiteiten worden (als projecten binnen het programma) gefaseerd uitgevoerd.

Wet waardering onroerende (Wet WOZ)
Jaarlijks worden alle onroerende zaken in het kader van de Wet WOZ voorzien van een waarde. Deze waarde is de grondslag voor diverse heffingen waaronder de onroerende zaakbelasting. De bekendmaking van de WOZ-waarde gebeurt op het aanslagbiljet gemeentelijke belastingen. De aanslagbiljetten zijn eind januari 2018 verzonden. Totaal zijn circa 7.000 biljetten verzonden.

Reacties naar aanleiding van de aanslagen gemeentelijke belastingen en WOZ beschikkingen 2018
Wij werken met informele bezwarenafhandeling. Dat betekent dat belastingplichtigen eerst telefonisch contact opnemen bij vragen over de WOZ-waarde en/of aanslag. In de media geven we dat extra aandacht. Deze werkwijze wordt ook door de Waarderingskamer (toezichthouder) onderschreven en geconcludeerd. Rechtstreeks contact is veel plezieriger en geeft vaak meer duidelijk over wat men nu echt voor bezwaren heeft. Uitleg en horen van de burger geeft verheldering.  Het aantal ontvangen bezwaarschriften bedraagt voor:

Stelsel van Basisregistraties
Nederland kent 12 basisregistraties. Een basisregistratie is een door de overheid officieel aangewezen registratie en bevat authentieke gegevens die door alle overheidsinstellingen verplicht worden gebruikt bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken. Dit kan ondermeer gaan om het aanpakken van maatschappelijke vraagstukken, uitrukkende hulpdiensten, het efficiënt vaststellen van het recht op een uitkering, het toetsen van vergunningaanvragen, het opleggen van belastingaanslagen of het bestrijden van fraude. Alle betrokkenen hebben baat bij slim gebruik van veel gebruikte overheidsgegevens zoals adressen, persoonsgegevens, objectgegevens, bedrijfsnamen en geo-informatie.

Gemeente Staphorst heeft haar Basisregistraties geclusterd
De basisregistraties waarvoor de gemeente verantwoordelijk is zijn de BAG, BGT, BRP en WOZ. Bij de gemeente Staphorst zijn deze centraal bij het team Gegevensbeheer, afdeling Bestuur- & Managementondersteuning belegd. Met deze clustering vindt optimale gegevensuitwisseling en afstemming van de processen plaats. Dit komt ten goede aan de kwaliteit. Deze kwalitatief hoogwaardige gegevens zijn zowel voor externe- als interne afnemers van belang. Via koppelingen met andere basisregistraties wordt veel informatie uitgewisseld. Dit past bij het principe van ‘éénmalig inwinnen, meervoudig gebruik’.

Alle overheden zijn verplicht bij de uitvoering van hun publieke taken gebruik maken van gegevens uit het Stelsel van Basisregistraties. Dat betekent dat alle gemeenten, provincies, waterschappen, zelfstandige bestuursorganen en overige organisaties met een publieke taak gebruik maken van de basisregistraties.

De voordelen van een basisregistratie zijn:
- een betere dienstverlening aan burgers en bedrijven, want de gegevens zijn actueel en betrouwbaar;
- administratieve lastenverlichting, want het kost bedrijven en burgers minder tijd en minder moeite om gegevens aan te leveren en in te zien;
- een betere samenwerking binnen de overheid, want eenduidige afspraken over gegevens maken eenvoudige uitwisseling van de gegevens mogelijk. Opnieuw inwinnen of intekenen van dezelfde gegevens om de gegevens met elkaar uit te kunnen wisselen is dus niet meer nodig;
- kostenbesparing, want minder fouten, minder inwinnen en minder communicatieproblemen zorgen voor minder kosten.

Aanslagen gemeentelijke belastingen op MijnOverheid
MijnOverheid biedt burgers toegang tot berichten, persoonlijke gegevens en lopende zaken. Het is overzichtelijk. In 2018 zijn alle aanslagbiljetten zowel per post als digitaal aangeboden. Ook geeft MijnOverheid inzicht in het taxatieverslag. 23% van de aanslagbiljetten zijn digitaal aangeboden via de Berichtenbox. Invorderingsmaatregelen worden ook zowel per post als digitaal aangeboden. In 2019 sturen wij alleen die aanslagbiljetten per post waarvan inwoners niet aangemeld zijn op de Berichtenbox.

Voormelding WOZ waarde
Jaarlijks wordt een gedeelte van de gemeente aangeschreven om kennis te nemen van de voorlopige WOZ-waarde. Het werken met voormeldingen heeft als doel vooraf afstemming te hebben over de van belang zijnde gegevens en daarmee de WOZ waarde. Hiermee kan een eventuele bezwaar- of beroepsprocedure worden voorkomen. Deze werkwijze heeft als doel bij te dragen aan transparantie en een hogere acceptatie bij belanghebbenden. Het werken met voormeldingen wordt tevens door de Waarderingskamer onderschreven. De Waarderingskamer controleert en beoordeelt gemeenten op de uitvoering van de Wet WOZ.

Toekomstbestendig burgerzaken
Eind 2017 is de overstap gemaakt naar iBurgerzaken. De voormalige applicatie waarmee  door de medewerkers van burgerzaken werd gewerkt was sterk verouderd. iBurgerzaken is een gebruiksvriendelijke applicatie. Bovendien kan een inwoner steeds meer digitaal regelen. Voorbeelden hiervan zijn: een verhuizing, geboorte of melding voorgenomen huwelijk. Deze digitale aangiften komen vervolgens rechtstreeks in de werkvoorraad van de medewerkers van burgerzaken. Vanuit de werkvoorraad kunnen de medewerkers de aangiften digitaal verwerken in de BRP. Dit is een aanzienlijke efficiëntieslag en biedt de burger, naast de reguliere openingstijden, meer mogelijkheden om met de gemeente zaken te doen. Steeds meer processen kunnen worden gedigitaliseerd.

Inkopen en Aanbesteden
In maart 2018 is het nieuwe Inkoop- en Aanbestedingsbeleid en Protocol in werking getreden en is er, zover bekend, conform het nieuwe beleid en protocol gewerkt. De Inkoopadviseurs hebben de organisatie in verschillende bijeenkomsten geïnformeerd over het nieuwe beleid en het protocol. Het digitaal aanbesteden is gestimuleerd en er zijn al een groot aantal aanbesteding digitaal uitgevoerd via Aanbestedingskalender.
Bij de vaststelling van het nieuwe Inkoop- en Aanbestedingsbeleid is er in de besluitvorming opgenomen dat de gemeente Staphorst per 1 januari 2019 het Uitnodigingsbeleid conform de gemeente Steenwijkerland wil invoeren. Hiervoor is een collegeadvies opgesteld en is na goedkeuring door het college het Inkoop- en Aanbestedingsprotocol geactualiseerd. Per 1 januari 2019 zal de gemeente Staphorst bij meervoudig onderhandse aanbestedingen vooraf zelf 3 geschikte ondernemers selecteren voor inschrijving op de aanbesteding. Vervolgens wordt de aanbesteding gepubliceerd op de gemeentelijke website, Twitter en LinkedIn en kunnen geïnteresseerde partijen zich aanmelden. Uit de geschikte aanmeldingen worden dan nog maximaal twee extra ondernemers geloot die ook mogen inschrijven. Hiermee wordt meer transparantie aangebracht in de aanbestedingen. In 2018 is door de drie samenwerkende gemeenten een Samenwerkingsagenda 2019 opgesteld. De punten op deze agenda zijn:  
- actualiseren Algemene Inkoopvoorwaarden;
- opstellen Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen;
- harmoniseren en actualiseren standaard inkoopdocumenten;
- standaard methodiek voor uitvoeren spendanalyses en het optimaliseren inkoopcontractbeheer.

Met uitvoering van deze punten wordt het Inkopen en Aanbesteden binnen de gemeente Staphorst naar een hoger niveau gebracht en zal er meer eenheid in aanbestedingen ontstaan tussen de drie samenwerkende gemeenten. Dit is mede in het voordeel van de ondernemers uit de gemeente Staphorst die veelal ook actief zijn in de andere gemeenten.

Informatievoorziening en automatisering
De gemeente sluit steeds meer aan bij de trends en ontwikkelingen op het gebied van de digitalisering van de gemeentelijke dienstverlening, het sociaal domein en de omgevingswet. Dit stelt steeds hogere eisen aan de kwaliteit van de gemeentelijke informatievoorziening en automatisering. Dit betekent voor de gemeente Staphorst dat we een antwoord moeten vinden op de volgende uitdagingen:
- Centrale opslag, ontsluiting en beschikbaar stellen van informatie: De gemeente wil haar informatie opslaan in een centraal ‘geheugen’. Zo kan de juiste informatie tijdig ter beschikking gesteld worden aan inwoners, bedrijven en instellingen.
- Hergebruik van informatie: De gemeente legt heel erg veel informatie vast over een tal van onderwerpen. Door deze informatie te gaan hergebruiken kan de gemeente meer inzicht krijgen en beter inspelen op ontwikkelingen. Het borgen van de privacy van onze inwoners staat hierbij voorop.
- Veiligheid van informatie: Het borgen van de informatieveiligheid en privacy is essentieel in de toenemende digitalisering. Steeds meer systemen worden aan elkaar gekoppeld en steeds meer mensen moeten toegang krijgen tot dit netwerk van informatie. Dit veilig maken en houden heeft de hoogste prioriteit.
- Kwaliteit van informatie: De gemeente levert veel van haar producten en diensten in de vorm van informatie. Dit maakt informatie tot een belangrijk primair product van de gemeente. Om de kwaliteit van dit product te borgen worden jaarlijks diverse controles en audits uitgevoerd. Door deze controles en audits samen te brengen binnen één kwaliteitszorgsysteem en control cyclus wil de gemeente nog meer grip krijgen op de kwaliteit van haar informatievoorziening.

Naast bovengenoemde uitdagingen is het zaak zo optimaal mogelijk mee te bewegen met al die ontwikkelingen en trends in de samenleving, daarbij te anticiperen op bijgestelde verwachtingen en aan te sluiten op nieuwe kansen die ontstaan. Om dit alles op een juiste wijze vorm te geven is in 2018 een verdere invulling gegeven aan het informatiebeleidsplan, is er een gap-analyse opgesteld voor informatiebeheer en is daar waar nodig het documentkader vernieuwd. Verder hebben we een drietal projecten afgerond welke bijdragen aan een beter informatiebeheer

Optimaliseren sjabloonbeheer
De gemeente Staphorst gebruikt zo’n 150-200 sjablonen in de diverse documentstromen. In 2018 is software aangeschaft om deze sjablonen eenvoudiger te kunnen beheren. Hierdoor kunnen mutaties aan sjablonen efficiënter en veiliger worden aangepast en gaan er geen foutieve brieven meer de organisatie uit. Vanaf mei 2019 worden deze sjablonen voor de medewerkers ontsloten.

Grip op onze processen, werkwijzen en verantwoordelijkheden
In 2018 is software aangeschaft om alle processen te beschrijven en te beheren. Dit heeft als voordeel dat er op eenduidige wijze inzicht is in al deze processen en verantwoordelijkheden, rollen en functies kunnen worden vastgelegd. Hierdoor borgt de gemeente Staphorst de informatiehuishouding. In deze software is het ook mogelijk op basis van alle gemeentelijke processen een register gegevensverwerking (AVG wetgeving) op te stellen en te beheren zodat een centraal punt voor informatie ontstaat.

Digitalisering archiefcollecties
Digitaal informatiebeheer heeft de toekomst. De gemeente Staphorst zit in een omslag naar een situatie waarin het digitale document leidend is in plaats van het papieren document. In dit kader worden de bestaande archiefcollecties gedigitaliseerd. De eerste resultaten zijn in 2017 opgeleverd, de planning is dat medio mei 2019 alle dossiers gedigitaliseerd zijn en ontsloten kunnen worden door de medewerkers.

Automatisering
Inrichting werkplek
In 2018 zijn ruim 80 medewerkers voorzien van een mobiele werkplek. Met een mobiele werkplek kunnen medewerkers op ieder moment van de dag en op elke locatie hun ICT-werkplek gebruiken.  

In 2018 zijn de volgende ICT-projecten geïmplementeerd:
-werkplek op basis van Citrix
-telefooncentrale en toestellen op basis van VOIP
-start implementatie Windows 2016 server
-migratie Windows domain-controllers
-migratie Microsoft Exchange
-vervanging AS400 ten behoeve van belastingen en financiën.
-implementatie Zivver ten behoeve van veilig emaillen

Informatieveiligheid
Burgers en bedrijven verwachten een betrouwbare overheid die zorgvuldig met informatie omgaat. Gemeenten spelen hierin een belangrijke rol. Het gaat om beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie, in de meest brede zin van het woord. Het waarborgen van de betrouwbaarheid van informatie zorgt voor een goede kwaliteit en continuïteit van de bedrijfsvoerings- en dienstverleningsprocessen.

Verantwoordingsproces informatieveiligheid
Verantwoording over informatiebeveiliging binnen gemeenten vindt plaats met behulp van Ensia (Eenduidige Normatiek Single Information Audit ).

Horizontale verantwoording
ENSIA helpt gemeenten in één keer verantwoording af te leggen over informatieveiligheid gebaseerd op de BIG. Met ENSIA sluit de verantwoording over informatieveiligheid aan op de planning en control-cyclus van de gemeente.

Verticale verantwoording
ENSIA structureert ook de verticale verantwoording richting de rijksoverheid, over de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Basisregistratie Ondergrond (BRO) en de Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (SUWI).

Informatiebeveiligingsbeleid en -analyse/plan van aanpak
In 2018 is het informatiebeveiligingsbeleid geactualiseerd en vastgesteld. Daarnaast is er met behulp van een GAP-analyse en een risico-inventarisatie gekeken in hoeverre  het informatiebeveiligingsbeleid in de praktijk toegepast wordt. De resultaten hiervan zijn vastgelegd in de informatieveiligheidsanalyse.

De verschillen, oftewel de nog te nemen maatregelen, zijn geprioriteerd. De maatregelen waar we de komende periode aandacht wordt besteed zijn vastgelegd in een plan van aanpak voor de jaren 2018 en 2019.

Uitvoering verbeteracties
In de huidige formatie is onvoldoende ruimte om de noodzakelijke maatregelen uit te voeren. Dit vormt een risico wat er voor kan zorgen dat de beveiliging van onze informatie in het geding komt. Daarom is er voor gekozen om externe ondersteuning in te schakelen voor het implementeren van de maatregelen informatiebeveiliging uit het plan van aanpak 2018-2019. In 2019 zal de raad voorgesteld worden hiervoor structurele formatie beschikbaar te stellen.

Beveiligingsincidenten
Op grond van artikel 3.5 van het informatiebeveiligingsbeleid legt de coördinator informatiebeveiliging beveiligingsincidenten vast ten behoeve van een rapportage aan het MT.
In 2018 zijn 9 beveiligingsincidenten met een lage impact geregistreerd. Daarvan zijn er 7 aangemerkt als datalek. 2 daarvan waren meldingsplichtig en zijn gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Privacy
Op 26 mei 2018 is de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Om aan de AVG te kunnen voldoen is privacybeleid opgesteld. Samen met 3 buurgemeenten zijn 2 Functionarissen Gegevensbescherming aangesteld. De implementatie van het beleid in de organisatie is nog onvoldoende geborgd. In 2019 zal de raad voorgesteld worden hiervoor formatie beschikbaar te stellen. 

Strategisch communicatiebeleid
In 2015 is het strategisch communicatieplan (2015-2018) vastgesteld door het college van B&W. De actiepunten uit dit plan zijn grotendeels uitgevoerd. Eén ervan was het project huisstijl in 2017. In 2018 is verder gewerkt aan het verbeteren en versterken van onderwerpen als burgerparticipatie, zichtbaarheid van de gemeente en social media.

Algemeen
De gemeente Staphorst wil een financieel gezonde gemeente zijn. Daarbij is het onder meer van belang dat de gemeente een structureel sluitende (meerjaren)begroting heeft. Het beleid is in belangrijke mate aangegeven in het coalitieakkoord en vormt daarmee mede de grondslag voor het beheer.

Kaders
- Wettelijke bepalingen: Gemeentewet, Besluit Begroting en Verantwoording;
- Financiële verordening gemeente Staphorst (2017);
- Nota Reserves & Voorzieningen (2015);
- Nota Waardering & Afschrijving (2017);
- Coalitieakkoord “vertrouwen in dynamisch Staphorst” 2014 – 2018;
- Coalitieakkoord "samen, voor elkaar!"

Wat wilden we bereiken?
- Uitvoering coalitieakkoord;
- Een sluitende (meerjaren)begroting;
- De afvalstoffen- en rioolheffingen zijn kostendekkend;
- Retributies en belastingen: jaarlijks te verhogen met het inflatiepercentage;
- De onroerende zaak belasting is naast het inflatiepercentage niet extra verhoogd.

Wat hebben we daarvoor in 2018 gedaan?
- Er is zo effectief en efficiënt mogelijk om gegaan met de gemeentelijke dienstverlening;
- De tarieven van de belastingen, met uitzondering van de afvalstoffen- en rioolheffing, zijn in 2018 verhoogd met 1,5% inflatiecorrectie;
- De afvalstoffenheffing is met gebruik van de bestemmingsreserve kostendekkend gemaakt;
- Het college heeft de begroting met een positief saldo aangeboden;
- De verbeterpunten die voortkomen uit de interne controle zijn op gevolgd.

P&C-cyclus
De financiële bedrijfsvoering (financieel beleid en financieel beheer) vervult een belangrijke plaats op het speelveld van de bedrijfsvoering. Het is de spil in de gemeentelijke planning & control (P&C). Doel van de p&c - cyclus hierbij is om deze zodanig in te richten dat het management, het college en de raad in staat worden gesteld om de juiste beslissingen te nemen. In deze cyclus vormden de jaarrekening, zomernota en begroting de belangrijkste onderdelen. Uiteraard blijft de (door)ontwikkeling van de cyclus een permanent aandachtspunt. Zo zijn, en bedoeld om de werkzaamheden te concentreren en de medewerkers te faciliteren,  dit jaar de week van de jaarrekening en de zomer-3 daagse ingevoerd.  
Naar aanleiding van de verkiezing voor de gemeenteraad (maart 2018) is op basis van het nieuwe coalitieakkoord en collegeprogramma de begroting 2019 in het financieel managementsysteem Pepperflow opnieuw ingericht.

Consulentschap/adviesfunctie
De invulling van de consulentschap-functie was dit jaar intensief. Dit door het groot aantal nieuwe medewerkers en een tweetal nieuwe managers waardoor er meer behoefte aan ondersteuning was. Daarnaast gaf de adviesfunctie een extra belasting op de beschikbare capaciteit. In dit verband moet ook het werkonderdeel invordering worden genoemd. 

'Eigen' bedrijfsvoering
De voorbereiding op de overgang op de verplichte e-facturering per medio april 2019 zijn succesvol afgerond. Dat kan ook worden gezegd van de implementatie van de Vennootschapsbelasting.
Er is verkennend onderzocht of het huidige financiële pakket (FMS) nog aan de huidige eisen kan blijven voldoen. 

Interne controle | rechtmatigheid
Er is uitvoering gegeven aan artikel 2 lid 2 van de Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Staphorst (artikel 213 verordening).
Op basis van het controleplan, waarin de samenwerking met de 4 regiogemeenten (zie hieronder) is opgenomen zijn diverse bedrijfsonderdelen getoetst op rechtmatigheid, juistheid en volledigheid. Doel van deze onderzoeken is om te komen tot een oordeel over het getrouwe beeld en rechtmatigheid van de jaarrekening. De interne controle heeft gedurende het gehele jaar 2018 plaats gevonden.

Door de accountant is begin juli 2018 een goedkeurende controleverklaring af gegeven voor de jaarrekening 2017, inclusief een accountantsverslag met verschillende aanbevelingen. Deze aanbevelingen en het monitoren hiervan vormden een onderdeel van de Interne Controle over het jaar 2018.  Er is een vervolg gegeven aan de samenwerking op het gebied van interne controle met de gemeenten Meppel, Westerveld, Zwartewaterland, Steenwijkerland en Staphorst.
Met deze 4 regiogemeenten zijn de volgende 6 belangrijkste processen in gezamenlijk gecontroleerd:
- Inkoop/betalingsverkeer
- Omgevingsvergunning
- WMO
- Subsidies
- Personeelslasten
- Belastingen

Het controleprotocol voor de periode 2015 - 2018 is door de raad vastgesteld evenals het normenkader door het college. Er is een start gemaakt met het actualiseren van  de Algemene Regeling Budgethouderschap (ARB).

Risicomanagement
Het is van belang dat de bewustwording en de toepassing van risicomanagement binnen de ambtelijke organisatie een permanent aandachtspunt is en blijft. De geactualiseerde nota Weerstandsvermogen & Risicobeheersing is op 26 september 2017 vast gesteld. Zie verder de paragraaf Weerstandsvermogen & Risicobeheersing waarbij u de uitkomsten aan van de daarvoor ontwikkelde instrumenten aan treft.

Toezichtvorm (provinciaal)
De toezichthouder (Provincie Overijssel) heeft bij brief van 19 december 2017 meegedeeld dat de gemeente Staphorst voor de programmabegroting 2018 onder het regulier (oftewel het repressief) toezichtvorm is komen te vallen. Het repressief (regulier) toezicht houdt in dat de begroting:
• is beoordeeld aan de hand van wettelijke criteria: Gemeentewet.
• de begroting 2018 en meerjarenraming 2019 - 2021 voldoen de nadere uitwerking in het  landelijk Toezichtkader 'Kwestie van evenwicht!'
• Daarbij is eveneens de begrotingsbrief 2017 d.d. 14 maart 2017 betrokken.

In het kader van het InterBestuurlijk Toezicht heeft onze gemeente de de kleuring groen gekregen. Dat wil zeggen dat het toezichtregime oftewel de intensiteit van het toezicht laag is.

Dienstverlening accountant
Besloten is om gebruik te maken van de optie waarbij de dienstverlening door de huidige accountant PWC-accopuntants  met 1 jaar is verlengd. Komend jaar zal deze dienstverlening (Europees) worden aanbesteed.

Doorontwikkeling afdeling financiën
In februari 2018 heeft het organisatieadviesbureau BMC een advies uitgebracht met daarin een analyse die antwoord moest geven  op de vraag of het team Financiën toegerust is voor de toekomst.  Deze analyse mondde uit in een verbeteragenda met voorstellen. Als uitvloeisel van de verbeteragenda is in 2018 onder meer een concept-"organisatie-ontwikkelplan" opgesteld waarin de functies en de functieprofielen opnieuw zijn herijkt, mede in relatie tot de ontwikkelagenda.  In 2019 wordt er een definitief organisatieplan worden vast gesteld.

Uitvoering financiële verordening (herziening beleidsnota’s)
Ter uitvoering van de financiële verordening ex. art. 212 Gem.wet dienden in 2018 de volgende (bijgestelde) nota’s ter vaststelling te worden aangeboden.

Beheer verzekeringsportefeuille
Het afwikkelen van aansprakelijkheidstellingen vormt bij het beheer een belangrijk onderdeel. In samenwerking met de gemeente Zwartewaterland heeft begin 2018 een Europese aanbesteding van de verzekeringsportefeuille plaats gevonden.

Toelichting:    
- Schommelingen met name veroorzaakt door onderhoudskosten ter uitvoering van gebouwen beheerplan; 
- 2018: kosten inhuur externe adviseur voor project verduurzaming gemeentehuis.

Toelichting:
Bijdrage DOZ-gemeenten
Olst/Wijhe maakt vanaf 2016 geen gebruik meer van het SAP-beheer.

Rekening 2016 *)2
Tegenover de meeropbrengst bijdragen DOZ-gemeenten staan hogere kosten derden.

Rekening 2017 *)1
Eigen uren: maakt vanaf 2017 deel uit van loonkosten Taakveld Overhead.

Toelichting:
Rekening 2015                                  er is in de maand september 2015 een tractor met toebehoren in eigen beheer genomen
Rekening 2016                                  uitkomsten blijven per saldo binnen de begroting
Rekening 2017                                  vervoermiddelen: lagere kapitaallasten, minder energieverbruik  tractor
Rekening 2018                                  advieskosten vervanging vrachtwagen