Meer
Publicatiedatum: 10-07-2020

Inhoud

Programma onderdelen

Paragraaf 4 - Bedrijfsvoering

Organisatie algemeen

Algemeen

Een goed bestuur is er voor haar samenleving en bestuurt op democratische en transparante wijze met het algemeen belang voor ogen. Dat doen we lokaal met onze inwoners en ondernemers. In de regio werken we samen met de provincie, andere gemeenten en overheden. Wij zijn dienstbaar aan de Staphorster samenleving.

De ‘kapstok’ van de doorontwikkeling is onze missie en visie. Deze is tegelijk met de omgevingsvisie vastgesteld als de missie en visie van de gemeente Staphorst.

Missie
De mission statement (slogan) luidt: ‘Kleurrijk Staphorst biedt met stip ruimte om samen te leven’.
De missie:
- Staphorst is een gemeente met karakter, lef, vernieuwend en ondernemend;
- Wij geven de Staphorster samenleving ruimte en vertrouwen om verantwoordelijkheid te nemen. Inwoners en bedrijven die ons nodig hebben, kunnen op ons rekenen. We versterken en versnellen initiatieven in de samenleving en werken samen aan resultaat;
- Wij zetten ons in voor het proces van ‘zorgen voor’ naar ‘zorgen dat’.

Visie
Een visie geeft een ambitieus beeld van de gewenste organisatie en richt zich op het benutten van kansen en op de toekomst. Het geeft antwoord op vragen als; welke ontwikkelingen zijn belangrijk en van invloed, welke ambities heeft de organisatie en welke kerntaken dienen geïdentificeerd en uitgewerkt te worden.
De visie van gemeente Staphorst luidt:
De samenleving ontwikkelt zich voortdurend. De gemeente Staphorst beweegt flexibel mee en maakt gebruik van de kracht van die samenleving: de gemeente ontwikkelt zich van een regisserende, bepalende overheid naar een loslatende, voorwaardenscheppende, burgergerichte overheid.
In verbondenheid met burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties nemen we verantwoordelijkheid voor de woon-, werk- en leefomgeving.

Kernwaarden en cultuur
De belangrijkste kernwaarden vormen de basis voor de cultuur die past bij de missie en die bijdragen aan het welslagen van de visie. Het sturen op de kernwaarden draagt bij aan de gewenste cultuur; een cultuur die het verlengde van de missie en visie vormt en de doelen van de organisatie zal realiseren. We versterken waar we goed in zijn.
De kernwaarden waar de gemeente Staphorst voor staat zijn:
-Verantwoordelijkheid
- Daadkracht
- Vertrouwen
- Participatie

Samenwerking

Bij dit thema wordt aangesloten bij het coalitieakkoord. Daar waar samenwerking mogelijk is en leidt tot efficiënt werken, mogelijke kwaliteitsverbetering en kostenbesparend is zal deze samenwerking worden gezocht. Dit is en blijft een permanent proces. Op dit moment werken we met diverse regio gemeenten en andere instanties samen.

Relevante beleidskaders

Beleidskaders waarbinnen wij de taken moeten uitvoeren:
1. Kostenverrekenmodel
2. Budgethoudersregeling
3. Treasurystatuut
4. Financiële verordening
5. Inkoop- en aanbestedingsbeleid
6. Mandaatbesluit
7. Controleverordening
8. Diverse personeelsregelingen
9. Visie op dienstverlening
10. Integraal beveiligingsbeleid

Personeel | HRM

Personeel
Het personeel is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering, zij geven immers invulling aan doelstellingen van de gemeente en de wensen van de inwoners.

Loonkosten

De totale loonkosten over 2019 bedroegen          € 8.771.357
De begrote loonkosten over 2019 bedroegen      € 9.825.463

Het verschil komt door het ontstaan van vacatures na opstelling van de begroting. Deze vacatures kunnen niet altijd (tijdig) worden ingevuld. De loonruimte is gebruikt voor inhuur om de werkzaamheden door te laten gaan. Dit heeft uiteindelijk geleid tot een overschrijding van de loonsomsturing van € 100.000,-.

Ziekteverzuim
Het gemiddelde ziekteverzuim over 2019 bedroeg 4,71%, een stijging van bijna 1% ten opzichte van 2018 (3,74%). Deze stijging kan verklaard worden doordat er iets meer langdurig zieken waren in 2019. De gemiddelde verzuimduur bedroeg in 2019 10,3 dagen per verzuimmelding, in 2018 was dit nog 5,7 dagen per verzuimmelding. Ook deze stijging kan verklaard worden door het langdurige verzuim.
Het gemiddelde ziekteverzuim van gemeenten met minder dan 20.000 inwoners bedroeg in 2018 4,9%. Het ziekteverzuimpercentage van alle gemeenten bedroeg 5,8%.

Cijfers
Het A+O fonds maakt jaarlijks aan de hand van de gegevens uit de personeelsadministratie een overzicht waarbij een aantal kerngegevens van gemeenten op een rij worden gezet. Aan de hand hiervan kunnen de belangrijkste kengetallen over de personele samenstelling van Staphorst worden vergeleken met de gemiddelden van gemeenten met een vergelijkbare omvang en met alle gemeenten. Het A+O fonds publiceert jaarlijks in juli de cijfers over het voorgaande jaar. Dit is dan ook vergelijking tussen de cijfers van Staphorst over 2019 met de cijfers van het A+O fonds van 2018.

 Gemiddelde leeftijd
in jaren
Gemeente Staphorst 46,8
Gemiddelde over deelnemende gemeenten A+O fonds 48,7

 

 Samenstelling personeel naar geslacht
Vrouw
Man
Gemeente Staphorst 42% 58%
Gemiddelde over deelnemende gemeenten A+O fonds 44% 56%
Samenstelling personeel naar dienstverband Voltijd Deeltijd Gem. deeltijdpercentage
Staphorst 53% 47% 86%
Gemiddelde over deelnemende gemeenten A+O fonds 50,0% 50,0% 84%
  Aantal FTE's per 1.000 inwoners

Staphorst

7,7
Gemiddelde over deelnemende gemeenten A+O fonds 8,4

Personeelsformatie
Stagiaires en oproepkrachten worden in het formatie-overzicht meegenomen. Deze worden onderaan het overzicht vermeld.

Organisatieonderdeel Formatie 31 december 2016 Formatie 31 december 2017 Formatie 31 december 2018
Formatie 31 december 2019
1. Bestuur  
College + Griffier 4,88 5,22 5,62

4,67

         
2. Ambtelijke organisatie  
Secretaris 1,00 1,00 1,00
1,00
Bestuur & Managementondersteuning 35,17 43,31 53,51
55,56
Ontwikkeling & Beheer 41,53 45,59 46,34
48,60
Samenleving 32,93 25,64 24,53
26,19
Totaal ambtelijke organisatie 110,63 115,54 125,38
131,35
         
3. Diversen  
Oproepkrachten kantine, bode, sporthal en dienstencentrum 0,70 0,50 0,77
0,88
Babsen 0,09 0,07 0,08
0,08
Stagiaires 0,67 1,81 1,00
4,00
Totaal diversen 1,46 2,38 1,85
4,96

 

Ontwikkeling burgerzaken

Toekomstbestendig burgerzaken

De werkzaamheden op Burgerzaken verschuiven in de toekomst en vragen dus om andere capaciteit/competenties qua personeel(s)bezetting. De verschuiving is het gevolg van:

  • digitalisering/Selfservice/digitale agenda 2020
  • reisdocumenten dip
  • bezorgen reisdocumenten en/of rijbewijzen
  • fraudebestrijding.

Bovenstaande betekent een verplaatsing van werkzaamheden van front- naar backoffice en nieuwe taken met als gevolg dat er meer of wat anders (opleiding/competenties) van de medewerkers wordt gevraagd. Dit betekent investeren in opleiding, kennis, certificering.

Inkopen en aanbesteding

Inkopen en Aanbesteden

Er zijn nieuwe inkoopvoorwaarden vastgesteld voor de gemeenten Staphorst, Steenwijkerland en Zwartewaterland. Conform de methode Steenwijkerland is er een uitnodigingsbeleid door middel van publicaties geïntroduceerd.
Er is een tool aangeschaft voor het uitvoeren van spendanalyses voor het inzicht krijgen in inkoopvolume, het aantal crediteuren en het aantal facturen per inkooppakket.
Verder is er een concept-actieplan opgesteld voor Maatschappelijk Verantwoordelijk Inkopen, welke begin 2020 in het MT wordt behandeld.

ICT

Informatieveiligheid
Verantwoording over informatieveiligheid, zowel horizontaal als verticaal, vindt plaats met behulp van ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit ). Er was onvoldoende ruimte om de noodzakelijke maatregelen uit te voeren, ondanks de ingeschakelde externe ondersteuning. Door de raad is extra formatie beschikbaar gesteld voor een CISO. Het afgelopen jaar zijn 12 beveiligingsincidenten geregistreerd, waarvan 11 met een lage impact. Daarvan zijn er 7 aangemerkt als datalek. 1 daarvan is gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Informatiebeheer

Naar aanleiding van de KPI rapportage 2018 is er gewerkt aan de verbetering van de kwaliteit van de informatie. De archiefverordening is geactualiseerd en I-navigator in gebruik genomen als onderlegger voor het zaakgericht werken, het vastleggen van de werkprocessen en als het centrale register voor gegevensverwerking.  Het handboek DIV is geactualiseerd en wordt in februari 2020 ter vaststelling aangeboden aan het MT. In het 4e kwartaal is de aanschaf van de selecttool gerealiseerd. Hiermee kan vanaf het 2e kwartaal 2020 geautomatiseerd de steekproefgrootte worden bepaald voor te controleren en te bewaren zaaktypen, waardoor het mogelijk is om rapportages te verstrekken over de kwaliteit van de zaakdossiers.

Ontwikkelingen gegevensbeheer
Er is aandacht voor waar taken of processen slimmer en efficiënter kunnen. De processen van de BAG en WOZ zijn verder geïntegreerd. Het toekennen of intrekken van huisnummerbesluiten is binnen het team gegevensbeheer belegd. De verplichting te moeten taxeren op oppervlakte is een voorbeeld dat resulteert in het verder afstemmen/integreren van processen.

Privacy
Om het privacybeleid verder te implementeren zijn er de nodige stappen gemaakt. Er zijn o.a. procedures opgesteld voor de afhandeling van datalekken en het uitvoeren van Data Protection Impact Assessments. Er is een eerste versie van een verwerkingsregister opgesteld en een standaardverwerkersovereenkomst vastgesteld. Daarnaast is er flink geïnvesteerd in de bewustwording van medewerkers, hetgeen een continu punt van aandacht blijft.

Financiën

Financiën

Naast de uitvoering van de dagelijkse financiële bedrijfsvoering, heeft het jaar 2019  voor Financiën in het teken gestaan van structurering en kwaliteitsverbetering. Dit betreft:

  1. Personeel
  2. Informatiesystemen
  3. Processen

Hierbij hebben zowel continuïteit van dienstverlening, als de toegevoegde waarde van de financiële functie centraal gestaan.

Belangrijk onderdeel hiervan is het Planning & Control  (P&C) proces. Naar aanleiding van de ervaringen rond de Zomernota 2019 is dit proces geëvalueerd. De aanbeveling is om huidige proces Zomernota aan te passen. Met ingang van 2020 verschijnt er een separate  Kadernota (het meerjarenperspectief), en begroting voor het komende jaar. Deze twee planningsproducten worden dan  losgekoppeld van de voortgangrapportage  over lopende jaar (bestuursrapportage). Definitieve goedkeuring heeft op het moment van de het samenstellen van de jaarrekening 2019 nog niet plaats gevonden.

Belastingen

Taxeren op gebruiksoppervlakte

Vanaf 2022 moeten alle WOZ-woningtaxaties gebaseerd moeten zijn op de gebruiksoppervlakte van de woning. Nu gebruiken gemeenten nog vaak de bruto inhoud van de woning om woningen met elkaar te vergelijken. Zo ook in Staphorst. Vanaf 2022 moet iedere gemeente de woningen op dezelfde manier meten.
In 2019 zijn alle gebruiksoppervlakten geïnventariseerd en geregistreerd. Er is gebruik gemaakt van het combineren van de beschikbare gegevens uit de BAG en WOZ. Daarnaast van kaartmateriaal en 3D (hoogte)modellen.  De WOZ waarden van het belastingjaar 2020 zijn op basis van gebruiksoppervlakten bepaald. Hiermee is tijdig voldaan aan de verplichting de WOZ taxaties op basis van oppervlakten te doen.

Geovisie

Geovisie
Afgelopen jaren zijn belangrijke stappen gezet om de wettelijk verplichte implementaties van diverse Basisregistraties tijdig te realiseren. Denk hierbij aan de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG), Basiskaart Grootschalige Topografie (BGT) en aansluiting van deze registratie op de Landelijke Voorziening (LV kadaster). Zo ook de aansluiting van de WOZ op de LV.
Eén van de doelen is de GEO-(en kern)Registraties / Informatiehuizen tijdig op orde te hebben en te houden voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Deze wet zal van invloed zijn op de gemeentelijke dienstverlening en verlangt ondermeer het op orde hebben van de GEO-basisregistraties en het GEO-Gegevensbeheer.  In 2019 is een start gemaakt met het inrichten va het beheer. Ondermeer door het samenstellen van een GEO team. In 2020 krijgt het beheer verder gestalte. Processen en taken worden geïnventariseerd en binnen het team belegd. De benodigde software zal worden geïmplementeerd. De implementatie van de GeoVisie vindt projectmatig plaats.

Beheerkosten

(kosten x € 1.000) Rekening 2019
Rekening 2018
Kosten huisvesting gemeentehuis minus verhuur politie
317
382
Gemeentewerkplaats 107
 56

Toelichting:    
- Schommelingen met name veroorzaakt door onderhoudskosten ter uitvoering van gebouwen beheerplan; 
- 2018: kosten inhuur externe adviseur voor project verduurzaming gemeentehuis.

Automatiseringskosten (x € 1.000)
Rekening 2019
Rekening 2018

Kosten derden

minus: doorberekening aan diverse taakvelden

1.051

    222

 829

 967

    229

  738

Eigen uren         -       *)1          -       *)1 
Kapitaallasten    94      60
Bijdrage DOZ-gemeenten -90
 - 181

*)1
Eigen uren: maakt vanaf 2017 deel uit van loonkosten Taakveld Overhead.

Materieel openbare werken (x 1.000) Rekening 2019
Rekening 2018
Vervoermiddelen  142  103
Gereedschappen  15
19
Tractie (vrachtauto)  46
60
Tractie (tractor)  78
70