Programma 9 - Overhead

Doelstelling begroting 2022
Op 8 juni 2021 heeft de gemeenteraad een krediet beschikbaar gesteld voor de verbouwing van het gemeentehuis. In 2022 vinden de werkzaamheden aan de buitenschil van het gemeentehuis plaats die in 2021 nog niet zijn gestart of afgerond, zoals het glas- en schilderwerk en isoleren en vervangen van de platte daken. 
Ook zullen de verduurzamingsmaatregelen aan de binnenzijde van het gemeentehuis in 2022 uitgevoerd worden, zoals het vervangen van de verlichting en de technische installatie. 
Dit zal gelijktijdig met de herinrichting van de binneninrichting plaats vinden.

Verantwoording 2022
In 2022 hebben werkzaamheden aan de buitenzijde van het gemeentehuis plaatsgevonden. Het platte dak is vernieuwd en voorzien van extra isolatie. De buitenkozijnen zijn geschilderd en het glas in de kozijnen is vervangen. 
Daarnaast hebben in het gemeentehuis enkele onderhoudswerkzaamheden plaatsgevonden. De technische installaties zijn vervangen (voor verwarmen, koelen, ventilatie). En er zijn onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd. Door het uitvoeren van deze maatregelen is het per 1 januari 2023 minimaal verplichte energielabel C behaald. 
Vanaf januari t/m de zomervakantie 2023 vinden in het gemeentehuis groot onderhoud, verduurzamingsmaatregelen en een herinrichting plaats. Alle voorbereidingen hiervoor zijn in 2022 gestart, waardoor er in januari 2023 gestart kan worden met de uitvoering.

Doelstelling begroting 2022
In 2022 willen wij strategische personeelsplanning gaan opzetten (onderdeel van het in 2016 vastgestelde strategische personeelsbeleid) zodat wij op elk moment – nu en in de toekomst – kunnen beschikken over een kwalitatief (prestatie, houding, kennen en kunnen) en kwantitatief (aantallen) optimale personeelsbezetting. We houden rekening met een goede balans tussen de ambities van het bestuur en de beschikbare capaciteit. Daarbij speelt de duurzame inzetbaarheid van medewerkers een grote rol zodat zij zo lang mogelijk met plezier en energie het werk fysiek en mentaal kunnen uitvoeren. 
Daarbij wordt rekening gehouden met het doel om vanaf 2023 een structurele bezuiniging te realiseren van € 250.000 op de loonkosten, c.q. personeels¬formatie door natuurlijk verloop. 
In het project toekomstbestendig gemeentehuis wordt gekeken naar een nieuwe manier van werken, waarbij meer plaats- en tijdonafhankelijk zal worden gewerkt dan voor corona. Het plaats- en tijdonafhankelijk werken heeft een positief effect op de duurzame inzetbaarheid van medewerkers.

Verantwoording 2022
In 2022 is het plaats- en tijdonafhankelijk ingevoerd. Dit kan zorgen voor een hogere tevredenheid en motivatie van medewerkers en komt de werk-privebalans ten goede. Ook maakt plaats- en tijdonafhankelijk werken ons een aantrekkelijke werkgever op de arbeidsmarkt. 

De kernwaarden van waaruit de gemeente haar inwoners tegemoet treedt, zijn neergelegd in een organisatievisie. Dit is visueel vormgegeven in een praatplaat ‘Onze Staphorster stip op de horizon’. Die Staphorster stip is een innovatieve plattelandseconomie en een gezonde en dynamische samenleving met verantwoorde vernieuwing. Met nabuurschap en een no-nonsense mentaliteit als basis: ‘In Staphorst zijn we er voor elkaar en komt het voor elkaar’. Vanuit deze visie wordt met inwoners en medewerkers samengewerkt. Dat vraagt om daarop aansluitende competenties van medewerkers. Om in te kunnen spelen op veranderingen en ontwikkelingen, is een strategisch personeelsontwikkelingstraject gestart.

We hebben te maken met een krappe arbeidsmarkt. Het is, net als voor andere werkgevers geldt, ook voor de gemeente Staphorst lastiger geworden om vacatures in te vullen. We blijven inzetten op het behouden, boeien en binden van kwalitatief goed personeel.

Doelstelling begroting 2022
In 2021 is de ‘visie op control’ opgesteld en is een start gemaakt met de implementatie van deze visie. Deze implementatie wordt in 2022 verder uitgerold binnen de organisatie, zodat we zijn voorbereid op de (uitgestelde) invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 1/1/2023. Hierbij wordt de Auditcommissie nadrukkelijk betrokken. 
Vanaf het jaar 2022 zal het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording moeten afgeven over de jaarrekening. Tot op heden verstrekt de externe accountant een controleverklaring bij de jaarrekening over zowel rechtmatigheid als getrouwheid. Het onderdeel financiële rechtmatigheid verschuift naar het college. Hierdoor zal de borging van de rechtmatigheid (het naleven van wet- en regelgeving) in de bedrijfsprocessen nog belangrijker worden, om te voorkomen dat we achteraf voor verrassingen komen te staan. In de paragraaf bedrijfsvoering vindt u uitgebreidere toelichting hierop.

Verantwoording 2022
De implementatie van de visie op control is in 2022 gestart bij de afdeling B&M. Hier ligt ook het zwaartepunt waar het gaat om organiseren en inregelen van advies en toezicht. De overige afdelingen volgen in 2023.

Tevens is in 2022 de voorbereiding van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording gestart zodat deze over verslagjaar 2023 toegepast kan worden.

Doelstelling begroting 2022
Kwalitatief en klantgerichte organisatie
In 2022 vindt een correctie in de begrotingssystematiek plaats met betrekking tot de ICT kosten. Deze correctie leidt de komende jaren tot een aanzienlijke hogere ICT begroting. 
Dit komt doordat er in voorgaande jaren onvoldoende rekening was gehouden met afschrijvingen, de toename van (duurdere) mobiele werkplekken (laptops) en een aanzienlijke stijging van benodigde gebruikerslicenties. Daarnaast leidt het feit dat steeds meer software als service (in abonnementsvorm, SaaS) wordt afgenomen tot lagere eenmalige lasten, maar aanzienlijk hogere structurele lasten die ook niet meer binnen de gehanteerde begrotingssystematiek passen.

Staphorst voert de komende twee jaar een fors programma uit om zo veel mogelijk digitaal plaats- en tijdonafhankelijk te werken en te archiveren. Dit vergt investeringen in werkplekken en beschikbaarheid van digitale informatie en ook een digitale samenwerkingsomgeving maakt daar onderdeel van uit. 
Daarnaast ligt er een aanzienlijke opgave op het vlak van het Sociaal Domein (ontvlechting informatiesysteem sociaal domein). Overige projecten zijn onder andere het verplaatsen van software naar de Cloud’ (SaaS, Software as service), aanvullende functionaliteit op de website en het archief. 
De implementatie van een aantal nieuwe (wettelijke) ontwikkelingen en eisen vergt ook de komende jaren nadrukkelijk aandacht.

Daarnaast vergt informatiebeveiliging, zeker in het licht van het huidige dreigingsbeeld, de komende jaren specifiek aandacht, maatregelen en ook investeringen. Zowel het landelijk dreigingsbeeld, de voortdurende aanscherpingen in landelijke maatregelen en eisen (bijvoorbeeld zoals die uit de verplichte Baseline Informatiebeveiliging Overheid voortkomen). De provinciale adviezen en onze eigen Staphorster bevindingen bevestigen de noodzaak de komende jaren op dit gebied te blijven ontwikkelen, investeren, controleren en hierover te rapporteren.

Verantwoording 2022
In 2022 is de gecorrigeerde ICT begroting geheel in lijn met de gemeentelijke begrotingssystematiek toegepast.

In 2023 zal hierover, samen met verantwoording en actualisatie van het ICT meerjaren investeringsplan (2021), gedetailleerder verslag worden uitgebracht.

In hoofdlijnen loopt het plan op schema, een voorbeeld is de oplevering van de nieuwe website en EPOS site, geheel volgens planning.

Informatiebeveiliging en privacy blijven voortdurend om aandacht vragen, zowel in relatie tot het landelijk dreigingsbeeld als de gemeentelijke ontwikkelingen. Staphorst heeft ook in 2022 aan alle (verplichte, externe) audits voldaan.

Inmiddels zijn alle vrijwel alle processen waar dat kan digitaal ingericht. De digitale handtekening is geïmplementeerd. Hybride vergaderruimtes zijn ingericht (na herinrichting gemeentehuis volgen er nog een aantal). Door deze stappen is tijd- en plaat onafhankelijk werken vrijwel geheel mogelijk geworden.

Eind 2022 is de aanbesteding van het intranet gestart, deze wordt voor de zomer 2023 geïmplementeerd. Aansluitend wordt in de tweede helft 2023 een samenwerkingsomgeving opgezet.

De investeringen op het gebied van het sociaal domein zijn voorzien in 2024, vooronderzoek is gestart volgens planning.

Het digitale documentmanagement systeem, de i-navigator en anonimiseringssoftware zijn sinds de zomer ondergebracht in de Cloud als SaaS oplossing. De makelaarssuite volgt in 2023.

De gemeentelijke website en de EPOS zijn in 2022 vervangen en volgens planning opgeleverd, in middels vol in gebruik.

Bij zowel de Woo als Omgevingswet hebben wij te maken met landelijk uitstel van wetgeving en projecten. Staphorst volgt hier de landelijke lijn.

In 2022 is het dreigingsbeeld en de vertaling daarvan (in maatregelen) geactualiseerd en hebben verschillende acties plaatsgevonden.

Verdere uitwerking volgt in het informatiebeveiligingsplan 23-24.