Rechtmatigheidsverklaring
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vindt nu daadwerkelijk plaats met ingang van boekjaar 2023. Deze zou in eerste instantie al ingevoerd worden met ingang van boekjaar 2021, maar door allerlei oorzaken is dit uitgesteld met twee jaar.
Op dit moment verstrekt de accountant bij de jaarrekening van de gemeente een controleverklaring met een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Het tweede oordeel over rechtmatigheid is vanaf 2023 geen taak meer van de accountant, maar wordt dit onderdeel een taak van het college zelf om zich daarover te verantwoorden. Waar voorheen het gesprek over rechtmatigheid tussen de gemeenteraad en accountant werd gevoerd, gaat dit nu plaatsvinden tussen gemeenteraad en college. Met als doel om de kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad op dit vlak te versterken. Let wel, het gaat hier om de financiële rechtmatigheid.
Met deze rechtmatigheidsverantwoording zal door het college verantwoording worden afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Over de naleving van de grens voor Europees aanbesteden bijvoorbeeld, misbruik en oneigenlijk gebruik, maar ook dient verantwoording afgelegd te worden over de lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting.
Daar waar nu nog de accountant hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad, zal vanaf het boekjaar 2023 door het college zelf een verantwoording moeten worden opgesteld, die opgenomen wordt in de jaarrekening en wel in de paragraaf bedrijfsvoering. De gemeenteraad gaat vervolgens hierover in gesprek met het college en kan zo zijn controlerende rol beter vervullen. De gemeenteraad bepaalt straks ook waar de grens ligt. Wanneer wil de gemeenteraad geïnformeerd worden? Voor iedere euro of boven een bepaald bedrag? Deze zogeheten verantwoordingsgrens – één getal – zal tussen de 0 en 3 procent van de lasten moeten liggen. Er wordt druk gewerkt om te zorgen dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording op een juiste wijze zal verlopen.
Fraude en Risicomanagement
Vanaf het boekjaar 2022 is de accountant verplicht te vermelden welke frauderisico’s zij hebben geïdentificeerd en welke werkzaamheden ten aanzien van deze risico’s ze hebben uitgevoerd. Hiervoor is gebruik gemaakt van het nieuw opgestelde gemeentebrede fraude risicoanalyse, welke gecombineerd is met risico’s inzake misbruik en oneigenlijk gebruik. Misbruik en oneigenlijk gebruik spelen vooral een rol bij die activiteiten waarbij de informatie van derden (belanghebbenden) van groot belang is voor het verlenen en/of vaststellen van uitkeringen, subsidies, heffingen, belastingen en vergunningen, oftewel “inwoner, instelling of organisatie” Bij fraude is veelal sprake van “eigen medewerkers”.
Uitvoering en verantwoording van het beleidsplan heeft plaatsgevonden volgens de PDCA-cyclus:
- De verbijzonderde interne controle heeft periodiek gesprekken gevoerd met proceseigenaren die uitvoering geven aan de meest kritische processen in de organisatie, met als doel om de grootste risico’s in het proces en de beheersmaatregelen en controles hierop in kaart te brengen. Het gaat hierbij niet alleen om financiële processen, maar ook processen rondom privacy, ICT en ondermijning.
- De risico’s zijn vervolgens opgenomen in de verschillende werkprogramma’s per proces, inclusief de beheersmaatregelen.
- Op deze kritische processen zijn vervolgens interne controles uitgevoerd. De bevindingen zijn besproken met de proceseigenaren en de afdelingsmanager, die vervolgens een formele reactie geeft.
- In 2022 is niet gebleken dat er sprake is geweest van mogelijke fraude of misbruik en oneigenlijk gebruik binnen de gecontroleerde processen.
- Vervolgens gaat er ook periodiek overleg plaatsvinden door de verbijzonderde interne controle met coördinatoren/managers/bestuur. In dit overleg wordt besproken in hoeverre er frauderisico’s of misbruik en oneigenlijk gebruik zich hebben voorgedaan, wat de gevolgen zijn geweest, het mogelijk benoemen van nieuwe risico’s en hoe we deze gaan beheersen.
Aandachtspunten:
- Bovengenoemd document dient nog vastgesteld te worden en zal om de 4 jaar worden geactualiseerd.
- Aanpassing van beleid of nieuwe wetgeving, evenals nieuwe beheersmaatregelen naar aanleiding van geconstateerde risico’s of gesprek met managers/MT-leden zullen leiden tot een aangepast overzicht van risicogebieden en beheersmaatregelen. Hiermee wordt niet gewacht tot actualisatie van het misbruik en oneigenlijk gebruik beleid.
- Het bespreekbaar maken en laten kennisnemen van dit beleid binnen alle geledingen van de organisatie maakt de kans op fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik kleiner. Dit moet nog plaatsvinden.
