Paragraaf 4 - Bedrijfsvoering

Algemeen
De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens van onze bedrijfsvoering.

Om een goed werkgever te zijn, investeren we in het aantrekken en behouden van kwalitatief goede werknemers. Er wordt een Strategisch Personeelsontwikkelplan (SPO) opgezet om in te toekomst te kunnen blijven beschikken over een adequate en efficiënte ambtelijke organisatie. In dit SPO wordt een grondige analyse gemaakt van de benodigde formatie, de beschikbare formatie, het natuurlijk personeelsverloop en de hiaten die hier mogelijk tussen zitten. Hierbij wordt gekeken naar de benodigde formatie voor de reguliere werkzaamheden, maar ook naar de verwachte benodigde formatie voor het uitvoeren van de ambities van onze gemeente en de uitkomsten van de nog te voeren kerntakendiscussie.

In een arbeidsmarkt die nog steeds krapte kent, zijn passende arbeidsvoorwaarden, met daarin ruimte voor ontwikkelingsmogelijkheden, opleiding en vorming, belangrijk. We streven naar een toekomstbestendige organisatie waarbij optimale dienstverlening richting inwoners, ondernemers en partners vooropstaat. 

Visie en projecten
In 2021 is de visie op de informatiehuishouding geactualiseerd en een meerjareninvesteringsplan vastgesteld. Hier zijn een groot aantal projecten uit voortgekomen. Deze projecten zijn in 2023 geëvalueerd en het meerjareninvesteringsplan is geactualiseerd voor projecten en investeringen in de periode 2024-2026.

In 2023 is een nieuw intranet geïmplementeerd. Aansluitend is een eerste start gemaakt met de inrichting van een digitale samenwerkingsomgeving om samenwerking (over organisatie grenzen heen) en projectmatig werken veilig en gebruiksvriendelijk te ondersteunen, in 2024 wordt de eerste fase geïmplementeerd.

Voor 2024 staat actualisatie van de organisatie van de informatievoorziening op de agenda. Doel is rollen, taken en verantwoordelijkheden alsmede benodigde kwalitatieve en kwantitatieve capaciteit (incl. kennis) op het vlak van de informatievoorziening (met name functioneel beheer) vast te stellen en, waar nodig, verbeteringen door te voeren.

Gemeentebrede actualisatie van digitaal zaakgericht werken & archiveren en procesoptimalisatie 
Het lopende traject van actualisatie van digitaal zaakgericht werken & archiveren inclusief procesoptimalisatie waarbij papieren dossiers worden vervangen door digitale dossiers inclusief passende werkwijzen en archiefomgeving wordt verder doorgezet in 2024. Het wordt afhankelijk van behoefte per proces/team gepland en uitgevoerd.

Dienstverlening
Begin 2024 wordt de visie op dienstverlening geactualiseerd. Ook de organisatie van dienstverlening binnen de gemeentelijke organisatie maakt nadrukkelijk onderdeel uit van de op te stellen visie. De geactualiseerde visie leidt tot een aantal projecten en meerjareninvesteringsplan.

Informatieveiligheid
De implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) wordt, mede aan de hand van de opgestelde jaarkalender, voorgezet. Dit leidt de komende jaren tot een groot aantal acties en investeringen. De belangrijkste investeringen zijn opgenomen in het IM meerjareninvesteringsplan. Voorts hebben ook in 2024 audits en een nieuw awareness programma (in combinatie met het thema privacy) de nodige aandacht.   

Privacy
De invulling van de Functionaris Gegevensbescherming  (FG) is (vanuit het oogpunt van flexibiliteit en (actuele) deskundigheid) opgezet als een abonnementsconstructie bij een FG -dienstverlener. In 2023 was dit een pilot, de aanbesteding en invulling voor de komende 4 jaar wordt in 2023 afgerond en begin 2024 geëffectueerd.

Bewustwording (voor zowel privacy als informatieveiligheid) van alle gemeentelijke medewerkers is een continu punt van aandacht. Er vindt bijscholing plaats op het vlak van informatiebeveiliging en privacy voor alle gemeentelijke medewerk(st)ers op een wijze die aansluit bij hun werkzaamheden. Er is daartoe (in samenhang met awareness informatieveiligheid) eind 2023 een nieuwe opzet geïmplementeerd die in 2024 verder uitgerold wordt.

Formatieontwikkeling
De gemeente Staphorst is een gemeente met ambities. We willen zichtbaar en goed benaderbaar zijn voor onze inwoners en voor onze partners in de regio. We zijn aanwezig en dragen bij aan ontwikkelingen bij onze verbonden partijen, in de regio en in het land. Staphorst is een gemeente met een inbreng die ertoe doet. 
Naast onze eigen ambities, initiatieven vanuit onze samenleving en landelijke regelgeving hebben we helaas ook te maken een aantal vooraf  niet te  plannen gebeurtenissen. Zaken die, zeker bij een kleine organisatie, een grote wissel trekken op de inzet van onze medewerkers. Het werk dat we doen, doen we graag goed. De kwaliteit willen we door de hogere kwantiteit niet uit het oog verliezen. Om niet achter de feiten aan te lopen, als werkgever voor onze medewerkers een gezond werkklimaat te blijven creëren  en het huidige niveau van dienstverlening overeind te houden vragen wij op de verschillende onderdelen uitbreiding van de formatie.

De gevraagde structurele uitbreiding betreft:
RO-er met ICT affiniteit 0,53 fte
BOA 0,50 fte
Medewerker Openbare Orde en Veiligheid 1,00 fte
Regisseur Sociaal Domein 1,00 fte
Consulent Jeugd 0,89 fte
Beleidsadviseur Vluchtelingen 1,00 fte
Totaal structureel  4,92 fte € 450.000

De gevraagde incidentele uitbreiding betreft:
Vergunningverlener evenementen 1,00 fte
Jurist VVTH 0,72 fte
Beleidsadviseur RO/planoloog/stedenbouwkundige 1,00 fte
Contractmanager Samenleving 1,00 fte
Consulent Jeugd 0,71 fte
Consulent Inkomen 1,00 fte
Consulent Werk 1,00 fte
Kwaliteitsmedewerker 1,00 fte
Coördinator Vluchtelingen 1,00 fte
Ondersteuning Vluchtelingen 1,00 fte
Junior beleidsmedewerker VOF 1,00 fte
Beleidsmedewerker Bibob 0,40 fte
Regisseur/projectleider K80 0,70 fte
Secretariële ondersteuning K80 0,30 fte
Beleidsuitvoerder/medewerkers dienstverlening belastingen/WOZ/BAG 0,50 fte
Functioneel beheerder 0,40 fte
Overhead algemeen 1,00 fte
Medewerkers projectenbureau 0,60 fte
Totaal incidenteel: 14,33 fte € 1.585.000

Externe inhuur
We merken dat door de krappe arbeidsmarkt het invullen van vacatures met personeel in loondienst nog steeds lastig is. Daarnaast zijn de uurtarieven van externe inhuur fors gestegen. 

HR Gesprekscyclus
In 2024 wordt de nieuwe HR gesprekscyclus verder ingebed in de organisatie, deze sluit beter aan bij de stip op de Staphorster horizon (de praatplaat), de kernwaarden van de organisatie en de wens om medewerkers meer zelf de regie te geven over hun loopbaan.

Opleiden en ontwikkelen
Ook in 2024 zal het opleiden en ontwikkelen van personeel een belangrijke rol spelen in het HRM beleid. Hierbij is aandacht voor zowel vakinhoudelijke opleidingen en trainingen, maar ook voor opleidingen en trainingen in het kader van persoonlijke ontwikkeling. Het doel is om de duurzame inzetbaarheid van medewerkers te vergroten. Ook is er aandacht voor het intern doorstromen, hier zal vanuit het Strategisch Personeelsontwikkelplan expliciet aandacht voor zijn. 

Formatiesturing
In het formatieboek is voor 2024 179,94 fte opgenomen, dit is inclusief 4,92 fte structurele formatie-uitbreiding. 

Personeelsformatie in fte's

Organisatie onderdeel	Formatie 2023	Formatie Begroot 2024	Formatie Begroot 2025	Formatie Begroot 2026	Formatie Begroot 2027
College + griffie + Babsen	5,89	5,89	5,89	5,89	5,89
Secretaris + management	4,00	4,00	4,00	4,00	4,00
Bestuur & Managementondersteuning	71,02	71,02	71,02	71,02	71,02
Fysieke Leefomgeving	65,08	67,11	67,11	67,11	67,11
Samenleving	29,03	31,92	31,92	31,92	31,92
Totaal organisatie	175,02	179,94	179,94	179,94	179,94

CAO gemeenteambtenaren
Per 31 december 2023 loopt de huidige CAO af. Gezien de verwachtingen en de compensatie die vanuit het Rijk wordt ontvangen, zijn de lonen in de begroting 2024 en in de meerjarenraming aanvullend geïndexeerd naar 5,2% in 2024 en 5,8%, 4,8% en 4,2% voor de jaren 2025 t/m 2027.

In 2022 en 2023 is het project Toekomstbestendig gemeentehuis voorbereidt en volledig uitgevoerd. Hierbij heeft: groot onderhoud, verduurzaming en herinrichting plaats gevonden onder andere met oog op Het Nieuwe Werken (HNW).Het Nieuwe Werken betekent in het kort werken, waar, wanneer en hoe je dat wilt. De buitenzijde van het gemeentehuis is in 2022 verduurzaamd en de installaties zijn vervangen. In 2023 hebben de aanpassingen aan de binnenzijde plaats gevonden.  Hierbij zijn er naast verduurzaming en zonnepanelen: meer overlegruimtes, verschillende werkruimtes en flexplekken gerealiseerd. Alle werkplekken zijn voorzien van hoog-laag bureaus en zijn er videobelcellen en stiltewerkplekken gerealiseerd. Hierdoor kan er in 2024 gewerkt worden middels Het Nieuwe Werken. 

De oorlogssituatie in Oekraïne en de al langer bestaande krapte op de grondstoffenmarkt hebben voor prijsstijgingen van onder andere energie en brandstoffen gezorgd. De energiekosten zijn in 2022 en 2023 flink gestegen voor met name de gemeentelijke gebouwen en openbare verlichting. Samen met de omliggende gemeenten en de provincie (het Zwols Collectief, Shared Service Centrum ONS) heeft de gemeente Staphorst een contract met Greenchoice voor de afname van gas en elektra. Dit is een contract van 15 maanden welke eindigt op 31 december 2023. Afgelopen periode heeft er vanuit het Zwols Collectief een nieuwe aanbesteding plaatsgevonden, welke gegund is aan Vattenfall. De komende twee jaar, vanaf 1 januari 2024, zal Vattenfall elektra en gas gaan leveren. De verwachting is dat de prijzen voor gas iets lager zullen worden, maar de elektraprijzen hoog zullen blijven. 

Tussen rijk en gemeenten wordt gesproken over een nieuwe of aangepaste financieringssystematiek. De wens is om per 2026 tot een nieuwe bekostigingswijze te komen. Verruiming van het lokale belastinggebied is op dat moment een te onderzoeken onderdeel. Dat betekent dat de verruiming momenteel nog op zich laat wachten, zeker niet voor 2027. De bedoeling is om een verschuiving te laten plaatsvinden van rijksbelastingen naar lokale belastingen, waaraan wel randvoorwaarden zijn gekoppeld. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de financiële verhoudingen die op orde moeten zijn, geen verhoging van de totale lastendruk, een groter belastinggebied wat geen doel op zich is, maar verband houdt tussen bepalen, betalen en verantwoorden. Bepalen betekent betalen is het motto.

Kleine belastingen
Kleine belastingen die voortvloeien naar de algemene middelen, zoals honden-, toeristen- en forensenbelasting zullen op den duur afgeschaft of vervangen worden door andere belastingen. Dit wordt meegenomen in het onderzoek naar de verruiming van het gemeentelijk belastinggebied. Ook andere belastingen zullen aangepast worden, maar dat gaat om belastingen die Staphorst niet heft en dus geen directe gevolgen heeft. 

Omgevingswet en GVR
De invoering van de Omgevingswet heeft behoorlijke gevolgen voor de leges. Met ingang van 2024 werken we dan ook met een aangepaste legesverordening.

Mijn Staphorst
De Mijn Staphorst omgeving op onze website wordt uitgebreid. Zo kunnen straks belastingplichtigen alle nota’s die verzonden zijn via de afdeling Belastingen terugzien op de persoonlijke pagina. Denk hierbij ook aan marktgelden, begraafrechten, bouwleges. Ook zijn openstaande saldi weergegeven.

Digitaliseren
Wij zijn continue bezig om processen te digitaliseren of te vereenvoudigen. Ook is er volop aandacht voor interne controles, waarbij we vragen en rapportages zoveel mogelijk bundelen. 

Het is belangrijk te zorgen voor maatschappelijk draagvlak en vertrouwen in de WOZ-waarden. Dit wordt door de Waarderingskamer benadrukt. Daarom moet de WOZ-uitvoering de komende jaren mee-ontwikkelen met maatschappelijke en technische ontwikkelingen. Deze ontwikkelingen vragen om investeringen van de gemeenten en hebben overigens een breder bereik dan uitsluitend de WOZ-uitvoering. Voorbeelden hiervan zijn:

• verandering van de markt als gevolg van de energietransitie/duurzaamheid;
• ontwikkelingen in de woningmarkt als gevolg van tekort aan aanbod;
• veranderende behoefte van belanghebbenden aan transparantie;
• groeiende behoefte van belanghebbenden aan rechtsbescherming;
• toename van het aantal objecten (areaal uitbreiding);
• toename van het aantal reacties op de WOZ beschikkingen / aanslagen gemeentelijke belastingen;
• toename aantal reacties van no-cure-no-pay bureaus;
• integratie van gegevensbeheer voor WOZ en geo-registraties;
• modernisering taxatieverslagen. Deze worden vanaf 2025 uitgebreider;
• veranderingen als gevolg van de invoering van de Omgevingswet;
• veranderingen als gevolg van de invoering van de Wet Kwaliteitsborging;
• groeiend belang voor kwaliteitsbeheer en correcte uitwisseling met de Landelijke Voorziening WOZ;
• verantwoording over informatieveiligheid en informatiearchitectuur in het WOZ-domein. 

Digitalisering producten burgerzaken
Momenteel is het voor inwoners mogelijk om diverse zaken via de gemeentelijke website te regelen. Voorbeelden hiervan zijn geboorteaangiftes, aangifte van overlijden, verhuizingen en aanvragen van uittreksels. Sinds juni 2023 is het bij de gemeente Staphorst mogelijk een aanvraag verlengen rijbewijs digitaal aan te vragen. Een aanvraag voor het verlengen van een rijbewijs aan het gemeenteloket moet ook mogelijk blijven.

Deze ontwikkelingen betekent veranderende werkprocessen en een andere manier van dienstverlening. De menselijke factor blijft nodig. het klantcontact wordt minder maar de complexiteit neemt toe.

Landelijke Aanpak Adreskwaliteit
Alle overheidsinstanties gebruiken de Basisregistratie Personen (BRP); van de GGD en het Sociaal Loket tot de Belastingdienst. Een correcte registratie van adressen van inwoners is voor de taken van deze instanties erg belangrijk, maar ook voor personen zelf. Om die reden is Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA) in het leven is geroepen: om de kwaliteit van de adresgegevens in de BRP te verhogen en waarborgen. Staphorst is sinds begin dit jaar aangesloten. 
Bij vermoedelijke onjuistheden vindt er onderzoek plaats zoals een huisbezoek afleggen om te controleren of geselecteerde adressen en bewoners in overeenstemming zijn met de BRP. Hiertoe worden door het Ministerie van BZK adressen in onze gemeente geselecteerd. LAA wordt uitgevoerd in samenwerking met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en een aantal uitvoeringsorganisaties. De uitvoeringsorganisaties zijn instanties die wettelijke taken van de overheid uitvoeren.

Reisdocumentenpiek
Bijna tien jaar geleden werd de geldigheidsduur voor paspoorten en identiteitskaarten verlengd van vijf naar tien jaar. In 2014 ging deze nieuwe regel van kracht, waardoor volwassenen die tussen 2014 en 2018 een reisdocument hebben aangevraagd, vanaf 2024 weer een nieuwe ID-kaart of paspoort mogen aanvragen. Er wordt tussen 2024 en 2029 dan ook een piek verwacht naar aanleiding van de huidige reisdocumentendip (2019-2023).

Verbeteren Reisdocumentenstelsel
De komende jaren wordt landelijk gewerkt aan een toekomstbestendig stelsel van paspoorten en identiteitskaarten. In het programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS) wordt het stelsel geleidelijk aangepakt. Het doel is: de kwaliteit, fraudebestendigheid en betrouwbaarheid van het stelsel naar een hoger niveau tillen.

Verkiezingen
In 2023 is/was er sprake 3 verkiezingen. Komende jaren vinden volgende verkiezingen plaats.

• 2024 Europese Parlementsverkiezingen
• 2026 Gemeenteraadsverkiezingen
• 2027 verkiezingen voor de Provinciale Staten, Eerste Kamer, Tweede Kamer en Waterschap.

Evaluatie verkiezingen
De organisatie van de verkiezingen in maart 2023 hebben (landelijk) onder druk gestaan. Dit was omdat sprake was van twee verkiezingen, grote stembiljetten en de nieuwe procedure voor de vaststelling van de verkiezingsuitslag. Deze combinatie van factoren heeft veel gevraagd van de stembureaus, de gemeenten en waterschappen. De hoge opkomst was hierbij ook van invloed. De Kiesraad heeft een evaluatie gedaan en hieruit komen enkele aanbevelingen aan het ministerie van BZK. Bij de komende verkiezingen zal duidelijk zijn in hoeverre deze zijn of worden doorgevoerd. 
De aanbevelingen betreffen een kleiner stembiljet, versnellen tests met betrekking tot het elektronisch tellen, direct na afloop van de verkiezingen een voorlopige telling bekend  maken. Bij een centrale stemopneming worden op de dag van stemming alleen het aantal toegelaten kiezers vastgesteld en de stemmen op lijstniveau geteld. De dag na de verkiezingen centraal tellen op kandidaatsniveau. Tot slot heeft de Kiesraad aanbevolen in de Kieswet en Kiesbesluit te expliciteren dat een schorsing van de stemopneming in uitzonderlijke omstandigheden mogelijk is. Een dergelijke schorsing kan nodig zijn, als de vermoeidheid van tellers ten koste dreigt te gaan van de zorgvuldigheid van de stemopneming.

Het gebruik van applicaties en het digitale verkeer zoals e-mail en whatsapp neemt toe. Dit vraagt bewustwording en is van invloed op processen, hoe we ons werk doen en bijvoorbeeld wat en hoe te archiveren. Een Wet open overheid (Woo) speelt hierin ook een rol.

Naast de primaire taken binnen het secretariaat zoals het ondersteunen van het bestuur, management en OR ervaren we een toename van de vraag om vanuit het secretariaat deel te nemen aan diverse projecten en werkgroepen. Dit vraagt continu om aandacht met betrekking tot capaciteit, prioritering en wellicht keuzes.

Er is eind 2023 communicatiebeleid opgesteld dat duiding geeft en een bijdrage levert aan de communicatie (strategie) van de gemeente. Een basis die aansluit bij bestaand beleid, de actuele visie, de taken van de organisatie en aansluit bij de uitvoering van het collegeprogramma 2022 - 2026 “Bouwen en verbinden”. Beleid waarin duiding wordt gegeven aan de werkzaamheden, prioriteringen en wat we van elkaar verwachten helpt hierbij.

Zoals de afgelopen jaren wel is gebleken kunnen maatschappelijke onderwerpen, overheidsontwikkelingen of crisissen ertoe leiden dat daarop ingespeeld moet worden. Dit vraagt om capaciteit en betekent dat vanuit de gemeente ambities en prioriteiten eventueel bijgesteld moeten worden.

Juridische Kwaliteitszorg staat voor de manier waarop het bestuur, het MT en de ambtelijke organisatie de juridische kwaliteit in het handelen van de organisatie kunnen verbeteren. Het is belangrijk dat kwaliteitszorg is geborgd en dat het voldoende ruimte en aandacht krijgt in het continue werkproces. Het is wenselijk een nulmeting te kunnen doen om vervolgens gericht aan de slag te kunnen met eventuele knelpunten. Tegelijkertijd constateren we dat er door prioriteit te moeten geven aan urgentere werkzaamheden, de aandacht voor kwaliteitszorg op de achtergrond terechtkomt. Het is belangrijk dat juridische kwaliteitszorg prioriteit kan krijgen, zodat op langere termijn de kwaliteit in de volle breedte op peil gehouden of verbeterd kan worden.

Ondermijnende criminaliteit neemt vele vormen aan en kan landelijk en lokaal zeer ontwrichtend zijn. Ook in Staphorst hebben we te maken met vormen van ondermijnende criminaliteit.
In de strijd tegen ondermijning heeft de bestuurlijke aanpak een belangrijke plaats. Het is van belang om de bestuurlijke instrumenten, waaronder het beleid voor de toepassing van de Wet Bibob (Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur) te actualiseren en het toepassingsbereik uit te breiden zodat het aantal Bibob-toetsen uitgebreid kan worden. Om te voorkomen dat de gemeente onbedoeld ondermijnende activiteiten faciliteert, is het ook van belang dat er interne en externe bewustwording wordt gecreëerd. Hiermee kan een waterbedeffect voorkomen worden en wordt een gezond ondernemersklimaat gestimuleerd, gecreëerd en gewaarborgd.

Rechtmatigheidsverklaring
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vindt nu daadwerkelijk plaats met ingang van het boekjaar 2023. In de bijlage bij de jaarrekening 2023 zal door het College voor het eerst verantwoording worden afgelegd over de financiële rechtmatigheid. Vervolgens zal in de paragraaf bedrijfsvoering nader worden ingegaan op de verantwoording: Waar bestaat het bedrag aan financiële rechtmatigheidsfouten uit; Hoe zijn de fouten ontstaan; Wat gaat het College eraan doen om in de toekomst deze fouten te voorkomen.
Om te komen tot afgifte van een rechtmatigheidsverantwoording door het College per boekjaar 2023 zijn eind 2023 door de Raad vastgesteld:

• Het normenkader (dit document zal elk jaar opnieuw door de Raad moeten worden vastgesteld);
• De financiële verordening: een 4- tal artikelen zijn toegevoegd die ingaan op de rechtmatigheidsverantwoording;
• De vernieuwde controleverordening (deze is nu aangepast aan de rechtmatigheidsverantwoording) waarbij de Raad de kaders stelt voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) daartoe bieden;
• De gemeentebrede Fraude Risicoanalyse, zie hieronder.

Verbijzonderde Interne Controle
De inrichting en beheersing van de processen zal dusdanig moeten zijn dat het College met een gerust hart een uitspraak kan doen over de rechtmatigheid van de uitgaven. Daarvoor worden onderstaande zaken gerealiseerd:

• Het verbeteren van de interne processen en de beheersing ervan, waardoor een adequaat functionerend systeem ontstaat van interne beheersing en -controle, om te waarborgen dat de gemeente bij alle (financiële) beheershandelingen en transacties de wet- en regelgeving naleeft;
• Duidelijke positionering van de verschillende rollen en taken binnen het onderdeel rechtmatigheid in de gehele organisatie (van Raad tot proceseigenaar);
• Structurele borging hiervan in de organisatie.

Om dit te bereiken wordt op dit moment uitvoering gegeven aan de implementatie van de Visie op control.

De Verbijzonderde Interne Controle (VIC) zal dan ook dusdanig ingericht worden dat de belangrijkste financiële processen onderworpen worden aan een interne controle. De controle zal worden ingericht volgens het vast te stellen Intern Controleplan 2024.

Fraude en Risicomanagement
De accountant is verplicht te vermelden welke frauderisico’s zij hebben geïdentificeerd en welke werkzaamheden ten aanzien van deze risico’s ze hebben uitgevoerd. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van het nieuw opgestelde gemeentebrede fraude risicoanalyse, welke gecombineerd is met risico’s inzake misbruik en oneigenlijk gebruik. Misbruik en oneigenlijk gebruik spelen vooral een rol bij die activiteiten waarbij de informatie van derden (belanghebbenden) van groot belang is voor het verlenen en/of vaststellen van uitkeringen, subsidies, heffingen, belastingen en vergunningen, oftewel “inwoner, instelling of organisatie” Bij fraude is veelal sprake van “eigen medewerkers”.  Dit document is eind 2023 vastgesteld en zal om de 4 jaar worden geactualiseerd. Het bespreekbaar maken en laten kennisnemen van dit beleid binnen alle geledingen van de organisatie, maakt de kans op fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik kleiner.

Uitvoering en verantwoording van het beleidsplan zal plaatsgevonden volgens de PDCA-cyclus:

• De Verbijzonderde Interne Controle (VIC) voert periodiek gesprekken met proceseigenaren die uitvoering geven aan de meest kritische processen in de organisatie, met als doel om de grootste risico’s in het proces en de beheersmaatregelen en controles hierop in kaart te brengen. Het gaat hierbij niet alleen om financiële processen, maar ook processen rondom privacy, ICT en ondermijning. Tijdens deze gesprekken zullen ook de fraude en misbruik/oneigenlijk gebruik risico’s aan de orde komen.
• De risico’s zijn vervolgens opgenomen in de verschillende werkprogramma’s per proces, inclusief de beheersmaatregelen.
• Op deze kritische processen worden vervolgens interne controles uitgevoerd. De bevindingen worden besproken met de proceseigenaren en de afdelingsmanager, die vervolgens een formele reactie geeft.
• Vervolgens vindt er periodiek overleg plaats tussen de VIC en coördinatoren/managers/ bestuur. In dit overleg wordt besproken in hoeverre er frauderisico’s of misbruik en oneigenlijk gebruik zich hebben voorgedaan, wat de gevolgen zijn geweest, het mogelijk benoemen van nieuwe risico’s en hoe we deze gaan beheersen.
• Aanpassing van beleid of nieuwe wetgeving, evenals nieuwe beheersmaatregelen naar aanleiding van geconstateerde risico’s of gesprek met managers/MT-leden zullen leiden tot een aangepast overzicht van risicogebieden en beheersmaatregelen. Hiermee wordt niet gewacht tot actualisatie van het misbruik en oneigenlijk gebruik beleid.

Visie op control
Voor het realiseren van bovengenoemde punten (nieuwe rechtmatigheidsverantwoording) wordt aangesloten bij de vastgestelde “Visie op Control”. Bij de ontwikkeling van deze visie was al voorgesorteerd op de wetswijziging:

•  De proceseigenaar (1e lijn) is primair verantwoordelijk voor de inrichting, uitvoering en beheersing van het werkproces (Geld, organisatie, Tijd, Informatie, Kwaliteit - GOTIK) De 1e lijn wordt integraal ondersteund door de 2e lijn (veelal bedrijfsvoering) op gebied van financiën, juridisch, inkoop, HRM,  IT en informatiemanagement. Er zullen dan ook afspraken worden gemaakt op welke wijze de samenwerking vorm wordt gegeven.
• Vervolgens vindt toetsing  plaats door de 3e lijn op gebied van rechtmatigheid, getrouwheid, privacy en informatiebeveiliging. Belangrijk hierbij zal de vastlegging van resultaten zijn in de 1e, 2e en 3e lijn. Dit helpt het College om een uitspraak te kunnen doen over de financiële rechtmatigheid.
• Tenslotte is er nog een 4e lijn controle. Dat zijn externe partijen die ook controles verrichten, toezicht houden.

Gedurende 2023 heeft er een pilot plaatsgevonden hoe deze werkwijze geïmplementeerd kan worden bij de afdeling Bestuur en Managementondersteuning. Juist bij deze afdeling is sprake van veel ondersteuning in de 2e lijn en uitvoering van de Verbijzonderde Interne Controle in de 3e lijn.

De uitkomsten ervan zullen gemeentebreed worden geïmplementeerd, zodat er daadwerkelijk vanaf 2024 via dit model kan worden gewerkt, waarbij vaststelling van proceseigenaren prioriteit heeft. Dit zal eind 2023 plaatsvinden.