Paragraaf 4 - Bedrijfsvoering

Omschrijving (toelichting)

Een goed bestuur is er voor haar samenleving en bestuurt op democratische en transparante wijze met het algemeen belang voor ogen. Dat doen we lokaal met onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. In de regio werken we samen met de provincie, andere gemeenten en partners in samenwerkingsverbanden. Wij zijn dienstbaar aan de Staphorster samenleving.

Als stip op de horizon kleuren wij samen de toekomst van een ondernemend en verbindend Staphorst. Iedereen doet mee. Bij de doorontwikkeling van onze organisatie houden wij onze missie en visie voor ogen.

Visie
We vormen een betrouwbare organisatie met omgevingsbewuste medewerkers, die hun vak met passie uitvoeren. Vanuit dat vertrekpunt werken we oplossingsgericht om samen Staphorst te ontwikkelen. In verbondenheid met inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties nemen we zo verantwoordelijkheid voor de woon-, werk- en leefomgeving.

Missie
We zijn een vernieuwende en ondernemende gemeente met karakter en lef. We geven de samenleving ruimte en vertrouwen om verantwoordelijkheid te nemen. Inwoners en bedrijven die ons nodig hebben kunnen op ons rekenen. We versterken en versnellen initiatieven uit de samenleving en werken samen voor het beste resultaat en gaan van “zorgen voor“ naar “zorgen dat”.

De paden langs waar we de stip op de horizon bereiken zijn de paden van de:

• innovatieve plattelandseconomie;
• gezonde en dynamische samenleving;
• de verantwoorde vernieuwing.

Waarden
De vier waarden: betrouwbaar, samenwerken, omgevingsbewust en trots op ons werk, zijn het onderwerp van ons gesprek met elkaar. Wij vinden het belangrijk dat ons handelen vanuit deze waarden merkbaar is voor inwoners, ondernemers, verenigingen en organisaties. 

Top5!
In  2024 zijn we gestart met het toekomstbestendige organisatieprogramma  Top5! Deze organisatieontwikkeling heeft vijf projecten, namelijk Omgevingsvisie, Mooi Wark, Visie op Dienstverlening, Procesverbetering/-borging en Rolduidelijkheid. Het doel van Top5! is om een toekomstbestendige organisatie te worden en (steeds) beter samen te werken. 

Omschrijving (toelichting)

Loonsomsturing/formatie
In de loonsommonitor van Pinkroccade genaamd iNzicht, wordt de informatie vanuit verschillende bronsystemen (de salarisadministratie en de financiële administratie) ontsloten, zodat hier door de managers en coördinatoren vroegtijdig op gestuurd kan worden. Onderstaand de samenvatting over 2024. 

Bovenstaande betekent dat er een overschrijding van het loonbudget is van € 334.000. Met name op juridisch en communicatie-gebied is meer inzet gepleegd op dossiers vanwege maatschappelijke ontwikkelingen (bv. intocht Sinterklaas, munitiedepot, bezwaren fietspad Heerenweg, WOO-verzoeken, demonstraties etc.), zonder dat daar budgetten tegenover staan. De inzet van formatie op projecten wordt overigens wel rechtstreeks op de betreffende budgetten geboekt (bv. vluchtelingen, fietspaden, woningbouw etc.). Daarnaast spelen de hoge inhuurtarieven ons parten, de inhuur bedraagt 20% van de totale loonkosten. Uitgaande van meer dan dubbele of driedubbele kosten t.o.v. medewerkers in dienstverband legt dit een groot beslag op het totale loonbudget.  Voor de jaren 2024 en 2025 is een incidenteel budget ad € 1.585.000 voor formatie-uitbreiding toegekend. 

De fte's in het formatieboek zijn als volgt verdeeld over de afdelingen:

Personeelsformatie in fte's

In de primaire begroting 2024 is 180 fte opgenomen. De toename van 5 fte komt door de formatie voor het team 'Gezond meedoen' (3,50 fte) en formatie-uitbreiding van 2 fte voor 'Energie en Klimaat'. 

De werkelijke invulling van de formatie heeft voor 180,44 fte (€ 13.822.000)  door personeel in loondienst plaatsgevonden en voor een bedrag van € 3.387.000 door het inhuren van personeel. 

Ontwikkeling loonsom  (x €  1.000) 
De begrote loonsom 2024. is als volgt opgebouwd:

De werkelijke invulling van de formatie is als volgt:

Bovenstaande betekent dat er een overschrijding van € 334.000 op het structurele loonbudget is. 

Tijdelijke formatie-uitbreiding

De gemeente Staphorst  is een gemeente met ambities. We willen zichtbaar en goed benaderbaar zijn voor onze inwoners en voor onze partners in de regio. We zijn aanwezig en dragen bij aan ontwikkelingen bij onze verbonden partijen, in de regio en in het land. Staphorst is een gemeente met een inbreng die er toe doet. Naast onze eigen ambities, initiatieven vanuit onze samenleving en landelijke regelgeving hebben we helaas ook te maken met een aantal vooraf niet te plannen gebeurtenissen. Zaken die, zeker bij een kleine organisatie, een grote wissel trekken op de inzet van onze medewerkers. Het werk dat we doen, doen we graag goed. De kwaliteit willen we door de hoge kwantiteit niet uit het oog verliezen. Om niet achter de feiten aan te lopen, als werkgever voor onze medewerkers een gezond werkklimaat te blijven creëren en het huidige niveau van dienstverlening overeind te houden is voor de jaren 2024 en 2025 deels structurele formatie-uitbreiding gevraagd (€ 450.000), maar ook deels incidentele uitbreiding. De incidentele formatie-uitbreiding betreft 12,33 fte, oftewel € 1.585.000.  Dit bedrag is berekend op basis van verwachte (hoge) inhuurkosten. In werkelijkheid heeft een gedeelte van de invulling middels dienstbetrekkingen plaatsgevonden. Ongeveer € 350.000 is  met name hierdoor niet besteed. 

Omschrijving (toelichting)

Digitalisering producten burgerzaken
Het is voor inwoners mogelijk om diverse zaken via de gemeentelijke website te regelen. Voorbeelden hiervan zijn: verhuizingen, uittreksels BRP, stempassen, geboorteaangiftes, aangiftes van overlijden, verklaringen omtrent gedrag, inname vermissing reisdocumenten, afschriften Burgerlijke Stand, emigratie, wijziging naamgebruik, aanvragen huwelijken/geregistreerd partnerschap, verzoeken verstrekkingsbeperkingen, en aanvragen verlengen rijbewijs. Het moet mogelijk blijven aanvragen aan het gemeenteloket te doen.  

Digitalisering betekent dat diensten 24/7 aangevraagd kunnen worden en ook een verandering in de werkprocessen. De menselijke factor blijft nodig. Het klantcontact verandert maar de complexiteit neemt toe. In 2024 zijn gemiddeld 30% van de producten digitaal aangevraagd.

Reisdocumentenpiek
Bijna tien jaar geleden werd de geldigheidsduur voor paspoorten en identiteitskaarten verlengd van vijf naar tien jaar. In 2014 ging deze nieuwe regel van kracht waardoor volwassenen die tussen 2014 en 2018 een reisdocument hebben aangevraagd, vanaf 2024 weer een nieuwe ID-kaart of paspoort mogen aanvragen. In de periode 2024 -2029 is sprake van een piek naar aanleiding van de huidige reisdocumentendip (2019-2023). In 2024 zijn ruim 75% meer reisdocumenten aangevraagd tov 2023.

Verbeteren Reisdocumentenstelsel
De komende jaren wordt landelijk gewerkt aan een toekomstbestendig stelsel van paspoorten en identiteitskaarten. In het programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS) wordt het stelsel geleidelijk aangepakt. Het doel is: de kwaliteit, fraudebestendigheid en betrouwbaarheid van het stelsel naar een hoger niveau tillen.

Verkiezingen
In 2024 vonden er Europese Parlementsverkiezingen plaats. In 2026 zijn er Gemeenteraadsverkiezingen, in 2027 verkiezingen voor de Provinciale Staten, Eerste Kamer en Waterschap en in 2028 zijn er weer Tweede Kamerverkiezingen.

Extra werkzaamheden als gevolg van de vluchtelingenopvang 
De opvang van de Oekraïners en andere vluchtelingen betekent ook dat deze mensen ingeschreven moeten worden in de BRP.

Omschrijving (toelichting)

Tussen rijk en gemeenten wordt gesproken over een nieuwe of aangepaste financieringssystematiek. De wens was om per 2026 tot een nieuwe bekostigingswijze te komen. Verruiming van het lokale belastinggebied is een te onderzoeken onderdeel. Eind 2024 heeft de Tweede Kamer besloten dat gemeenten voorlopig geen handvatten krijgen om zelf extra financiële middelen op te halen. Dat betekent dat de verruiming momenteel nog op zich laat wachten. Zeker tot 2027.

De bedoeling is om een verschuiving te laten plaatsvinden van rijksbelastingen naar lokale belastingen, waaraan wel randvoorwaarden zijn gekoppeld. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de financiële verhoudingen die op orde moeten zijn, geen verhoging van de totale lastendruk, een groter belastinggebied wat geen doel op zich is, maar verband houdt tussen bepalen, betalen en verantwoorden. Bepalen betekent betalen is het motto. Momenteel zijn er geen veranderingen in deze ontwikkelingsfase ten opzichte van vorig jaar.

Kleine belastingen
Kleine belastingen die voortvloeien naar de algemene middelen, zoals honden-, toeristen- en forensenbelasting worden misschien afgeschaft of vervangen door andere belastingen. Dit wordt meegenomen in het onderzoek naar de verruiming van het gemeentelijk belastinggebied. Ook andere belastingen zullen aangepast worden, maar dat gaat om belastingen die Staphorst momenteel niet heeft en dus geen directe gevolgen hebben. 

Omgevingswet
Vanaf 2024 is de Omgevingswet van toepassing. De legesverordening is hier volledig op aangepast. We hebben inmiddels een jaar ervaring op kunnen doen. Het jaar 2025 wordt gebruikt om de kostendekkendheid inzichtelijk te maken en dit te betrekken bij de vast te stellen legesverordening 2026.

Omschrijving (toelichting)

We ontwikkelen mee met de maatschappelijke en technische ontwikkelingen. We zetten bijvoorbeeld al jaren in op de informele bezwarenafhandeling, integreren het beheer van de registraties WOZ/BAG/GEO. Het beheer van de BAG is bij de WOZ-medewerkers ondergebracht. Daarnaast zoeken we de samenwerking met buurgemeente Zwartewaterland op. Tot slot wordt waar nodig geïnvesteerd in applicaties om een correcte uitwisseling met de Landelijke Voorziening WOZ te borgen, zijn de taxatieverslagen gemoderniseerd en is er voor inwoners en ondernemers veel informatie te vinden op de gemeentelijke website.

Voorbeelden van ontwikkelingen zijn:

• verandering van de markt als gevolg van de energietransitie/duurzaamheid;
• ontwikkelingen in de woningmarkt als gevolg van tekort aan aanbod;
• veranderende behoefte van belanghebbenden aan transparantie;
• groeiende behoefte van belanghebbenden aan rechtsbescherming;
• toename van het aantal objecten (areaal uitbreiding);
• toename van het aantal reacties op de WOZ beschikkingen / aanslagen gemeentelijke belastingen;
• toename aantal reacties van no-cure-no-pay bureaus;
• integratie van gegevensbeheer voor WOZ en geo-registraties;
• modernisering taxatieverslagen. Deze worden vanaf 2025 uitgebreider;
• veranderingen als gevolg van de invoering van de Omgevingswet;
• veranderingen als gevolg van de invoering van de Wet Kwaliteitsborging;
• groeiend belang voor kwaliteitsbeheer en correcte uitwisseling met de Landelijke Voorziening WOZ;
• het geleidelijk toenemen van het aantal toepassingen van de WOZ-waarde buiten de belastingheffing.
• verantwoording over informatieveiligheid en informatiearchitectuur in het WOZ-domein. 

Omschrijving (toelichting)

Bestuurders, management, vak afdelingen, samenwerkingspartners, crisis-/veiligheidssituaties en de pers vragen doorlopend advies, inzet en ondersteuning over communicatie. Van belang is waar communicatie daadwerkelijk het verschil kan maken bij maatschappelijke opgaven. Communicatiestrategie en het stellen van prioriteiten in relatie tot beschikbare capaciteit helpen hierbij. Hier is in 2024 aan gewerkt en krijgt in 2025 een vervolg. Ervaren wordt dat onderwerpen als participatie, AI, data gedreven werken, persvragen en helder schrijven (steeds meer) spelen.

Omschrijving (toelichting)

Juridische Kwaliteitszorg staat voor de manier waarop het bestuur, het MT en de ambtelijke organisatie de juridische kwaliteit in het handelen van de organisatie kunnen verbeteren. Het is belangrijk dat kwaliteitszorg is geborgd en dat het voldoende ruimte en aandacht krijgt in het continue werkproces. Door het doen van een nulmeting willen we de knelpunten aan het licht brengen en op basis daarvan met verbeteringen aan de slag gaan.  Tegelijkertijd constateren we dat er door prioriteit te moeten geven aan urgentere werkzaamheden  de aandacht voor een nulmeting op de achtergrond terechtkomt. Ook de toename van taken die de gemeente krijgt en de groei van de organisatie is daarop van invloed. Als prioriteit gegeven kan worden aan juridische kwaliteitszorg kan op langere termijn de kwaliteit in de volle breedte op peil gehouden of verbeterd worden.

Het proces rondom besluitvorming is nader onder de loep genomen. Uitkomsten worden meegenomen om dit proces waar nodig te verbeteren.

Omschrijving (toelichting)

Ondermijnende criminaliteit neemt vele vormen aan en kan landelijk en lokaal zeer ontwrichtend zijn. Ook in Staphorst hebben we te maken met vormen van ondermijnende criminaliteit.

In de strijd tegen ondermijning heeft de bestuurlijke aanpak een belangrijke plaats. Het doel is een gezond ondernemersklimaat te stimuleren. Om te voorkomen dat de gemeente onbedoeld ondermijnende activiteiten faciliteert is het ook van belang dat er interne en externe bewustwording wordt gecreëerd.

De Wet Bibob is een (preventief) bestuursrechtelijk instrument. Het staat voor Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur. Op basis hiervan is een plan van aanpak voor het actualiseren en implementeren van het Bibob-beleid vastgesteld.  Deze wet geeft de mogelijkheid om ondernemers door middel van een Bibob onderzoek zowel   justitieel als financieel te controleren op integriteit.

Omschrijving (toelichting)

Visie en projecten
Er is eind 2024 gestart met de actualisatie van de I & ICT visie, deze zal in 2025 vastgesteld worden. De visie heeft een nauwe samenhang met de in 2024 gestarte “top 5” projecten. In het kader van o.a. het BMC traject ‘mooi Wark’ is door raad en college aangegeven dat de ambitie wat betreft ICT inzet en innovatie hoger dient te zijn en daarbij is ook de inzet van AI (Artificial Intelligence) als kans aangeduid.

Het meerjaren-investeringsplan IMPC 2024 is conform planning in 2024 gerealiseerd of opgestart. In 2024 is bijvoorbeeld een Staphorster samenwerkingsomgeving ingericht op basis van Microsoft Teams om samenwerking (over organisatie grenzen heen) en projectmatig werken veilig en gebruiksvriendelijk te ondersteunen. Een aantal projecten en teams zijn bij wijze van proef in 2024 gestart, in 2025 zal de gehele organisatie stapsgewijs overgaan. Aan de implementatie liggen diverse beleidsdocumenten op o.a. het vlak van governance, bewaarbeleid en vertrouwelijkheden ten grondslag.

Tevens is in 2024, in aansluiting op de MS365-samenwerkingsomgeving, voorzichtig gestart met generative Artificial Intelligence (AI), met name de toepassing Microsoft Copilot. De pilots worden in 2025 verder doorgezet. De gemeente Staphorst is aangesloten bij het Nationaal Algoritmeregister. In 2024 zijn de eerste workshops gestart in het kader van kennisontwikkeling (AI-geletterdheid) die in 2025 worden vervolgd.

Dienstverlening
In 2024 is in het kader van het BMC onderzoek 'Mooi Wark' dienstverlening aan de hand van een aantal invalshoeken besproken. Besloten is voor wat betreft het speerpunt (digitale)dienstverlening (hybride dienstverlening) de planning van het project ''top vijf' te volgen. De oplevering van een geactualiseerde visie op dienstverlening in samenhang met een geactualiseerde I & ICT visie is voorzien in 2025. Hierin worden dan ook actuele concrete ontwikkelingen rond de digitale loketten en telefonie meegenomen.

In het kader van (digitale) dienstverlening is op een aantal onderdelen gewerkt aan verbetering van beschikbaarheid en kwaliteit van data. Herinrichting van het documentmanagementsysteem is in 2024 opgestart. Dit was noodzakelijk  vanwege de Woo vereisten als ook ter voorbereiding op een verbeterslag interne en externe digitale dienstverlening. Daarnaast is onderzoek naar telefonie gestart. Het gaat hierbij enerzijds om vervanging van de technische oplossing naar  bij voorkeur Microsoft Teams en daarbij behorende aanvullende voorzieningen. Ook wordt onderzocht hoe en op welke wijze de organisatie om wenst te gaan met telefonische bereikbaarheid in het kader van het ‘top vijf’ project.

De implementatie van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) is in 2024 gestart en zal ook in 2025 de nodige aandacht en inzet vergen.

Informatieveiligheid en privacy
In 2024 is gestart met de implementatie van een nieuw Information Security Management System (ISMS) in combinatie met implementatie van de visie op control. In 2025 zal dit verder worden ingericht om informatiebeveiliging beter dan tot op heden in de PDCA-cyclus te borgen.

In 2024 zijn een aantal (verplichte) audits uitgevoerd, in alle gevallen voldeed Staphorst aan de gestelde normen. In het kader van informatiebeveiliging en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) zijn een aantal beleidsdocumenten en processen geactualiseerd. De nieuwe Europese Cyberbeveiligingswet (NIS2-richtlijn) is voor gemeenten opgenomen in de BIO2, de implementatie hiervan start vanaf Q3 2025.

In 2024 is de eerste fase van de implementatie van een Security Information en Event Management (SIEM) systeem en een Security Operations Center (SOC) voor wat betreft signalering en meldingen afgerond. De eerste ervaringen zijn positief. In 2025 wordt dit verder uitgewerkt.

Bewustwording (voor zowel privacy als informatieveiligheid) van alle gemeentelijke medewerkers is een continu punt van aandacht. Er vindt bijscholing plaats op het vlak van informatiebeveiliging en privacy op een wijze die aansluit bij ieders werkzaamheden. Eind 2023 is een nieuwe opzet geïmplementeerd die in 2024 verder is uitgerold met positieve resultaten. In 2025 krijgt dit programma een vervolg.

Omschrijving (toelichting)

Het project Toekomstbestendig gemeentehuis bestond uit werkzaamheden in het gemeentehuis en het plaatsen van zonnepanelen op het dak. De interne verbouwing heeft in 4 fasen plaatsgevonden. Schuine daken zijn vanaf de binnenzijde extra geïsoleerd, verlichting is vervangen door ledverlichting en ruimtes zijn opnieuw ingedeeld, opgefrist en ingericht. Er is nieuwe vloerbedekking gelegd, kozijnen en deuren zijn geschilderd, installaties zijn vernieuwd en de balies in de ontvangsthal zijn vervangen. Daarnaast zijn er extra overlegruimtes gecreëerd, ruimtes voorzien van ICT-voorzieningen voor hybride vergaderen en nieuwe meubels geleverd. In 2024 zijn veel restpunten afgewerkt. De laatste werkzaamheden voor de herinrichting worden begin 2025 uitgevoerd.

Energielasten
Vanaf 1 januari 2024 heeft de gemeente Staphorst, samen met de omliggende gemeenten (verenigd in het Zwols Collectief, Shared Service Centrum ONS), een contract afgesloten met Vattenfall voor de afname van gas en elektriciteit voor de jaren 2024-2025.

Dankzij de gezamenlijke inkoop binnen dit collectief zijn de energiekosten in 2024 aanzienlijk lager uitgevallen dan in 2023. Met name de gaslasten zijn ruim onder het begrote bedrag gebleven, wat een positief resultaat is ten opzichte van het voorgaande jaar.

De elektriciteitskosten liggen in lijn met de begroting voor 2024.

Omschrijving (toelichting)

Met ingang van verslagjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die van belang zijn voor financiële handelingen van de gemeente. Met deze verantwoording geven wij invulling aan hoofdstuk 3 van de financiële verordening. 

In de rechtmatigheidsverantwoording zijn drie criteria van belang: 

-    het begrotingscriterium 

-    het voorwaardencriterium 

-    het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. 

De uitkomsten over 2024 zijn weergegeven in onderstaande tabel: 

Bedragen x € 1.000

De rapporteringstolerantie voor onrechtmatigheden is door de Raad vastgesteld op € 100.000.

Begrotingscriterium 

Het begrotingscriterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen. In beginsel worden alle afwijkingen van de begroting als onrechtmatig beschouwd. In de financiële verordening is vastgelegd welke afwijkingen als acceptabel worden aangemerkt. 

Overschrijding lasten exploitatiebudgetten:
In 2024 is er bij de begrotingsprogramma's sprake geweest van een overschrijding van € 3.283.000. Op basis van de Financiële Verordening 2024 artikel 12 lid 4 is de overschrijding van € 3.283.000 acceptabel. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de toelichting op de baten en lasten in de jaarrekening en bij de programmaverantwoording.

• Programma 1: voor een bedrag van € 101.000 komt deze overschrijding voort uit hogere pensioenlasten als gevolg van een dotatie aan de pensioenvoorziening wethouders; 
• Programma 8: voor een bedrag van € 2.789.000 komt deze overschrijding voort uit de grondexploitatie. De overschrijding van de lasten wordt gecompenseerd door een overschrijding van de baten uit de grondexploitatie in programma 8 van € 3.075.000. Met betrekking tot Rouveen Zuid (fase 1) zijn in 2024 meer kavels verkocht dan begroot (overschrijding baten). De kostprijs van deze kavels is eveneens in 2024 verantwoord (overschrijding lasten). 
• Programma 9: de overschrijding van deze lasten komt voort uit hogere kosten van cursussen eigen personeel (€ 97.000), hogere kosten van systeembeheer (€ 69.000), hogere salarislasten (€ 47.000), hogere kosten onderhoud auto’s (€ 42.000), hogere projectkosten (€ 25.000) en overige overschrijdingen (€ 25.000)..

Overschrijding investeringsbudgetten:

• In 2024 is er bij de investeringsbudgetten sprake geweest van een overschrijding van € 202.000. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar bijlage 3.

Verbetering beheersmaatregelen begrotingscriterium
De voortgangsrapportage is belangrijk voor het signaleren van en anticiperen op (potentiële) begrotingsonrechtmatigheden. Het doel hiervan is om de informatievoorziening aan de raad te versterken en onrechtmatigheden te voorkomen. Daarnaast is sprake van een decemberwijziging ten behoeve van incidentele budgetten. Het uitbreiden van de decemberwijziging met begrotingswijzigingen kan helpen om onrechtmatigheden te voorkomen. Door de begroting laat in het jaar aan te passen naar de meest actuele inzichten zal de afwijking ten opzichte van de begroting bij de jaarrekening naar verwachting dalen. Het college beraamt zich in 2025 op het doorvoeren van adequate verbeteringen.

Voorwaardencriterium 

Bij dit criterium gaat het om toepassing van de eisen en voorwaarden die worden gesteld aan financiële (beheers)handelingen. Die eisen en voorwaarden hebben betrekking op doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden bewijsstukken, recht, hoogte en duur. 

Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium 

Misbruik is het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens. Met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te ontvangen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Oneigenlijk gebruik is het door het aangaan van rechtshandelingen en/of feitelijke handelingen, ontvangen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de tekst van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. 

Uitkeringen, subsidies en vergunningen gaan alleen naar inwoners, bedrijven en instellingen die daar recht op hebben. Dit wordt getoetst aan wet- en regelgeving en interne integriteitsregelingen en -afspraken. Wij hebben interne procedures om na te gaan dat (belasting-)gelden, subsidies, uitkeringen of bijdragen, enzovoort op de juiste manieren worden ingezet en besteed. Voor verschillende beleidsterreinen hebben wij preventieve en/of repressieve maatregelen. Preventieve maatregelen zijn met name regelgeving, voorlichting en controle vooraf. Repressieve maatregelen zijn controle achteraf en sanctionering. 

Omschrijving (toelichting)

Verbijzonderde Interne Controle
Gedurende 2024 is het interne controleplan vastgesteld door het College. Op basis van het controleplan zijn gedurende het jaar controlewerkzaamheden uitgevoerd. De VIC-functionaris heeft medio november een rapportage uitgebracht. De rapportage is besproken met de proceseigenaren, MT en college. Begin 2025 zijn de werkzaamheden over 2024 voortgezet ten behoeve van het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording.

Fraude en Risicomanagement
Zoals opgenomen in de begroting 2024, zijn gedurende het jaar de volgende werkzaamheden uitgevoerd:
•    In 2024 zijn periodieke gesprekken gevoerd met proceseigenaren van kritische processen binnen de organisatie. Hierbij zijn de grootste risico’s en beheersmaatregelen in kaart gebracht.
•    De geïdentificeerde risico’s zijn opgenomen in de werkprogramma’s per proces, waarbij tevens de bijbehorende beheersmaatregelen zijn vastgesteld.
•    De VIC heeft interne controles uitgevoerd op de kritische processen. De bevindingen zijn besproken met de proceseigenaren en afdelingsmanagers, die een formele reactie hebben gegeven.

Visie op control
In 2024 is er verder gewerkt aan de implementatie van Visie op Control. In 2025 zal deze implementatie worden voortgezet. De implementatie van de visie heeft mede de aandacht van de VIC in 2025.

Rechtmatigheid
Gedurende 2024 zijn conform het controleplan werkzaamheden uitgevoerd ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording over 2024. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording zijn door de Raad vastgesteld:
•    De financiële verordening is geactualiseerd naar aanleiding van de Kadernota rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV. De financiële verordening is in 2025 door de Raad vastgesteld.
•    Het normenkader 2024 opgesteld en vervolgens vastgesteld door de Raad.

Begin 2025 zijn de werkzaamheden over 2024 voortgezet ten behoeve van het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording is vervolgens opgenomen in de jaarrekening.