Paragraaf 4 - Bedrijfsvoering

Organisatie algemeen

Terug naar navigatie - Organisatie algemeen

Een goed bestuur is er voor haar samenleving en bestuurt op democratische en transparante wijze met het algemeen belang voor ogen. Dat doen we lokaal met onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. In de regio werken we samen met de provincie, andere gemeenten en partners in samenwerkingsverbanden. Wij zijn dienstbaar aan de Staphorster samenleving.

Als stip op de horizon kleuren wij samen de toekomst van een ondernemend en verbindend Staphorst. Iedereen doet mee. Bij de doorontwikkeling van onze organisatie houden wij onze missie en visie voor ogen.

Visie
We vormen een betrouwbare organisatie met omgevingsbewuste medewerkers, die hun vak met passie uitvoeren. Vanuit dat vertrekpunt werken we oplossingsgericht om samen Staphorst te ontwikkelen. In verbondenheid met inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties nemen we zo verantwoordelijkheid voor de woon-, werk- en leefomgeving.

Missie
We zijn een vernieuwende en ondernemende gemeente met karakter en lef. We geven de samenleving ruimte en vertrouwen om verantwoordelijkheid te nemen. Inwoners en bedrijven die ons nodig hebben kunnen op ons rekenen. We versterken en versnellen initiatieven uit de samenleving en werken samen voor het beste resultaat en gaan van “zorgen voor“ naar “zorgen dat”.

De paden langs waar we de stip op de horizon bereiken zijn de paden van de:

  • innovatieve plattelandseconomie;
  • gezonde en dynamische samenleving;
  • de verantwoorde vernieuwing.

Waarden
De vier waarden: betrouwbaar, samenwerken, omgevingsbewust en trots op ons werk, zijn het onderwerp van ons gesprek met elkaar. Wij vinden het belangrijk dat ons handelen vanuit deze waarden merkbaar is voor inwoners, ondernemers, verenigingen en organisaties. 

Personeel | HRM

Terug naar navigatie - Personeel | HRM

Loonsomsturing/formatie
In de loonsommonitor van Pinkroccade genaamd iNzicht, wordt de informatie vanuit verschillende bronsystemen (de salarisadministratie en de financiële administratie) ontsloten, zodat hier door de managers en coördinatoren vroegtijdig op gestuurd kan worden. 


Bovenstaande betekent dat er een overschrijding van het loonbudget is van € 257.473. De verklaringen van deze overschrijding liggen vooral in de inhaalslagen die gemaakt zijn in werkzaamheden binnen het Sociale Domein. Wegens corona en daarna de komst van de vluchtelingen uit Oekraïne zijn er reguliere werkzaamheden blijven liggen, met name op het gebied van beleid. In de 1ste helft van 2023 konden deze werkzaamheden pas grotendeels overgedragen worden aan extra menskracht hiervoor. Het bleek moeilijk hier goede mensen voor te vinden, daar ook elke gemeente daarnaar op zoek was. In de uitvoering is extra inzet geweest wegens de grotere groep statushouders en wegens de toenemende complexiteit in de casussen (o.a. psychische aandoeningen, verslavingen, vechtscheidingen).




De fte's in het formatieboek zijn als volgt verdeeld over de afdelingen:

Personeelsformatie in fte's

Organisatie onderdeel Formatieboek 2023
College + griffie + Babsen 5,89
Gemeentesecretaris + Management 4,00
Bestuur & Managementondersteuning 71,02
Fysieke Leefomgeving 65,11
Samenleving 29,04
Totaal 175,06

In het formatieboek 2023 is 175,06 fte opgenomen. De werkelijke invulling van deze formatie heeft voor 167,22 fte (€ 12.678.416)  door personeel in loondienst plaatsgevonden en voor een bedrag van € 3.030.655 door het inhuren van personeel. 

Ontwikkeling loonsom  (x €  1.000) 
De begrote loonsom 2023. is als volgt opgebouwd:

Primitieve begroting 2023 13.759.535
Resultaatbestemming 2022 284.000
Uitbreiding raadsgriffier 46.400
Gevolgen CAO-akkoord 2023 257.813
Totale loonsom 14.347.748

De werkelijke invulling van de begrote formatie is als volgt:

Loonkosten personeel in dienst (per saldo)   11.574.566
Inhuurkosten:    
I.v.m. vacatures 751.511  
I.v.m. ziektevervanging 173.042  
I.v.m. extra werkzaamheden 2.106.102  
    3.030.655
    14.605.221

Bovenstaande betekent dat er een overschrijding van het loonbudget van € 257.473 is.

Inkopen en aanbesteding

Terug naar navigatie - Inkopen en aanbesteding

De inkoopadviesfunctie is naast het op orde brengen van de nodige analyses en dossiers, in 2023 betrokken geweest bij een aantal aanbestedingen. Vooral het proces van inhuur personeel, het contractenboek en bijbehorende procedures kregen aandacht.

Gemeentelijke heffingen/basisregistraties

Terug naar navigatie - Gemeentelijke heffingen/basisregistraties

Uitbreiding lokaal belastinggebied
In het regeerakkoord van december 2021 wordt tussen rijk en gemeenten gesproken over een nieuwe of aangepaste financieringssystematiek. Vanaf 2026 is het wenselijk om tot een nieuwe wijze van bekostigen te komen, waarbij verruiming van het lokale belastinggebied een te onderzoeken onderdeel is. Het rapport ‘Bepalen betekent betalen’ (2015) beveelt een significante uitbreiding van het gemeentelijk belastinggebied aan. Het gaat daarbij om autonome keuzes, niet om het bekostigen van rijks doelen.

Omgevingswet en leges
De Omgevingswet is op 1 januari 2024 in werking getreden. De legesverordening is hierop aangepast. De komende tijd wordt bezien of er nog aanvullende wijzigingen nodig zijn.
Vanaf 2024 publiceert de afdeling zelf alle aanslagbiljetten/taxatieverslagen op MijnStaphorst. Zo zijn we niet meer afhankelijk van externe partijen. Inwoners beschikken altijd over alle actuele gegevens. 

Ontwikkelingen Wet WOZ
Het is belangrijk om te zorgen voor een transparante en duidelijke WOZ-waardering. De WOZ-uitvoering vraagt voor de toekomst steeds breder gebruik, wat gevolgen heeft voor bijvoorbeeld technische ontwikkelingen en uitgebreidere registratie van gegevens. De WOZ moet meebewegen met vraagstukken die vanuit overheid verplicht zijn. Denk aan modernisering taxatieverslag. Maar ook de toename van de bezwaren en informele aanpak blijven belangrijk aspecten. Deze ontwikkelingen vragen om investeringen van de gemeenten en hebben overigens een breder bereik dan uitsluitend de WOZ-uitvoering. Voorbeelden hiervan zijn:

  • verandering van de markt als gevolg van de energietransitie/duurzaamheid;
  • ontwikkelingen in de woningmarkt als gevolg van tekort aan aanbod;
  • veranderende behoefte van belanghebbenden aan transparantie;
  • groeiende behoefte van belanghebbenden aan rechtsbescherming;
  • integratie van gegevensbeheer voor WOZ en geo-registraties;
  • invoering Omgevingswet;
  • groeiend belang voor kwaliteitsbeheer en correcte uitwisseling met de Landelijke Voorziening WOZ.

Het GEO gegevensbeheer is in 2023 binnen het team Publiek en Bestuur belegd waar ook het de uitvoering van de WOZ en het beheer van de BAG plaatsvindt. Dit draagt bij aan de onderlinge afstemming en de kwaliteit van de registraties.

Samenwerking Wet WOZ
Al jaren verzorgt Staphorst de uitvoering van de Wet WOZ voor de gemeente Zwartewaterland. De samenwerkingsovereenkomst is in 2022 geactualiseerd en regelt een continuering van de samenwerking voor de komende 6 jaar. Ook is hierbij rekening gehouden met de benodigde investeringen voor een adequate WOZ-uitvoering.

Samenhangende objectenregistratie
Een samenhangende objectenregistratie (SOR) is één centraal georganiseerde uniforme registratie met daarin basisgegevens over objecten in de fysieke omgeving. Daaronder verstaan we objecten die in het terrein zichtbaar zijn, zoals gebouwen, wegen, water, spoorlijnen en bomen, aangevuld met enkele basisgegevens, zoals woonplaatsen en openbare ruimten. In de objectenregistratie gaan in ieder geval de basisregistratie adressen en gebouwen (BAG) en de basisregistratie grootschalige topografie (BGT) op. Daarnaast is het de bedoeling dat ook het gedeelte van de WOZ-administratie waarin objectgegevens zijn opgenomen en een aantal basisgegevens uit de registraties voor het beheren van de openbare ruimte (BOR) in de objectenregistratie worden opgenomen. Hierdoor wordt dubbele opslag van objectinformatie zoveel mogelijk voorkomen (‘éénmalig registreren, meervoudig gebruik).

Ontwikkelingen GEO-informatie (GeoVisie)
Geografische gegevens worden steeds belangrijker. Om die reden heeft Staphorst een GeoVisie vastgesteld. Deze visie voorziet in het nut en de noodzaak van een kwalitatief goede beheerorganisatie met betrekking tot de GEO-gerelateerde basis- en kernregistraties. Het doel is om een beheerorganisatie te vormen en zo te werken met ‘eenmalig inwinnen, meervoudig gebruik’. Met de juiste applicaties, koppelvlakken, processen en taakverdeling komt dit tot stand.  Op deze manier worden de baten maximaal benut en gebruik gemaakt van de juiste, kwalitatief hoogwaardige gegevens. Overheden zijn verplicht om gebruik te maken van gegevens uit basisregistraties. Een goede beheerorganisatie is belangrijk gelet op het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO). Onjuiste informatie resulteert in problemen. Gemeente Staphorst heeft voor de gewenste beheersorganisatie diverse stappen gerealiseerd Er is geïnvesteerd in het beheer en de benodigde applicaties/koppelingen. Daarnaast zijn processen vastgelegd en belegd.

Digitalisering producten burgerzaken
Momenteel is het voor inwoners mogelijk om diverse zaken via de website te regelen. Voorbeelden hiervan zijn geboorteaangiftes, overlijdensaangiftes, verhuizingen en aanvragen van uittreksels.

In Staphorst is het vanaf juni 2023 mogelijk om digitaal het rijbewijs te verlengen. Ruim 20% van de aanvragen wordt digitaal gedaan. Fysiek blijft een verlengingsaanvraag natuurlijk ook mogelijk.

Verbeteren Reisdocumentenstelsel
De komende jaren wordt landelijk gewerkt aan een toekomstbestendig stelsel van paspoorten en identiteitskaarten. In het programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS) wordt het stelsel geleidelijk aangepakt. Het doel is: de kwaliteit, fraudebestendigheid en betrouwbaarheid van het stelsel naar een hoger niveau tillen.

Ontwikkelingen secretariaat

Terug naar navigatie - Ontwikkelingen secretariaat

Het gebruik van applicaties en digitaal verkeer zoals e-mail en whatsapp neemt toe. Dit vraagt bewustwording en is van invloed op processen. Hoe doen we ons werk, hoe archiveren wij dat, zijn belangrijke pijlers in deze processen. De Wet open overheid (Woo) speelt hierin ook een rol.

Naast de primaire taken binnen het secretariaat zoals het ondersteunen van het bestuur, management en OR ervaren we een toename van de vraag om vanuit het secretariaat deel te nemen aan diverse projecten en werkgroepen. Dit vraagt om voldoende capaciteit, prioritering en wellicht keuzes.

Communicatie

Terug naar navigatie - Communicatie

Team communicatie wordt veelal geregeerd door de waan van de dag. Veel vraag om advies en ondersteuning.  Het team werkt aan een traject ‘communiceren met focus’. Dit helpt bij het stellen van prioriteiten. Hierbij staan maatschappelijke opgaven centraal en ook de verwachte en werkelijke impact van communicatie op de samenleving.  

In de afgelopen jaren blijkt dat maatschappelijke onderwerpen, overheidsontwikkelingen of crisissen leiden tot snel schakelen en ad hoc inspelen op gebeurtenissen. Vanuit de gemeente moeten daarom ambities en prioriteiten telkens bijgesteld worden.

Juridische kwaliteitszorg

Terug naar navigatie - Juridische kwaliteitszorg

Juridische Kwaliteitszorg staat voor de manier waarop het bestuur, het MT en de ambtelijke organisatie de juridische kwaliteit van het handelen van de organisatie kunnen verbeteren. Het is belangrijk om kwaliteitszorg te borgen. Zeker nu taken bij gemeenten toenemen en de organisatie groeit. Het monitoren van de kwaliteit, het op peil houden en waar nodig verbeteren blijft van belang.

Ondermijning en Wet Bibob

Terug naar navigatie - Ondermijning en Wet Bibob

Ondermijnende criminaliteit neemt veel vormen aan en kan zowel landelijk als lokaal zeer ontwrichtend zijn. In de strijd tegen ondermijning heeft de bestuurlijke aanpak een belangrijke plaats. Om te voorkomen dat de gemeente onbedoeld ondermijnende activiteiten faciliteert, is het belangrijk interne en externe bewustwording te creëren en ook actualisatie van bestuurlijke instrumenten, waaronder de Wet Bibob. De komende jaren wordt hieraan gewerkt. Eventueel zoeken we samenwerking met de regio op.

Informatiemanagement

Terug naar navigatie - Informatiemanagement

Visie en projecten
Het meerjareninvesteringsplan IMPC is geactualiseerd (periode 2024-2026) en een aantal projecten zijn conform planning in 2023 gerealiseerd of opgestart. In 2023 is bijvoorbeeld een nieuw intranet geïmplementeerd. Tevens is een start gemaakt met de ontwikkeling van een visie met betrekking tot een Staphorster digitale samenwerkingsomgeving om samenwerking (over organisatie grenzen heen) en projectmatig werken veilig en gebruiksvriendelijk te ondersteunen. Deze visie wordt in 2024 nader uitgewerkt in een ontwerp en geïmplementeerd. Voorts is in 2023 een nieuw modern digitaal werkplekconcept geselecteerd, de implementatie hiervan start in 2024. In het kader van de verbouwing en herinrichting van het gemeentehuis zijn tal van ICT werkzaamheden uitgevoerd, inclusief inrichting hybride vergaderruimtes.

Gemeentebrede actualisatie van digitaal zaakgericht werken & archiveren en procesoptimalisatie 
Het digitaal zaakgericht werken en archiveren inclusief procesoptimalisatie waarbij papieren dossiers worden vervangen door digitale dossiers met daarbij nieuwe, passende, werkwijzen en archiefomgeving is in 2023 verder doorgevoerd. De verbouwing, nieuwe inrichting van het gemeentehuis en introductie van werkplek onafhankelijk werken waren in 2023 een extra stimulans om sneller en meer digitaal te werken en te archiveren.

Dienstverlening
In 2023 is in het kader van het programma Lokale Democratie onderzoek onder inwoners, raadsleden en ambtenaren verricht. Dienstverlening van de gemeente kwam daarbij nadrukkelijk aan de orde. De (visie op) dienstverlening maakt onderdeel uit van de kerntakendiscussie. De visie op dienstverlening wordt op basis van de uitkomsten van de kerntakendiscussie (waar nodig) aansluitend nader uitgewerkt in 2024.

Informatieveiligheid
De implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) is aan de hand van de opgestelde jaarkalender, voorgezet. Er zijn verschillende beleidsdocumenten opgesteld en/of geactualiseerd. Waar nodig zal de implementatie daarvan in 2024 worden uitgevoerd. In 2023 zijn een aantal audits met positieve resultaten uitgevoerd, is deelgenomen aan een landelijke oefening en is een nieuw gemeentebreed bewustwordingsprogramma gestart.

Privacy
De functie Functionaris Gegevensbescherming (FG) is vanuit het oogpunt van flexibiliteit en (actuele) deskundigheid op basis van een abonnementsconstructie sinds 2023 bij een FG -dienstverlener uitgevoerd.
Er vindt bijscholing plaats op het vlak van informatiebeveiliging en privacy voor betrokken gemeentelijke medewerkers. Bewustwording (voor zowel privacy als informatieveiligheid) van alle gemeentelijke medewerkers is een continu punt van aandacht en krijgt ook in 2024 vervolg.

Visie op control
De uitwerking van de vastgestelde Visie op Control naar de organisatie zal gaan plaatsvinden door het gaan werken volgens het Three Lines Model of Defence, zoals opgenomen in de begroting 2023.
Gedurende 2023 hebben er presentaties plaatsgevonden binnen de afdeling bestuur- en management-ondersteuning om draagvlak te creëren voor invoering van genoemde werkwijze. Hierdoor ontstaat duidelijkheid voor een ieder wie waar verantwoordelijk voor is op gebied van de beheersing van de processen. Dit wordt in 2024 uitgerold voor de gehele organisatie, waardoor elke afdeling op dezelfde wijze gebruik maakt van de control functie.

Rechtmatigheidsverantwoording
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft daadwerkelijk plaatsgevonden met ingang van het boekjaar 2023. Presentaties aan de Auditcommissie en Raad hebben er toe geleid dat 12 december 2023 de van belang zijnde stukken zijn vastgesteld: aangepaste financiële verordening, het m&o beleid in samenhang met fraude/risicoanalyse en het normenkader.
Gedurende het jaar hebben er controles plaatsgevonden om een uitspraak te kunnen doen over het rechtmatig handelen binnen de financiële processen. Conform verordening zullen we een overzicht presenteren over de geconstateerde rechtmatigheidsfouten in relatie tot de vastgestelde verantwoordingsgrens ad 3% en rapportagegrens van € 100.000. Ook zullen er acties worden benoemd ter voorkoming van herhaling van genoemde fouten.

Huisvesting

Terug naar navigatie - Huisvesting

Het project Toekomstbestendig gemeentehuis bestond in 2023 uit werkzaamheden in het gemeentehuis en het plaatsen van zonnepanelen op het dak. De interne verbouwing heeft in 4 fasen plaatsgevonden. Schuine daken zijn vanaf de binnenzijde extra geïsoleerd, verlichting is vervangen door ledverlichting en ruimtes zijn opnieuw ingedeeld, opgefrist en ingericht. Er is nieuwe vloerbedekking gelegd, kozijnen en deuren zijn geschilderd, installaties zijn vernieuwd en de balies in de ontvangsthal zijn vervangen. Daarnaast zijn er extra overlegruimtes gecreëerd, ruimtes voorzien van ICT-voorzieningen voor hybride vergaderen en nieuwe meubels geleverd. Bij de verbouwing en herinrichting is rekening gehouden met circulariteit door materiaal te hergebruiken en oud meubilair een nieuwe plek te geven. Het gemeentehuis is tijdens de verbouwing open gebleven. Medewerkers hebben tijdelijk meer thuisgewerkt en zijn via bijeenkomsten, intranetberichten en vlogs op de hoogte gehouden. In 2024 worden de laatste werkzaamheden voor de herinrichting uitgevoerd. 

Rechtmatigheid

Terug naar navigatie - Rechtmatigheid
Monitor Rechtmatigheidsverantwoording 2023
A) Begrotingscriterium  
  - Overschrijding exploitatiebudgetten programma 2 Verkeer, Vervoer & Waterstaat € 261
  - Overschrijding programma 4 Onderwijs €23
  - Overschrijding programma 9 Overhead € 1
  - Overschrijding investeringsbudgetten € 79
  - Niet geautoriseerde reserve mutaties € 0
Subtotaal A € 364
B) Voorwaardencriterium  
  - Onrechtmatigheden inkoop en aanbesteding € 1.330
  - Overige € 74
Subtotaal B € 1.404
C) Misbruik- & Oneigenlijk gebruik criterium  
  - Onrechtmatigheden Misbruik & Oneigenlijk gebruik € 0
Subtotaal C € 0
     
D) Totaal Bruto Rechtmatigheidsfouten (A+B+C) € 1.768
E) Af: Begrotingsafwijkingen waarvan Raad heeft besloten dat deze niet onrechtmatig zijn € 285
F) Saldo resterende rechtmatigheidsfouten (D-E) € 1.483
G) Verantwoordingsgrens (3% van € 57 miljoen)
De geconstateerde bruto rechtmatigheidsfouten overschrijden de verantwoordingsgrens. Hieronder zal een toelichting gegeven worden op de gemaakte rechtmatigheidsfouten die de grens van € 100.000 overschrijden, conform artikel 10, lid 3 financiele verordening.
€ 1.717

Toelichting:

Begrotingscriterium:

De overschrijding op de exploitatiebudgetten programma's van € 285.000 wordt met name veroorzaakt door een overschrijding in programma 2 ter hoogte van € 261.000. Deze overschrijding wordt veroorzaakt door het wegenbeheerplan. De kosten op het wegenbeheerplan zijn overschreden met € 290.000. Echter staan hier ook subsidieontvangsten tegenover ter hoogte van € 300.000. Doordat er sprake is van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren, wordt de overschrijding daarmee als rechtmatig beschouwd.

Voorwaardencriterium:

De in de tabel vermelde onrechtmatigheden inkoop en aanbesteding € 1.330 betreffen de aanbesteding huur en koop woonunits t.b.v. opvang vluchtelingen Oekraïne tweede en derde fase. De gemeente Staphorst heeft bij de aanbesteding van de units fasen 2 en 3 artikel 2.32 van de aanbestedingswet toegepast. De gevolgde procedures zijn correct uitgevoerd.  De 2.32 procedure kan gevolgd worden indien er sprake is van dwingende spoed. Bij het uitvoeren van de procedure was er argumentatie waaruit dwingende spoed onderbouwd kon worden en daarmee het toepassen van artikel 2.32 gerechtvaardigd was. Dit was geheel in lijn met het juridisch terecht bevonden beroep op artikel 2.32 bij de aanbesteding van de eerste fase units in 2022.
 Bij de accountantscontrole over 2023 bleek dat de onderbouwing niet volledig was en er op basis van oordeel door een onafhankelijke jurist in deze situatie (voor de units fasen 2 en 3 in 2023) artikel 2.32 niet had mogen worden toegepast omdat er onvoldoende sprake was van dwingende spoed zoals vereist voor artikel 2.32.
 Hoewel er vanuit juridisch oogpunt bij de beoordeling van de gevolgde procedure onvoldoende sprake is van aantoonbare dwingende spoed blijft de gemeente Staphorst bij het standpunt dat het vanuit humanitair oogpunt noodzakelijk was snel te handelen.
 De gemeente Staphorst zal voor toekomstige aanbestedingen op het gebied van vluchtelingen Oekraïne de Europese aanbestedingsregels volgen.