Paragraaf 4 - Bedrijfsvoering

Algemeen
De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens van onze bedrijfsvoering.

In 2026 werken we samen verder aan de TOP Vijf!: het Toekomstbestendige Organisatie  Project. Met als doel om een toekomstbestendige organisatie te worden èn (steeds) beter te gaan samenwerken. Een toekomstbestendige organisatie kijkt naar de toekomst en is zo ingericht dat zij (complexe) veranderingen aankan en kansen hierin kan benutten. Hiervoor investeert de organisatie in sterk leiderschap, slim samenwerken, wendbaar organiseren, werkend leren en digitale mogelijkheden. 

Als gemeente zijn we de eerste overheid voor inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. We hebben en krijgen te maken met steeds meer sociaal maatschappelijke en ruimtelijke vraagstukken. Om zorgvuldig met de schaarse ruimte om te gaan, is het nodig om integraal te werken. En om samen te werken met de samenleving en de regio. Tegelijk is er minder geld voor de uitvoering. Ook zijn de mensen om het werk te doen, niet altijd te vinden. Daarnaast verandert de wereld om ons heen snel. Om ons werk goed te kunnen blijven doen, is het belangrijk dat we keuzes maken èn effectiever en efficiënter gaan werken. Oftewel: toekomstbestendig worden.

In TOP Vijf zijn vijf projecten bij elkaar gebracht, die allemaal op een eigen manier bijdragen aan een toekomstbestendige organisatie:

• Omgevingsvisie: integraal samenwerken aan de fysieke leefomgeving, met elkaar en met inwoners.
• Visie op dienstverlening: wat voor een gemeente willen we zijn wanneer we kijken naar wat inwoners belangrijk vinden in het contact met en de dienstverlening van ons als gemeente?
• Mooi Wark: hoe zorgen we voor een betere balans tussen taken/opgaven en capaciteit en welke keuzes kunnen we maken om daar op te sturen?
• Procesverbetering en -borging : het verbeteren van belangrijke werkprocessen en het implementeren daarvan om effectiever samen te werken.
• Rolduidelijkheid: nieuwe werkafspraken voor meer helderheid in de rollen, taken en verantwoordelijkheden van met name coördinatoren, strategen en de plek van het projectenbureau.

De gevolgen van het Staphorster Bod voor de gemeentelijke organisatie zullen zeker merkbaar zullen zijn. Op dit moment zijn deze gevolgen echter nog niet volledig te overzien. 

Visie en projecten
In 2025 en 2026 zal de i-visie 2021 en uitvoeringsprogramma zijn geactualiseerd. In het kader van o.a. het BMC traject ‘mooi Wark’ is door raad en college aangegeven dat de ambitie wat betreft ICT inzet en innovatie hoger dient te zijn en daarbij is ook de inzet van AI als kans aangeduid. De in 2025 op kleine schaal gestarte AI projecten worden in 2026 in groter verband voortgezet. In 2026 start actualisatie van de organisatie van de informatievoorziening, met name functioneel beheer.

Digitaal(samen) werken
De digitale samenwerkingsomgeving om samenwerking (over organisatie grenzen heen) en projectmatig werken veilig en gebruiksvriendelijk te ondersteunen verloopt volgens schema en zal eind 2025 zijn geïmplementeerd voor wat betreft fase 1. Fase 2 wordt uitgevoerd in 2026 waarbij de nadruk op verfijning en op specifieke processen toegesneden toepassingen en AI komt te liggen.
De implementatie van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) is in 2024 gestart en zal ook in 2026 nog de nodige aandacht en inzet vergen.

Dienstverlening
De Visie op Dienstverlening is één van de vijf verhaallijnen waarlangs we de organisatie van Staphorst toekomstbestendig houden/maken. De geactualiseerde visie zal bij vaststelling waarschijnlijk leiden tot een aantal projecten en derhalve een meerjareninvesteringsplan, de omvang daarvan is nu nog niet te voorzien. Vooruitlopend hierop loopt onderzoek telefonie, in 2026 wordt bellen via Teams geïmplementeerd met inachtneming van de dan geldende visie.

Informatieveiligheid
De implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) wordt, mede aan de hand van de opgestelde jaarkalender, voortgezet. Dit leidt de komende jaren tot een groot aantal acties en investeringen. De belangrijkste investeringen zijn opgenomen in het IM meerjareninvesteringsplan. 
De BIO wordt vervangen door de NIS2-richtlijn. NIS2 is een aanscherping van het huidige BIO kader en acties en zal leiden tot aanvullende maatregelen. Waarschijnlijk wordt dit in 2026 geëffectueerd, eventuele investeringen die hieruit voorvloeien zijn niet in deze begroting opgenomen.  

Privacy
Bewustwording (voor zowel privacy als informatieveiligheid) van alle gemeentelijke medewerkers is een continu punt van aandacht. In 2024 is een nieuw bewustwordingsprogramma geïmplementeerd dat in 2026 een vervolg krijgt.

Loonsombudget
Het begrote loonsombudget 2026 bedraagt € 17.385.000. Conform de prijsindexen van het CPB en CEP, zoals opgenomen in de meicirculaire 2025 zijn de lonen in 2027 met 5,1% geïndexeerd, in 2028 met 4,2% en in 2029 met 4,5% (loonvoet sector overheid). 

Externe inhuur
Door de aanhoudende krappe arbeidsmarkt is het invullen van bepaalde vacatures met personeel in loondienst nog steeds lastig en zal ook in 2026 waarschijnlijk nog steeds lastig zijn, met name op het juridische vakgebied en binnen ruimtelijke ordening. 

HR Gesprekscyclus
In 2026 worden volgens de HR gesprekscyclus planningsgesprekken en bijpraatmomenten met de medewerkers gevoerd. 

Opleiden en ontwikkelen
Ook in 2026 zal het opleiden en ontwikkelen van personeel een belangrijke rol spelen in het HRM beleid. Hierbij is aandacht voor zowel vakinhoudelijke opleidingen en trainingen, maar ook voor opleidingen en trainingen in het kader van persoonlijke ontwikkeling. Het doel is om de duurzame inzetbaarheid van medewerkers te vergroten. In de Kadernota 2026 is het opleidingsbudget met € 92.000 verhoogd. 

Formatiesturing
In het formatieboek is voor 2026 e.v. 191,91 fte opgenomen, dit is ten opzichte van 2025 een toename van 4,20 fte. Dit betreft de in de Kadernota 2026 opgenomen omzetting van incidentele formatie naar structurele formatie (Mooi Wark). 

Personeelsformatie in fte's

CAO gemeenteambtenaren
Per 1 april 2025 is de nieuwe CAO gemeenteambtenaren 2025-2027 van kracht. Per 1 april 2025 heeft een verhoging van de salarissen van 2% plaatsgevonden, per 1 oktober 2025 1,85%. In 2026 vindt een nominale verhoging van € 35 per maand plaats, per 1 juli 2026 1,25%. 

Tussen rijk en gemeenten wordt gesproken over een nieuwe of aangepaste financieringssystematiek. De wens is om per 2026 tot een nieuwe bekostigingswijze te komen. Verruiming van het lokale belastinggebied is op dat moment een te onderzoeken onderdeel. Dat betekent dat de verruiming momenteel nog op zich laat wachten, zeker niet voor 2027. De bedoeling is om een verschuiving te laten plaatsvinden van rijksbelastingen naar lokale belastingen, waaraan wel randvoorwaarden zijn gekoppeld. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de financiële verhoudingen die op orde moeten zijn, geen verhoging van de totale lastendruk, een groter belastinggebied wat geen doel op zich is, maar verband houdt tussen bepalen, betalen en verantwoorden. Bepalen betekent betalen is het motto. Momenteel zijn er geen veranderingen in deze ontwikkelingsfase ten opzichte van vorig jaar.

Kleine belastingen
Kleine belastingen die voortvloeien naar de algemene middelen, zoals honden-, toeristen- en forensenbelasting worden misschien afgeschaft of vervangen door andere belastingen. Dit wordt meegenomen in het onderzoek naar de verruiming van het gemeentelijk belastinggebied. Ook andere belastingen zullen aangepast worden, maar dat gaat om belastingen die Staphorst momenteel niet heeft en dus geen directe gevolgen hebben. 

Omgevingswet 
Vanaf 2024 is de Omgevingswet van toepassing. De legesverordening is hier volledig op aangepast. De komende jaren zal dit steeds beter gespecificeerd worden om zo de kostendekkendheid goed in beeld te krijgen. 

Mijn Staphorst
Het belastingloket is uitgebreid. Zo zijn alle nota’s en eventuele verminderingen nu zichtbaar op Mijn Staphorst. Een mooie ontwikkeling, waarbij voor alle belastingplichtigen naast de actuele nota’s ook historie zichtbaar is. Daarnaast wordt het openstaande saldo getoond. Voor de toekomst hopen we op nog meer mogelijkheden en uitbreiding van dit portaal voor zowel natuurlijke personen als bedrijven.  

Digitaliseren
Wij zijn continue bezig om processen te digitaliseren of te vereenvoudigen. Ook is er volop aandacht voor interne controles, waarbij we vragen en rapportages zoveel mogelijk bundelen.

Het is belangrijk te zorgen voor maatschappelijk draagvlak en vertrouwen in de WOZ-waarden. Dit wordt door de Waarderingskamer benadrukt. Daarom moet de WOZ-uitvoering de komende jaren mee-ontwikkelen met maatschappelijke en technische ontwikkelingen. Deze ontwikkelingen vragen om investeringen van de gemeenten en hebben overigens een breder bereik dan uitsluitend de WOZ-uitvoering. Voorbeelden hiervan zijn:

• verandering van de markt als gevolg van de energietransitie/duurzaamheid;
• ontwikkelingen in de woningmarkt als gevolg van tekort aan aanbod;
• veranderende behoefte van belanghebbenden aan transparantie;
• groeiende behoefte van belanghebbenden aan rechtsbescherming;
• toename van het aantal objecten (areaal uitbreiding);
• toename van het aantal reacties op de WOZ beschikkingen / aanslagen gemeentelijke belastingen;
• toename aantal reacties van no-cure-no-pay bureaus;
• integratie van gegevensbeheer voor WOZ en geo-registraties;
• modernisering taxatieverslagen;
• veranderingen als gevolg van de invoering van de Omgevingswet;
• veranderingen als gevolg van de invoering van de Wet Kwaliteitsborging;
• groeiend belang voor kwaliteitsbeheer en correcte uitwisseling met de Landelijke Voorziening WOZ;
• het geleidelijk toenemen van het aantal toepassingen van de WOZ-waarde buiten de belastingheffing;
• verantwoording over informatieveiligheid en informatiearchitectuur in het WOZ-domein. 

Digitalisering producten burgerzaken
Het is voor inwoners mogelijk om diverse zaken via de gemeentelijke website te regelen. Voorbeelden hiervan zijn: verhuizingen, uittreksels BRP, stempassen, geboorteaangiftes, aangiftes van overlijden, verklaringen omtrent gedrag, inname vermissing reisdocumenten, afschriften Burgerlijke Stand, emigratie, wijziging naamgebruik, aanvragen huwelijken/geregistreerd partnerschap, verzoeken verstrekkingsbeperkingen, en aanvragen verlengen rijbewijs. Het moet mogelijk blijven aanvragen aan het gemeenteloket te doen.  
Digitalisering betekent dat diensten 24/7 aangevraagd kunnen worden en ook een verandering in de werkprocessen. De menselijke factor blijft nodig. Het klantcontact verandert, maar de complexiteit neemt toe.

Landelijke Aanpak Adreskwaliteit
Alle overheidsinstanties gebruiken de Basisregistratie Personen (BRP); van de GGD en het Sociaal Loket tot de Belastingdienst. Een correcte registratie van adressen van inwoners is voor de taken van deze instanties erg belangrijk, maar ook voor personen zelf. Om die reden is Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA) in het leven is geroepen en verplicht sinds mei 2023. Staphorst is sinds begin 2023 aangesloten. Bij vermoedelijke onjuistheden vindt er onderzoek plaats zoals een huisbezoek afleggen om te controleren of geselecteerde adressen en bewoners in overeenstemming zijn met de BRP. Hiertoe worden door het Ministerie van BZK-adressen in onze gemeente geselecteerd. LAA wordt uitgevoerd in samenwerking met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en een aantal uitvoeringsorganisaties. De uitvoeringsorganisaties zijn instanties die wettelijke taken van de overheid uitvoeren. In Staphorst zijn sinds de aansluiting enkele meldingen gekomen waarop wij actie hebben moeten ondernemen. Daarnaast vinden er regelmatig adresonderzoeken plaats door o.a. ineens vertrekkende Oekraïners. 

Reisdocumentenpiek
Bijna tien jaar geleden werd de geldigheidsduur voor paspoorten en identiteitskaarten verlengd van vijf naar tien jaar. In 2014 ging deze nieuwe regel van kracht waardoor volwassenen die tussen 2014 en 2018 een reisdocument hebben aangevraagd vanaf 2024 weer een nieuwe ID-kaart of paspoort mogen aanvragen. In de periode 2024 -2029 is sprake van een piek naar aanleiding van de huidige reisdocumentendip (2019-2023).

Verbeteren Reisdocumentenstelsel
De komende jaren wordt landelijk gewerkt aan een toekomstbestendig stelsel van paspoorten en identiteitskaarten. In het programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS) wordt het stelsel geleidelijk aangepakt. Het doel is: de kwaliteit, fraudebestendigheid en betrouwbaarheid van het stelsel naar een hoger niveau tillen.

Verkiezingen
In oktober 2025 zijn de verkiezingen voor de Tweede Kamer gehouden. In 2026 zijn er Gemeenteraadsverkiezingen, in 2027 verkiezingen voor de Provinciale Staten, Eerste Kamer en Waterschap  en in 2028 zijn er weer Europese parlementsverkiezingen.

Extra werkzaamheden als gevolg van de vluchtelingenopvang 
De opvang van de Oekraïners en andere vluchtelingen betekent ook dat deze mensen ingeschreven moeten worden in de BRP.

Bestuurders, management, vak afdelingen, samenwerkingspartners, crisis-/veiligheidssituaties en de pers vragen doorlopend advies, inzet en ondersteuning over communicatie. Zonder communicatiestrategie en zonder afstemming over en prioritering van de beschikbare capaciteit, bepaalt de waan van de dag hoe de gemeente communiceert. Van belang is waar communicatie daadwerkelijk het verschil kan maken bij maatschappelijke opgaven. Communicatie strategie en het stellen van prioriteiten in relatie tot beschikbare capaciteit helpt hierbij.

Juridische Kwaliteitszorg staat voor de manier waarop het bestuur, het MT en de ambtelijke organisatie de juridische kwaliteit in het handelen van de organisatie kunnen verbeteren. Het is belangrijk dat kwaliteitszorg is geborgd en dat het voldoende ruimte en aandacht krijgt in het continue werkproces. Het is wenselijk een nulmeting te kunnen doen en het onder de loep nemen van de juridische kwaliteit in algemene zin. Dat maakt het mogelijk om met eventuele knelpunten aan de slag te kunnen. Tegelijkertijd constateren we dat er door prioriteit te moeten geven aan urgentere werkzaamheden, de aandacht voor een nulmeting op de achtergrond terechtkomt. Ook de toename van taken die de gemeente krijgt en de groei van de organisatie is daarop van invloed. Hoewel de kwaliteitszorg altijd onderdeel uitmaakt van reguliere werkzaamheden en het werkproces continu aan veranderingen en verbeteringen onderhevig is, is het belangrijk dat dit op een structurele manier vorm kan krijgen. Als er prioriteit gegeven kan worden aan juridische kwaliteitszorg, kan op langere termijn de kwaliteit in de volle breedte op peil gehouden of verbeterd worden.

Ondermijnende criminaliteit neemt vele vormen aan en kan landelijk en lokaal zeer ontwrichtend zijn. Ook in Staphorst hebben we te maken met vormen van ondermijnende criminaliteit. In de strijd tegen ondermijning heeft de bestuurlijke aanpak een belangrijke plaats. Het is van belang om de bestuurlijke instrumenten, waaronder het beleid voor de toepassing van de Wet Bibob (Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur) te actualiseren en het toepassingsbereik uit te breiden zodat het aantal Bibob-toetsen uitgebreid kan worden. Om te voorkomen dat de gemeente onbedoeld ondermijnende activiteiten faciliteert, is het ook van belang dat er interne en externe bewustwording wordt gecreëerd. Hiermee kan een waterbedeffect voorkomen worden en wordt een gezond ondernemersklimaat gestimuleerd, gecreëerd en gewaarborgd. Inmiddels is er een plan van aanpak voor het actualiseren en implementeren van het Bibob-beleid vastgesteld. Hier wordt inmiddels uitvoering aangegeven. 

Rechtmatigheidsverantwoording
Jaarlijks wordt door het College verantwoording afgelegd over de financiële rechtmatigheid. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt nader ingegaan op de verantwoording: Waar bestaat het bedrag aan financiële rechtmatigheidsfouten uit; Hoe zijn de fouten ontstaan; Wat gaat het College eraan doen om in de toekomst deze fouten te voorkomen.

De financiële rechtmatigheid is geborgd middels de inrichting van het 3-lines model. De eerste lijn is verantwoordelijk voor de uitvoering, terwijl de tweede lijn – bestaande uit financieel adviseurs – de kaders bewaakt en ondersteuning biedt. De derde lijn, ingevuld door de VIC-functie, voert onafhankelijk toezicht uit en toetst op rechtmatigheid binnen de organisatie.

Verbijzonderde Interne Controle
De inrichting en beheersing van de processen zal dusdanig moeten zijn dat het College met een gerust hart een uitspraak kan doen over de rechtmatigheid van de uitgaven. Daarvoor worden onderstaande zaken gerealiseerd:

• Het verbeteren van de interne processen en de beheersing ervan, waardoor een adequaat functionerend systeem ontstaat van interne beheersing en -controle, om te waarborgen dat de gemeente bij alle (financiële) beheers handelingen en transacties de wet- en regelgeving naleeft;
• Duidelijke positionering van de verschillende rollen en taken binnen het onderdeel rechtmatigheid in de gehele organisatie (van Raad tot proceseigenaar);
• Structurele borging hiervan in de organisatie.

Om dit te bereiken wordt op dit moment uitvoering gegeven aan de implementatie van de Visie op control.

De Verbijzonderde Interne Controle (VIC) zal dan ook dusdanig ingericht worden dat de belangrijkste financiële processen onderworpen worden aan een interne controle. De controle zal worden ingericht volgens het vast te stellen Intern Controleplan 2026.

Fraude en Risicomanagement
De accountant is verplicht te vermelden welke frauderisico’s zij hebben geïdentificeerd en welke werkzaamheden ten aanzien van deze risico’s ze hebben uitgevoerd. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van het nieuw opgestelde gemeentebrede fraude risicoanalyse, welke gecombineerd is met risico’s inzake misbruik en oneigenlijk gebruik. Misbruik en oneigenlijk gebruik spelen vooral een rol bij die activiteiten waarbij de informatie van derden (belanghebbenden) van groot belang is voor het verlenen en/of vaststellen van uitkeringen, subsidies, heffingen, belastingen en vergunningen, oftewel “inwoner, instelling of organisatie” Bij fraude is veelal sprake van “eigen medewerkers”. Dit document is eind 2023 vastgesteld en zal om de 4 jaar worden geactualiseerd. Het bespreekbaar maken en laten kennisnemen van dit beleid binnen alle geledingen van de organisatie, maakt de kans op fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik kleiner.

Uitvoering en verantwoording van het beleidsplan zal plaats vinden volgens de PDCA-cyclus:

• De Verbijzonderde Interne Controle (VIC) voert periodiek gesprekken met proceseigenaren die uitvoering geven aan de meest kritische processen in de organisatie, met als doel om de grootste risico’s in het proces en de beheersmaatregelen en controles hierop in kaart te brengen. Het gaat hierbij niet alleen om financiële processen, maar ook processen rondom privacy, ICT en ondermijning. Tijdens deze gesprekken zullen ook de fraude en misbruik/oneigenlijk gebruik risico’s aan de orde komen.
• De risico’s zijn vervolgens opgenomen in de verschillende werkprogramma’s per proces, inclusief de beheersmaatregelen.
• Op deze kritische processen worden vervolgens interne controles uitgevoerd. De bevindingen worden besproken met de proceseigenaren en de afdelingsmanager, die vervolgens een formele reactie geeft.
• Vervolgens vindt er periodiek overleg plaats tussen de VIC en coördinatoren/managers/ bestuur. In dit overleg wordt besproken in hoeverre er frauderisico’s of misbruik en oneigenlijk gebruik zich hebben voorgedaan, wat de gevolgen zijn geweest, het mogelijk benoemen van nieuwe risico’s en hoe we deze gaan beheersen.
• Aanpassing van beleid of nieuwe wetgeving, evenals nieuwe beheersmaatregelen naar aanleiding van geconstateerde risico’s of gesprek met managers/MT-leden zullen leiden tot een aangepast overzicht van risicogebieden en beheersmaatregelen. Hiermee wordt niet gewacht tot actualisatie van het misbruik en oneigenlijk gebruik beleid.

Visie op control
Voor het realiseren van bovengenoemde punten (nieuwe rechtmatigheidsverantwoording) wordt aangesloten bij de vastgestelde “Visie op Control”. Bij de ontwikkeling van deze visie was al voorgesorteerd op de wetswijziging:

• De proceseigenaar (1e lijn) is primair verantwoordelijk voor de inrichting, uitvoering en beheersing van het werkproces (Geld, Organisatie, Tijd, Informatie, Kwaliteit - GOTIK) De 1e lijn wordt integraal ondersteund door de 2e lijn (veelal bedrijfsvoering) op gebied van financiën, juridisch, inkoop, HRM, IT en informatiemanagement. Er zullen dan ook afspraken worden gemaakt op welke wijze de samenwerking vorm wordt gegeven;
• Vervolgens vindt toetsing plaats door de 3e lijn op gebied van rechtmatigheid, getrouwheid, privacy en informatiebeveiliging. Belangrijk hierbij zal de vastlegging van resultaten zijn in de 1e, 2e en 3e lijn. Dit helpt het College om een uitspraak te kunnen doen over de financiële rechtmatigheid;
• Tenslotte is er nog een 4e lijn controle. Dat zijn externe partijen die ook controles verrichten, toezicht houden.

Gedurende 2024 is de implementatie binnen de afdeling bestuur- en managementondersteuning doorgevoerd. Mede hierdoor ontstaat meer duidelijkheid voor een ieder wie waar verantwoordelijk voor is op gebied van de beheersing van de processen. In 2025 is de Visie op control afgestemd op (de organisatie van) informatiebeveiliging en de inrichting van het Information Security Management System ISMS). De uitrol voor de gehele organisatie zal in 2026 worden afgerond.