Paragraaf 4 - Bedrijfsvoering

Een goed bestuur is er voor haar samenleving en bestuurt op democratische en transparante wijze met het algemeen belang voor ogen. Dat doen we lokaal met onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. In de regio werken we samen met de provincie, andere gemeenten en partners in samenwerkingsverbanden. Wij zijn dienstbaar aan de Staphorster samenleving.

Als stip op de horizon kleuren wij samen de toekomst van een ondernemend en verbindend Staphorst. Iedereen doet mee. Bij de doorontwikkeling van onze organisatie houden wij onze missie en visie voor ogen.

Visie
We vormen een betrouwbare organisatie met omgevingsbewuste medewerkers, die hun vak met passie uitvoeren. Vanuit dat vertrekpunt werken we oplossingsgericht om samen Staphorst te ontwikkelen. In verbondenheid met inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties nemen we zo verantwoordelijkheid voor de woon-, werk- en leefomgeving.

Missie
We zijn een vernieuwende en ondernemende gemeente met karakter en lef. We geven de samenleving ruimte en vertrouwen om verantwoordelijkheid te nemen. Inwoners en bedrijven die ons nodig hebben kunnen op ons rekenen. We versterken en versnellen initiatieven uit de samenleving en werken samen voor het beste resultaat en gaan van “zorgen voor“ naar “zorgen dat”.

De paden langs waar we de stip op de horizon bereiken zijn de paden van de:

• Innovatieve plattelandseconomie;
• Gezonde en dynamische samenleving;
• De verantwoorde vernieuwing.

Waarden
De vier waarden: betrouwbaar, samenwerken, omgevingsbewust en trots op ons werk, zijn het onderwerp van ons gesprek met elkaar. Wij vinden het belangrijk dat ons handelen vanuit deze waarden merkbaar is voor inwoners, ondernemers, verenigingen en organisaties. 

Top5!
In 2024 zijn we gestart met het toekomstbestendige organisatieprogramma  Top5!. Deze organisatieontwikkeling betrof in 2025 vijf projecten, namelijk Omgevingsvisie, Mooi Wark, Visie op Dienstverlening, Procesverbetering/-borging en Rolduidelijkheid. Het doel van Top5! is om een toekomstbestendige organisatie te worden en (steeds) beter samen te werken. 

Loonsomsturing/formatie
In de loonsommonitor van Pinkroccade, InZicht, wordt de informatie vanuit verschillende bronsystemen (de salarisadministratie en de financiële administratie) ontsloten, zodat hier door de managers en coördinatoren vroegtijdig op gestuurd kan worden. Onderstaand de samenvatting over 2025. 

Bovenstaande betekent dat er een overschrijding van het loonbudget is van € 439.000. Dit komt grotendeels door de hoge inhuurtarieven, de inhuur bedraagt 18% van de totale loonkosten. Uitgaande van meer dan dubbele of driedubbele kosten t.o.v. medewerkers in dienstverband legt dit een groot beslag op het totale loonbudget. De inzet van formatie op projecten wordt overigens wel rechtstreeks op de betreffende budgetten geboekt (bv. vluchtelingen, fietspaden, woningbouw etc.). 
Op het incidentele loonsombudget is daarentegen  sprake van onderuitputting,  gesaldeerd met het structurele loonsombudget is er een surplus van ongeveer € 200.000 in 2025 op de totale loonkosten. 

De fte's in het formatieboek (per 31/12/2025) zijn als volgt verdeeld over de afdelingen:

Personeelsformatie in fte's

In de voortgangsrapportage 2025 stond 187,7 fte opgenomen in het formatieboek.  De afname van 3,56 fte komt doordat de formatie voor het team 'Gezond meedoen' in september is overgegaan naar stichting BIND.  

Ontwikkeling loonsom  (x €  1.000) 

Bovenstaande betekent dat er een overschrijding van € 439.000 op het structurele loonbudget is. 

Tijdelijke formatie-uitbreiding
De gemeente Staphorst is een gemeente met ambities. We willen zichtbaar en goed benaderbaar zijn voor onze inwoners en voor onze partners in de regio. We zijn aanwezig en dragen bij aan ontwikkelingen bij onze verbonden partijen, in de regio en in het land. Staphorst is een gemeente met een inbreng die er toe doet. Naast onze eigen ambities, initiatieven vanuit onze samenleving en landelijke regelgeving hebben we helaas ook te maken met een aantal vooraf niet te plannen gebeurtenissen. Zaken die, zeker bij een kleine organisatie, een grote wissel trekken op de inzet van onze medewerkers. Het werk dat we doen, doen we graag goed. De kwaliteit willen we door de hoge kwantiteit niet uit het oog verliezen. Om niet achter de feiten aan te lopen, als werkgever voor onze medewerkers een gezond werkklimaat te blijven creëren en het huidige niveau van dienstverlening overeind te houden is voor de jaren 2024 en 2025 deels structurele formatie-uitbreiding gevraagd (€ 450.000), maar ook deels incidentele uitbreiding. Doordat de incidentele formatie-uitbreiding gedeeltelijk middels dienstbetrekkingen (dus goedkoper) heeft plaatsgevonden is hier geld op overgebleven.

Digitalisering producten burgerzaken

Het is voor inwoners mogelijk om diverse zaken via de gemeentelijke website te regelen. Voorbeelden hiervan zijn: verhuizingen, uittreksels BRP, stempassen, geboorteaangiftes, aangiftes van overlijden, verklaringen omtrent gedrag, inname vermissing reisdocumenten, afschriften Burgerlijke Stand, emigratie, wijziging naamgebruik, aanvragen huwelijken/geregistreerd partnerschap, verzoeken verstrekkingsbeperkingen, en aanvragen verlengen rijbewijs. Het moet mogelijk blijven aanvragen aan het gemeenteloket te doen. Digitalisering betekent dat diensten 24/7 aangevraagd kunnen worden en ook een verandering in de werkprocessen. De menselijke factor blijft nodig. Het klantcontact verandert maar de complexiteit neemt toe. In 2025 zijn ruim 30% van de producten digitaal aangevraagd en daarnaast ook nog 11 % processen groen verwerkt.

Reisdocumentenpiek
Bijna tien jaar geleden werd de geldigheidsduur voor paspoorten en identiteitskaarten verlengd van vijf naar tien jaar. In 2014 ging deze nieuwe regel van kracht waardoor volwassenen die tussen 2014 en 2018 een reisdocument hebben aangevraagd, vanaf 2024 weer een nieuwe ID-kaart of paspoort mogen aanvragen. In de periode 2024 -2029 is daarom sprake van een piek aan aanvragen naar aanleiding van de reisdocumentendip (2019-2023). In 2025 zijn ruim 75% meer reisdocumenten aangevraagd t.o.v. 2023.

Verbeteren Reisdocumentenstelsel
De komende jaren wordt landelijk gewerkt aan een toekomstbestendig stelsel van paspoorten en identiteitskaarten. In het programma Verbeteren Reisdocumentenstelsel (VRS) wordt het stelsel geleidelijk aangepakt. Het doel is: de kwaliteit, fraudebestendigheid en betrouwbaarheid van het stelsel naar een hoger niveau tillen.

Verkiezingen
In 2025 vonden er Tweede Kamerverkiezingen plaats. In 2026 Gemeenteraadsverkiezingen en in 2027 verkiezingen voor de Provinciale Staten, Eerste Kamer en Waterschap en in 2029 zijn er weer Tweede Kamerverkiezingen.

Extra werkzaamheden als gevolg van de vluchtelingenopvang
De opvang van de Oekraïners en andere vluchtelingen betekent ook dat deze mensen ingeschreven moeten worden in de BRP. Daarnaast is er sprake van meer werk als gevolg van het traject vitalisering vakantieparken, de woningnood. We krijgen hier complexere vragen over.

Tussen rijk en gemeenten wordt gesproken over een nieuwe of aangepaste financieringssystematiek. De wens was om per 2026 tot een nieuwe bekostigingswijze te komen. Verruiming van het lokale belastinggebied is een te onderzoeken onderdeel. Eind 2024 heeft de Tweede Kamer besloten dat gemeenten voorlopig geen handvatten krijgen om zelf extra financiële middelen op te halen. Dat betekent dat de verruiming momenteel nog op zich laat wachten, zeker tot 2027.

De bedoeling is om een verschuiving te laten plaatsvinden van rijksbelastingen naar lokale belastingen, waaraan wel randvoorwaarden zijn gekoppeld. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de financiële verhoudingen die op orde moeten zijn, geen verhoging van de totale lastendruk, een groter belastinggebied wat geen doel op zich is, maar verband houdt tussen bepalen, betalen en verantwoorden. Bepalen betekent betalen is het motto. Momenteel zijn er geen veranderingen in deze ontwikkelingsfase ten opzichte van vorig jaar.

Kleine belastingen
Kleine belastingen die voortvloeien naar de algemene middelen, zoals honden-, toeristen- en forensenbelasting worden misschien afgeschaft of vervangen door andere belastingen. Dit wordt meegenomen in het onderzoek naar de verruiming van het gemeentelijk belastinggebied. Ook andere belastingen zullen aangepast worden, maar dat gaat om belastingen die Staphorst momenteel niet heeft en dus geen directe gevolgen hebben. 

Omgevingswet 
Vanaf 2024 is de Omgevingswet van toepassing. De legesverordening is hierop aangepast. We hebben inmiddels ervaring op kunnen doen. De jaren 2025-2026 worden gebruikt om de kostendekkendheid inzichtelijk te maken en dit te betrekken bij de vast te stellen legesverordening 2027. 

We ontwikkelen mee met de maatschappelijke en technische ontwikkelingen. We zetten bijvoorbeeld al jaren in op de informele afhandeling van WOZ bezwaren en het verder optimaliseren van de registraties WOZ/BAG/GEO en het beheer daarvan. Het beheer van de BAG is in 2025 bij de WOZ-medewerkers ondergebracht. Daarnaast wordt het beheer van de BAG van de gemeente Zwartewaterland sinds medio 2025 ook door Staphorst gedaan. Dit komt ten goede aan het proces. De uitvoering van de WOZ van de gemeente Zwartewaterland wordt al lange tijd door de gemeente Staphorst gedaan.

Voorbeelden van ontwikkelingen zijn:

• Verandering van de markt als gevolg van de energietransitie/duurzaamheid;
• Ontwikkelingen in de woningmarkt als gevolg van tekort aan aanbod;
• Veranderende behoefte van belanghebbenden aan transparantie;
• Groeiende behoefte van belanghebbenden aan rechtsbescherming;
• Toename van het aantal objecten (areaal uitbreiding);
• Integratie van gegevensbeheer voor WOZ en geo-registraties;
• Modernisering taxatieverslagen.
• Veranderingen als gevolg van de invoering van de Omgevingswet;
• Veranderingen als gevolg van de invoering van de Wet Kwaliteitsborging;
• Groeiend belang voor kwaliteitsbeheer en correcte uitwisseling met de Landelijke Voorziening WOZ;
• Het geleidelijk toenemen van het aantal toepassingen van de WOZ-waarde buiten de belastingheffing.
• Verantwoording over informatieveiligheid en informatiearchitectuur in het WOZ-domein. 

Bestuurders, management, vakafdelingen, samenwerkingspartners, crisis-/veiligheidssituaties en de pers vragen doorlopend advies, inzet en ondersteuning van communicatie. Van belang is waar communicatie daadwerkelijk het verschil kan maken bij maatschappelijke opgaven. Communicatiestrategie en het stellen van prioriteiten in relatie tot beschikbare capaciteit helpen hierbij. Ervaren wordt dat onderwerpen als participatie, AI, data gedreven werken, persvragen en helder schrijven (steeds meer) spelen. Het implementeren van participatie wordt in 2026 projectmatig gedaan.

Juridische Kwaliteitszorg staat voor de manier waarop het bestuur, het MT en de ambtelijke organisatie de juridische kwaliteit in het handelen van de organisatie kunnen verbeteren. Het is belangrijk dat kwaliteitszorg is geborgd en dat het voldoende ruimte en aandacht krijgt in het continue werkproces. Door het doen van een nulmeting willen we de knelpunten aan het licht brengen en op basis daarvan met verbeteringen aan de slag gaan. Tegelijkertijd constateren we dat er door prioriteit te moeten geven aan urgentere werkzaamheden  de aandacht voor een nulmeting op de achtergrond terechtkomt. Ook de toename van taken die de gemeente krijgt en de groei van de organisatie is daarop van invloed. Als prioriteit gegeven kan worden aan juridische kwaliteitszorg kan op langere termijn de kwaliteit in de volle breedte op peil gehouden of verbeterd worden.

Het proces rondom besluitvorming is nader onder de loep genomen. Uitkomsten worden meegenomen om dit proces waar nodig te verbeteren.

Ondermijnende criminaliteit neemt vele vormen aan en kan landelijk en lokaal zeer ontwrichtend zijn. Ook in Staphorst hebben wij te maken met vormen van ondermijnende criminaliteit. In de strijd tegen ondermijning heeft de bestuurlijke aanpak een belangrijke plaats. Het doel is een gezond ondernemersklimaat te stimuleren. Om te voorkomen dat de gemeente onbedoeld ondermijnende activiteiten faciliteert is het ook van belang dat er interne en externe bewustwording wordt gecreëerd. 
De Wet Bibob is een (preventief) bestuursrechtelijk instrument. Het staat voor Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur. Op basis hiervan is op 2 december 2025 het Bibob-beleid vastgesteld en per 12 december 2025 in werking getreden. Deze wet geeft de mogelijkheid om ondernemers door middel van een Bibob onderzoek zowel justitieel als financieel te controleren op integriteit.

Visie en projecten
De actualisatie van de I & ICT visie is in 2025 gestart en zal in 2026 vastgesteld worden. De visie heeft een nauwe samenhang met de “top 5” projecten. In het kader van o.a. het BMC traject ‘mooi Wark’ is door raad en college aangegeven dat de ambitie wat betreft ICT inzet en innovatie hoger dient te zijn en daarbij is ook de inzet van AI (Artificial Intelligence) als kans aangeduid.

Het meerjaren-investeringsplan IMPC 2025 is conform planning in 2025 gerealiseerd of opgestart. In 2025 is bijvoorbeeld de inrichting van de Staphorster samenwerkingsomgeving op basis van Microsoft Teams afgerond waardoor het mogelijk is om samenwerking (over organisatie grenzen heen) en projectmatig werken veilig en gebruiksvriendelijk te ondersteunen. Aan de implementatie liggen diverse beleidsdocumenten op o.a. het vlak van governance, bewaarbeleid en vertrouwelijkheden ten grondslag. Dit project heeft een fors beslag gelegd op niet alleen het verantwoordelijke team maar eigenlijk de gehele organisatie.

In aansluiting op de MS365-samenwerkingsomgeving, is voorzichtig gestart met een paar pilots op het gebied van generative Artificial Intelligence (AI), met name de toepassing Microsoft Copilot. De pilots worden in 2026 verder doorgezet. De gemeente Staphorst is aangesloten bij het Nationaal Algoritmeregister.

Dienstverlening
Het project dienstverlening is in het kader van de 'top vijf' projecten in 2025 van start gegaan. Besloten is het onderdeel participatie als separaat project op te pakken. Door enkele personele wisselingen loopt uitvoering van de projecten door in 2026.

Naast de visie zijn een aantal projecten op het gebied van procesoptimalisering en digitalisering uitgevoerd en worden nieuwe projecten gestart in 2026. In het kader van (digitale) dienstverlening wordt op een aantal onderdelen gewerkt aan verbetering van beschikbaarheid en kwaliteit van data.

Herinrichting van het documentmanagementsysteem is in 2025 afgerond. In 2025 is onderzocht hoe en op welke wijze de organisatie om wenst te gaan met telefonische bereikbaarheid. In 2026 wordt de huidige telefonieoplossing vervangen door Microsoft Teams en daarbij behorende aanvullende voorzieningen.

De implementatie van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) is in 2024 gestart en verder doorgezet in 2025 maar zal ook in 2026 nog aandacht vragen.

Informatieveiligheid en privacy
Aanbevelingen uit in 2025 door de Rekenkamercommissie uitgevoerd onderzoek worden in 2026 waar relevant doorgevoerd. De implementatie van een nieuw Information Security Management System (ISMS) in combinatie met implementatie van de visie op control maakt hier onderdeel van uit om informatiebeveiliging beter dan tot op heden in de PDCA-cyclus te borgen.

In 2025 zijn een aantal (verplichte) audits uitgevoerd, in alle gevallen voldeed Staphorst aan de gestelde normen. In het kader van informatiebeveiliging en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) zijn een aantal beleidsdocumenten en processen geactualiseerd. De nieuwe Europese Cyberbeveiligingswet (NIS2-richtlijn) is voor gemeenten opgenomen in de BIO2, de implementatie hiervan start vanaf Q3 2026.

Bewustwording (voor zowel privacy als informatieveiligheid) van alle gemeentelijke medewerkers is een continu punt van aandacht. Er vindt bijscholing plaats op het vlak van informatiebeveiliging en privacy op een wijze die aansluit bij ieders werkzaamheden. In 2026 krijgt dit programma een vervolg.

Het project Toekomstbestendig gemeentehuis bestond uit werkzaamheden in het gemeentehuis en het plaatsen van zonnepanelen op het dak. Dit project is in 2025 afgerond.

Energielasten
Vanaf 1 januari 2024 heeft de gemeente Staphorst, samen met de omliggende gemeenten (verenigd in het Zwols Collectief, Shared Service Centrum ONS), een contract afgesloten met Vattenfall voor de levering van gas en elektriciteit voor de jaren 2024 en 2025. Dit contract is verlengd voor de jaren 2026 en 2027. Dankzij de gezamenlijke inkoop van energie kunnen de energiekosten lager worden gehouden. De investering in duurzaamheid is terug te zien in lagere energielasten.

Door middel van de rechtmatigheidsverantwoording wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die van belang zijn voor financiële handelingen van de gemeente. Met deze verantwoording geven wij invulling aan hoofdstuk 3 van de financiële verordening. 

In de rechtmatigheidsverantwoording zijn drie criteria van belang: 

• Het begrotingscriterium ;
• Het voorwaardencriterium;
• Het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. 

De uitkomsten over 2025 zijn weergegeven in onderstaande tabel:

De rapporteringstolerantie voor onrechtmatigheden is door de Raad vastgesteld op € 100.000.

Begrotingscriterium 

Het begrotingscriterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen. In beginsel worden alle afwijkingen van de begroting als onrechtmatig beschouwd. In de financiële verordening is vastgelegd welke afwijkingen als acceptabel worden aangemerkt. 

Overschrijding lasten exploitatiebudgetten:
In 2025 is er bij de begrotingsprogramma's sprake geweest van een overschrijding van € 1.008.000. Op basis van de Financiële Verordening 2025 artikel 12 lid 4 is de overschrijding van € 1.008.000 acceptabel. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de toelichting op de baten en lasten in de jaarrekening en bij de programmaverantwoording.

• Programma 7:  voor een bedrag van € 132.000 komt deze overschrijding voort uit hogere kosten voor rioolaansluitrechten. Daarnaast is sprake van hogere rioleringskosten voor een bedrag van € 111.000.
• Programma 8: voor een bedrag van € 163.000 komt deze overschrijding voort uit de grondexploitatie. De overschrijding van de lasten wordt gecompenseerd door een gelijke overschrijding van de baten uit de grondexploitatie in programma 8. Daarnaast is voor een bedrag van € 103.000 sprake van hogere loonkosten in taakveld grondexploitatie.
• Programma 9: de overschrijding binnen dit programma wordt voornamelijk veroorzaakt door hogere salarislasten van € 363.000. Daarnaast is sprake van hogere lasten die voortkomen uit een naheffingsaanslag van de Belastingdienst van € 155.000 en hogere automatiseringskosten van € 139.000. 

Overschrijding investeringsbudgetten:

• In 2025 is er bij de investeringsbudgetten sprake geweest van een overschrijding van € 202.000. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar bijlage 3.

Verbetering beheersmaatregelen begrotingscriterium
De voortgangsrapportage is belangrijk voor het signaleren van en anticiperen op (potentiële) begrotingsonrechtmatigheden. Het doel hiervan is om de informatievoorziening aan de raad te versterken en onrechtmatigheden te voorkomen. Daarnaast is sprake van een decemberwijziging ten behoeve van incidentele budgetten. Het uitbreiden van de decemberwijziging met begrotingswijzigingen kan helpen om onrechtmatigheden te voorkomen. Door de begroting laat in het jaar aan te passen naar de meest actuele inzichten zal de afwijking ten opzichte van de begroting bij de jaarrekening naar verwachting dalen.

Voorwaardencriterium 

Bij dit criterium gaat het om toepassing van de eisen en voorwaarden die worden gesteld aan financiële (beheers)handelingen. Die eisen en voorwaarden hebben betrekking op doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden bewijsstukken, recht, hoogte en duur. 

Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed:
In 2025 zijn inkopen ter waarde van € 363.000 niet in overeenstemming met de geldende Europese aanbestedingsregels uitgevoerd, doordat ten onrechte geen Europese aanbestedingsprocedure is gevolgd. Daarvan bedraagt één inkoop hoger dan de rapportagegrens van € 100.000.

• Er is sprake van een onrechtmatigheid van € 142.000 doordat een contract met een softwareleverancier niet Europees is aanbesteed. Bij het aangaan van het contract lag deze waarde nog onder de drempel, door functionele uitbreidingen en prijsstijgingen is sprake van een overschrijding van de EU aanbestedingsgrens.

Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium 

Misbruik is het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens. Met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te ontvangen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Oneigenlijk gebruik is het door het aangaan van rechtshandelingen en/of feitelijke handelingen, ontvangen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de tekst van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. 

Uitkeringen, subsidies en vergunningen gaan alleen naar inwoners, bedrijven en instellingen die daar recht op hebben. Dit wordt getoetst aan wet- en regelgeving en interne integriteitsregelingen en -afspraken. Wij hebben interne procedures om na te gaan dat (belasting-)gelden, subsidies, uitkeringen of bijdragen, enzovoort op de juiste manieren worden ingezet en besteed. Voor verschillende beleidsterreinen hebben wij preventieve en/of repressieve maatregelen. Preventieve maatregelen zijn met name regelgeving, voorlichting en controle vooraf. Repressieve maatregelen zijn controle achteraf en sanctionering. 

Verbijzonderde Interne Controle

Gedurende 2025 is het intern controleplan vastgesteld door het College. Op basis van het controleplan zijn gedurende het jaar controlewerkzaamheden uitgevoerd. De VIC-functionaris heeft medio november een rapportage uitgebracht. De rapportage is besproken met de proceseigenaren, MT en college. In 2026 zijn de werkzaamheden over 2025 voortgezet ten behoeve van het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording.

Fraude en Risicomanagement
Zoals opgenomen in de begroting 2025, zijn gedurende het jaar de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

• In 2025 zijn gesprekken gevoerd met proceseigenaren van kritische processen binnen de organisatie. Hierbij zijn de risico’s en beheersmaatregelen in kaart gebracht.
• De geïdentificeerde risico’s zijn opgenomen in de werkprogramma’s per proces, waarbij tevens de bijbehorende beheersmaatregelen zijn vastgesteld.
• De VIC heeft interne controles uitgevoerd op de kritische processen. De bevindingen zijn besproken met de proceseigenaren en afdelingsmanagers, die een reactie hebben gegeven.