Meer
Publicatiedatum: 02-07-2019

Inhoud

Programma onderdelen

Formatieve knelpunten

Formatieve knelpunten

Formatieve knelpunten binnen de huidige formatie
Op 28 mei jl. is er een presentatie verzorgd aan uw raad met een uiteenzetting over de formatieve knelpunten bij de uitvoering van alle taken in de going-, growing en ambities. Uiteengezet is dat er 25 fte extra nodig is om aan deze taken te kunnen voldoen. Gezien de tegenvallende inkomsten uit de algemene uitkering en het moeizaam sluitend krijgen van de begroting wordt voorgesteld om deze doelstelling bij te stellen.

Er is momenteel sprake van knelpunten waardoor de bestaande en de nieuwe wettelijke taken niet binnen de huidige formatie kunnen worden uitgevoerd. Dit leidt tot onnodige extra kosten aan de 'achterkant'. Door te investeren aan de 'voorkant' worden deze extra kosten als gevolg van het niet of niet goed uitvoeren van deze taken voorkomen. Voorgesteld wordt slechts invulling te geven aan de knelpunten in de uitvoerende (going-concern) taken. Het begrip knelpunten moet in dit verband letterlijk worden opgevat. Het gaat om die invulling waarbij slechts wordt voldaan aan:

1. de uitvoering van de wettelijke taken;
2. de basis van de bedrijfsvoering die nu gevaar loopt oftewel de basis op orde hebben.

 

Wettelijke taken

Functie Incidenteel of structureel 2019 2020
CISO Structureel € 8.716 € 36.577
Privacy officer Structureel € 7.742
€ 32.498
Totaal € 16.455
€ 69.075

                                                                                                                                    

Onderbouwing/toelichting
CISO (Chief Information Security Officer)
De CISO is verantwoordelijk voor het opstellen, naleven, bijstellen en implementeren van het informatieveiligheidsbeleid. Doordat de samenleving continu ontwikkelt is het belangrijk dat de informatiebeveiliging van de gemeente daar continu op voorbereid is. Momenteel is de CISO functie als extra rol belegd bij een medewerker die daarnaast ook veel andere taken moet verrichten. De praktijk leert dat dit geen duurzame situatie is. Uit het onderzoek van de rekenkamer en vanuit de interne controle is gebleken dat er niet voldoende maatregelen kunnen worden opgevolgd en er te weinig formatie is om dit op te lossen. Het is daarom van belang om hier voor de formatie uit te breiden zodat de informatie van de gemeente optimaal beveiligd kan worden.


Privacy Officer
De Privacy Officer (PO) is degene die de organisatie gaat helpen om te werken conform de AVG. De werkzaamheden van PO zijn gericht op privacy en gegevensbescherming van de organisatie en dit is daarom erg specialistisch werk waarvoor specifieke kennis vereist is. Het is van belang dat één persoon aanspreekpunt is binnen de organisatie zodat deze persoon zorgt voor uniformiteit in de manier van werken en het omgaan met persoonsgegevens binnen de gehele organisatie. De PO is op het gebied van privacy aanspreekpunt voor de gehele organisatie en in het bijzonder voor de kwaliteitsmedewerkers.



Basis op orde

Functie Incidenteel of structureel 2019 2020
Medewerker beleid en ontwerp ICT
 Structureel € 20.875
€ 87.633
Projectleider dienstverlening
Structureel
€ 10.982
€ 46.534
2 kwaliteitsmedewerkers 2x 2 jaar, incidenteel
€ 30.694 € 128.892
2 secretariaten
Structureel € 30.694 € 128.892
Juridische ondersteuning VTH
2 jaar
€ 19.193 € 80.599
BOA
Structureel
€ 3.804 € 52.302
Loketfunctie - 1,8 fte
Structureel
€ 26.263 € 110.276
Medewerker Toezicht/Handhaving bouw, sloop e.d.
Incidenteel
€ 15.347
€ 64.446
Beleidsmedewerkers RO
Incidenteel
€ 38.385
€ 161.197
Totaal
€ 196.237
€ 860.771

 

Onderbouwing/toelichting
Medewerker beleid en ontwerp ICT
De trends en ontwikkelingen op het gebied van digitalisering van de gemeentelijke dienstverlening stelt steeds hogere eisen aan de kwaliteit van informatievoorziening en automatisering. De uitdagingen op dat gebied zijn:   
- centrale opslag, ontsluiting en beschikbaar stellen van de informatie;                                                           
- hergebruiken van informatie waardoor meer inzicht wordt gekregen en beter ingespeeld kan worden op ontwikkeling;
- het borgen van de informatieveiligheid en de privacy van de gegevens. Het veilig maken en houden heeft de hoogste prioriteit;
- goede kwaliteit van de informatie. Om de kwaliteit te borgen moeten jaarlijks diverse controles en audits uitgevoerd worden.

De KPI rapportage voor de Archiefinspectie 2018 heeft aangetoond dat we nog niet (volledig) in control zijn. Door deze ontwikkelingen wordt de komende jaren veel gevraagd van ICT en DIV op het gebied van de beleidsvormende, adviserende en controlerende rol op tactisch/strategisch niveau, zoals recordmanagement, regie op leveranciers, business analyse en audits.

Projectleider dienstverlening
Er wordt gestreefd naar een klantgerichte dienstverlening vanuit de leefwereld van mensen in plaats van de systeemwereld van de gemeente. Daarbij hebben we te maken met een steeds verdergaande digitalisering en met de participatiesamenleving en de gevolgen van decentralisatie van rijkstaken op het gebied van jeugd, werk en zorg naar de gemeente. Het is voor de doorontwikkeling van de dienstverlening van groot belang dat we aansluiting blijven zoeken en houden bij landelijke, lokale en maatschappelijke ontwikkelingen op het gebied van overheidsdienstverlening. Denk hierbij ook aan de Digitale Agenda 2020.


In het Uitvoeringsprogramma zijn de uitgangspunten en ambities met bijbehorende doelen en maatregelen op het gebied van dienstverlening vastgelegd. Deze doelen en maatregelen worden gerealiseerd in de vorm van projecten. Voor het uitvoeren en aansturen van de projecten op het gebied van dienstverlening en het implementeren in de organisatie is capaciteit nodig. Wanneer projecten niet uitgevoerd worden heeft dat negatieve invloed op de dienstverlening, wat leidt tot ontevreden inwoners en ondernemers. Doorontwikkeling van de dienstverlening is een must! 

Kwaliteitsmedewerkers  (2)
De kwaliteitsmedewerker houdt zich binnen een afdeling bezig met de kwaliteit van de werkprocessen. Er wordt vanuit verschillende disciplines steeds vaker gevraagd om kritisch te kijken naar de manier waarop er wordt gewerkt binnen de gemeente. Er wordt nu al vanuit de interne controle getoetst of een proces financieel of juridisch rechtmatig is en voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. De ervaring leert dat er binnen de huidige formatie al onvoldoende ruimte is om vervolg te geven aan aanbevelingen gedaan door de interne controller of vanuit juridische kwaliteitszorg. Deze ervaring wordt onderschreven door bevindingen vanuit de interne controle en het rekenkameronderzoek Informatiebeveiliging waaruit is gebleken dat maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging niet kunnen worden uitgevoerd in verband met een te kort aan capaciteit. Met de komst van de AVG en de digitaliseringsslag die de gemeente zal gaan maken zal deze vraag, waar nu al niet aan kan worden voldaan, steeds verder toenemen. Omdat medewerkers deze taken niet naast hun reeds bestaande werkzaamheden kunnen verrichten is het noodzakelijk om hier de formatie voor uit te breiden.


Secretariaten (2)
Er ligt veel druk op de ondersteuning van het management om de agenda's goed te beheersen, afspraken goed in te plannen en te monitoren en diverse processen te begeleiden. Er is behoefte aan meer ondersteuning om, daar waar mogelijk, het management zodanig te faciliteren dat zij zich bezig kan houden met strategische vraagstukken op organisatie en bestuurlijk niveau. Daarnaast blijkt dat het wenselijk zo niet noodzakelijk is om ook andere medewerkers, waaronder de coördinatoren, binnen de afdelingen te ondersteunen bij allerlei plannings- en andere secretariële werkzaamheden.


Juridische ondersteuning VTH
Ondanks extra inzet voor het wegwerken van achterstanden en het tijdelijk inhuren van capaciteit voor complexere juridische zaken, blijft de werkvoorraad oplopen en ligt het gevaar voor nieuwe achterstanden op de loer. Daarnaast is er door de huidige werkvoorraad amper tijd beschikbaar voor het bijhouden van ontwikkelingen/vakliteratuur of het volgen van cursussen/opleidingen. Hoewel dit voor elke functie van belang is, is dit voor het succesvol doorlopen van juridische procedures noodzakelijk dat de ontwikkelingen in wetgeving en jurisprudentie worden bijgehouden.


BOA
De afgelopen jaren is via marktpartijen invulling gegeven aan het strafrechtelijk handhaven van APV overtredingen en de naleving van de Drank & Horecawet (DHW). Door diverse redenen is het moeilijk om een ingehuurde BOA te binden aan Staphorst. Desondanks zijn met de diverse BOA's die Staphorst de afgelopen tijd heeft gehad, goede ervaringen opgedaan. Deze ervaringen hebben inzicht gegeven in het werk en de taken die de BOA kan oppakken. Ook vanuit de wijkraad en bewoners is grote belangstelling voor de BOA en wordt met enige regelmaat gevraagd om de inzet van BOA's. Voor het toezicht op de DHW werkten wij samen met de gemeente Zwolle, Kampen en een marktpartij. Zwolle coördineerde het toezicht en zorgde voor de externe inhuur. Door enkele incidenten met BOA's o.a. op het grondgebied van Staphorst en de benodigde tijdsinspanning voor de coördinatie heeft Zwolle aangegeven te stoppen met deze taak. Hierdoor zal Staphorst zelf het DHW toezicht moeten opnemen.


Loketfuncties
Het loket heeft met de invoering van EPOS een nog nadrukkelijker positie in de keten gekregen. Binnen het loket worden belangrijke taken van onze dienstverleningsvisie uitgevoerd: de 'kop' (verwerken van aanvragen) en de 'staart' (het verwerken van besluiten). Een andere ontwikkeling die we binnen het loket gaan uitvoeren is de inhoudelijke behandeling van lichtere toestemming op het gebied van APV/bijzondere wetten en lichtere RO procedures. Naast deze loketfuncties wordt het loket ook ingezet voor administratieve ondersteunende werkzaamheden voor de gehele afdeling Ontwikkeling en Beheer.


Medewerker Toezicht/Handhaving bouw, sloop e.d. en beleidsmedewerker RO
Bij toezicht en handhaving bouw, sloop, RO en monumenten speelt al jaren dat ondanks de prioritering in werkzaamheden de vraag van de organisatie groter is dan er kan worden geleverd. De afgelopen jaren heeft ook handhaving een groot aandeel in de tijdsbesteding van toezichthouders gekregen. Daarnaast merken we dat met de diepgang in de huidige toezichtmatrix voor bouw veel bouwwerken slecht steekproefgewijs (dus eigenlijk niet) worden bezocht. Om hier een oplossing voor te vinden willen we de diepgang van de controles verhogen. Om de toezicht/handhaving bouw, sloop e.d. toekomstbestendig te maken, het voorkomen van nieuwe achterstanden en het kunnen anticiperen op verzoeken vanuit de organisatie is extra formatie nodig.


Beleidsmedewerker RO
Bij RO is er de problematiek van de vele ambities in relatie tot de beschikbare capaciteit. Daardoor blijven er zaken liggen, gaat de kwaliteit omlaag en worden de risico’s hoger. Momenteel is de formatie tijdelijk uitgebreid met een trainee en tijdelijke capaciteit tot 1 juli 2019. Onze verwachting is dat structureel 2 fte uitbreiding noodzakelijk is.

Bij de invoering van EPOS is besloten dat er een forse bezuiniging moet worden ingeboekt als gevolg van EPOS. Er zijn zeker mogelijkheden om op termijn een bezuiniging te realiseren door de implementatie van EPOS. Hoeveel dat is, is momenteel lastig in te schatten. Prioriteit heeft om eerst de formatie op orde brengen wat nodig is voor de huidige taken. Daarna kan in 2021 worden bezien wat de reële bezuiniging EPOS zal zijn. Vooruitlopend daarop gaan wordt de vacature die ontstaat bij de vergunningverlening Evenementen/APV niet ingevuld. De verwachting is dat door het verstrekken van balievergunningen een behoorlijke bezuiniging ingeboekt kan worden bij de vergunningverleners. Er komt dus een team vergunningverlening waar bouwen, evenementen en APV wordt ondergebracht.

Financiën
Jaar 2019
Kostenraming:
op basis van invulling per 1 oktober zal plaats vinden € 212.692

Dekking
Lijst van Investeringen 2019:

-  budget voor uitvoering wet Algemene Verordening Gegevensbescherming  (AVG) € 160.000           
-  besparing kosten juridische advisering € 10.000
-  loonsomsturing (tijdelijk knelpunt toezicht) € 15.216                          
TOTAAL €   185.216
Aanvullend beschikbaar te stellen € 27.475  (afgerond)


Jaar 2020
Kostenraming: 
structurele doorwerking in de begroting 2020 € 929.846

Dekking
-  niet invulling vacature € 48.972                                                    

-  besparing kosten juridische advisering € 35.000
-  besparing kosten inhuur BOA € 40.000
-  dekking uit loonsomsturing (tijdelijk knelpunt toezicht) 64.446
TOTAAL
€ 188.418
Opgenomen als stelpost in de begroting 2020 € 741.000 (afgerond)                    
                                                                                                 

Doorontwikkeling organisatie: tijdelijk budget
Het is van groot belang dat onze ambtelijke organisatie zich de komende jaren goed door moet ontwikkelen tot een professionele, zakelijke en efficiënt apparaat. Het gaat dan om extra scholing, tijdelijke ondersteuning bij o.a. innovatie van bedrijfsvoeringsonderdelen en resultaatsturing.

In de lijst van Investeringen is hiervoor een tijdelijk budget opgenomen: 3 jaar x € 500.000.