Meer
Publicatiedatum: 05-11-2018

Inhoud

Programma onderdelen

Paragraaf 4 - Bedrijfsvoering

Organisatie algemeen

De ambtelijke organisatie zet ook dit jaar stevig in op de realisatie van de missie en visie zoals is vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Bij de coalitiebesprekingen en bij aanvang van het nieuwe college van burgemeester en wethouders is afgesproken de missie en visie ook voor de nieuwe collegeperiode actueel te laten zijn.

Missie
De mission statement (slogan) luidt: ‘Kleurrijk Staphorst biedt met stip ruimte om samen te leven’.

De missie:
- Staphorst is een gemeente met karakter, lef, vernieuwend en ondernemend;
- Wij geven de Staphorster samenleving ruimte en vertrouwen om verantwoordelijkheid te nemen. Inwoners en bedrijven die ons nodig hebben, kunnen op ons rekenen. We versterken en versnellen initiatieven in de samenleving en werken samen aan resultaat;
- Wij zetten ons in voor het proces van ‘zorgen voor’ naar ‘zorgen dat’.

Visie
Een visie geeft een ambitieus beeld van de gewenste organisatie en richt zich op het benutten van kansen en op de toekomst. Het geeft antwoord op vragen als; welke ontwikkelingen zijn belangrijk en van invloed, welke ambities heeft de organisatie en welke kerntaken dienen geïdentificeerd en uitgewerkt te worden.

De visie van gemeente Staphorst luidt:
De samenleving ontwikkelt zich voortdurend. De gemeente Staphorst beweegt flexibel mee en maakt gebruik van de kracht van die samenleving: de gemeente ontwikkelt zich van een regisserende, bepalende overheid naar een loslatende, voorwaardenscheppende, burgergerichte overheid

In verbondenheid met burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties nemen we verantwoordelijkheid voor de woon-, werk- en leefomgeving.

Kernwaarden en cultuur
De belangrijkste kernwaarden vormen de basis voor de cultuur die past bij de missie en die bijdragen aan het welslagen van de visie. Het sturen op de kernwaarden draagt bij aan de gewenste cultuur; een cultuur die het verlengde van de missie en visie vormt en de doelen van de organisatie zal realiseren. We versterken waar we goed in zijn.


De kernwaarden waar de gemeente Staphorst voor staat zijn:
-Verantwoordelijkheid
-
Daadkracht
-
Vertrouwen
-
Participatie

Strategie
De strategie en doelen laten zien op welke wijze de missie en visie van de gemeente wordt verwezenlijkt. Om doelen te kunnen bewaken en realiseren is het van belang dat deze volgens het ‘SMARTI-principe’ (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden en inspirerend) worden geformuleerd.

De strategische doelstellingen tot 2019 voor de gemeente Staphorst luiden:

  • Versterken van de identiteit: ‘Staphorst is Staphorst’
    In 2019 zijn we nog steeds een zelfstandige en financieel gezonde gemeente met een uniek karakter. We kennen onze kwaliteiten en valkuilen en werken slim samen met partijen uit de regio. Er is een goede verhouding tussen te ontvangen rijksgelden en de uitvoering van gemeentelijke taken. Staphorst is en blijft een sterk merk. Inwoners, ondernemers en samenwerkingspartners weten dat Staphorst een moderne gemeente is met karakter en lef.
  • Vergroten van burgerkracht met ruimte voor ondernemerschap
    In 2019 zijn burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties actief betrokken bij beleid en realisatie. We versnellen initiatieven in de samenleving en werken samen aan resultaat.
  • Leveren van flexibele dienstverlening en maatwerk
    In 2019 is onze dienstverlening afgestemd op de samenleving: we bieden resultaatgerichte en omgevingsbewuste dienstverlening met enthousiasme en passie. We hebben aandacht voor de zwakkeren in de samenleving en bieden maatwerkgerichte ondersteuning.
  • Ontwikkelen naar een krachtige organisatie
    In 2019 heeft de gemeente Staphorst een dynamische mensgerichte organisatie. We geven elkaar vertrouwen en stimuleren ondernemerschap, vernieuwing en lef. Bestuurders en leidinggevenden van onze gemeente zijn gericht op ontwikkeling en teamgeest. We zijn een aantrekkelijke en maatschappelijk bewuste werkgever die medewerkers stimuleert, verantwoordelijkheid geeft en de mogelijkheid biedt om te ontwikkelen.


Samenwerking

Algemeen
Gemeente Staphorst  werkt samen met de gemeenten Meppel, Steenwijkerland, Westerveld en Zwartewaterland. Onze samenwerking staat ook in 2019 in het teken van het besparen van kosten, verbeteren van kennis en kwaliteit, verminderen van de kwetsbaarheid en het bieden van nog meer loopbaanperspectief voor onze medewerkers. Veel samenwerkingsinitiatieven ontstaan doordat enthousiaste vakmannen en –vrouwen elkaar inmiddels goed weten te vinden. Zij delen kennis, sparren met elkaar en blijven voortdurend ‘leren en verbeteren’, initiatieven die op deze wijze vorm krijgen worden actief gefaciliteerd.

Regionale samenwerking
De gemeente Staphorst neemt actief deel aan een aantal regionale samenwerkingsverbanden. Deze samenwerkingsverbanden voeren namens de gemeenten taken uit waarin gemeenten afzonderlijk van elkaar vaak niet of onvoldoende effectief  kunnen voorzien. Veel van deze gemeenschappelijke regelingen zijn gestoeld op wettelijke basis. Denk bijvoorbeeld aan de Veiligheidsregio IJsselland, de GGD, BVO Jeugd en de Omgevingsdienst. De gemeente stelt zich als partner actief en positief-kritisch op.


Uitdagingen voor de ambtelijke organisatie

Algemeen
Een economie die mooie groei laat zien, inwoners die de weg naar de gemeente goed weten te vinden en met mooie plannen komen, een nieuw coalitieakkoord en een complexe arbeidsmarkt en toenemende onzekerheid over de beheersbaarheid van de kosten binnen het sociale domein. Er is een ander maatschappelijk speelveld aan het ontstaan, waarbij medewerkers van overheidsinstanties andere rollen moeten kunnen vervullen. Het palet aan overheidstaken zal ook de komende jaren nog veelkleuriger  worden en zo ook de opgaven waar we voor staan.

Samen aanpakken
De omgevingsvisie, een mooi proces samen met onze ondernemers, inwoners en de raadsleden, laat zien dat de verbinding tussen het fysieke en sociale domein verandert. Met andere woorden, de ‘harde’ inrichting van bijvoorbeeld een woonwijk of een winkelgebied, draagt bij aan effecten in de ‘zachte’ sector, zoals ruimte voor ontmoeten, meedoen en recreëren. Dat vraagt om, meer dan voorheen, integraal benaderen van vraagstukken, plannen en kansen die zich voordoen. Dat vraagt van onze drie afdelingen dat zij vanuit dat vertrekpunt kijken hoe we initiatieven en opgaven zo kunnen aanpakken dat daarbij de gedachte verwoord in de omgevingsvisie zo goed mogelijk wordt uitgevoerd. Een mooie, nuttige ontwikkeling die prima past bij onze organisatie en dat waartoe we in staat zijn.

Leren en verbeteren
Het werven en behouden van goede medewerkers is complex, de redenen hiervoor liggen voor de hand; er zijn veel banen beschikbaar, grotere overheidsinstanties betalen vaak beter en hebben ruimere secundaire arbeidsvoorwaarden. We zijn daarbij voor grotere gemeenten en wervingsbureaus een interessante organisatie om uit te putten, we leiden onze medewerkers generalistisch op, ze zijn gewend om zowel op bestuurlijk als op operationeel niveau te adviseren en ze zijn goed opgeleid. In principe is de gemeente Staphorst bij uitstek, door aard en omvang, een gemeente die het in zich heeft jonge mensen te werven, het vak te leren om daarna door te stromen naar weer een volgende, wat grotere organisatie. Mits de organisatie beschikt over een goede, stabiele ruggengraat aan vakmensen die jong potentieel het vak kunnen bijbrengen. Noodzakelijk is ook ruimte om te experimenteren en een cultuur waarbij ‘leren en verbeteren’ hoog in het vaandel staan.

De juiste waarde toevoegen
Zoals aangegeven vraagt de samenleving veel van de gemeentelijk overheid en haar ambtelijke organisatie. Zowel qua maatschappelijke opgave, als qua inzet en houding. Meer integraliteit, meer ‘daar zijn waar je het meest effectief bent’, meer samenwerking en dat vaak met minder middelen. Dat zorgt ervoor dat we in 2019 met twee belangrijke zaken hard aan de slag gaan, te weten; het verder uitklappen van het INK-kwaliteitsmodel, programmasturing en de A3-afdelingsplannen.


Relevante beleidskaders

Beleidskaders waarbinnen wij de taken moeten uitvoeren:
1. Kostenverrekenmodel
2. Budgethoudersregeling
3. Treasurystatuut
4. Financiële verordening
5. Inkoop- en aanbestedingsbeleid
6. Mandaatbesluit
7. Controleverordening
8. Diverse personeelsregelingen
9. Visie op dienstverlening
10. Integraal beveiligingsbeleid


Personeel | HRM

Externe inhuur
Het percentage van de loonsom dat wordt uitgegeven aan externe inhuur lag bij ons in 2017 lager dan in andere gemeenten met minder dan 20.000 inwoners (respectievelijk 15% tegenover 17%). De organisatie blijft echter haar best doen de kosten voor externe inhuur in 2019 verder terug te dringen door met een kritischer blik te kijken naar de noodzaak van inhuur, naar het flexibeler inzetten van het eigen personeel, en naar het vergroten van de interne mobiliteit door bijvoorbeeld het aantrekken van trainees.


Flexibiliteit en zekerheid
Met ingang van 1 oktober 2018 zijn wij verplicht om bij de inhuur van payroll werknemers, naast de wettelijk verplichte beloningselementen, ook drie beloningselementen uit de CAR/UWO mee te nemen. Het gaat daarbij om de IKB bronnen eindejaarsuitkering, de werkgeversbijdrage levensloop en een met de ABP-pensioenregeling vergelijkbaar pensioen. Als deze beloningselementen niet of niet volledig onderdeel uitmaken van het salaris van de payroll werknemer, dan wordt een toeslag berekend die door het payrollbedrijf aan de payroll werknemer wordt uitbetaald.

Dit kan leiden tot hogere kosten voor het inzetten van payroll en de afweging moet dan ook gemaakt worden of het in dat geval misschien beter is om gebruik te maken van de mogelijkheid iemand een tijdelijke aanstelling te geven.

Ontwikkelingen op de arbeidsmarkt
In het algemeen doen wij het in vergelijking met andere gemeenten met minder dan 20.000 inwoners meer dan goed. De gemiddelde leeftijd binnen onze organisatie ligt op 46,9 jaar, terwijl dit bij gemeenten met een vergelijkbare omvang op 48,6 jaar ligt. Het aandeel medewerkers van 60 jaar en ouder ligt met 12% lager dan het gemiddelde in gemeenten met minder dan 20.000 inwoners (16%). Het aantal jongeren tot 35 jaar ligt bij ons op 15% terwijl dit gemiddeld bij kleine gemeenten op 12% ligt. Ook voor wat betreft het investeren in medewerkers scoren wij goed.

Als gekeken wordt naar de gemiddelde bezetting bij gemeenten met minder dan 20.000 inwoners, dan ligt de bezetting  in onze organisatie veel lager. De gemiddelde bezetting ligt bij ons op 6,7 fte per 1.000 inwoners. Voor gemeenten van vergelijkbare omvang ligt dit op 8,5 fte per 1.000 inwoners. Ook het gemiddeld bruto maandsalaris ligt lager dan bij andere gemeenten met minder dan 20.000 inwoners.
De arbeidsmarkt zal naar verwachting ook in 2019 een krapte kennen. De arbeidsvoorwaarden van onze organisatie zijn op een aantal punten minder gunstig dan die van andere gemeenten in de regio. Zo zijn over het algemeen de ondersteunende-  en beleidsfuncties lager ingeschaald dan bij de meeste gemeenten.
Daarnaast kennen wij geen reiskosten voor het woon-werkverkeer en kennen wij geen betaald ouderschapsverlof, een arbeidsvoorwaarde waarvan zowel mannen als vrouwen veel gebruik maken. Deze zaken maken het niet gemakkelijk om te concurreren met andere gemeenten die deze zaken wel bieden. Om die reden gaan wij in 2019 onze arbeidsvoorwaarden tegen het licht houden.

Generatiepact
In de CAO onderhandelingen komt met enige regelmaat de ambitie om meer jongeren te laten instromen bij de gemeenten aan de orde. Om die reden is in het akkoord van 2013 voor het eerst het generatiepact geïntroduceerd.

Het oorspronkelijke doel van het generatiepact was om meer mensen aan het werk te krijgen en om langer doorwerken en een vitaal personeelsbestand te stimuleren. Het was één van de afspraken tussen werkgevers en werknemers om verjonging van het personeelsbestand op gang te brengen. Ook binnen de gemeente Staphorst wordt het generatiepact ingezet.
Het streven is om in 2019 de loonsom die vrijkomt in het kader van het generatiepact doelbewuster in te gaan zetten voor het aantrekken van jongere medewerkers. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het samenvoegen van alle vrijgekomen formatie zodat er grotere formatie eenheden ontstaan.

Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten
Bij het tot stand komen van de Participatiewet hebben werkgevers afgesproken dat zij extra banen gaan creëren voor mensen met een arbeidsbeperking. Voor overheidswerkgevers betekent dit dat zij in 2024 25.000 extra banen moeten hebben gecreëerd. Dit is vastgelegd in de Wet banenafspraak en het quotum arbeidsbeperkten. Deze wet bevat een zogenaamde quotumregeling die geactiveerd wordt als werkgevers (markt én overheid) de aantallen banen uit de banenafspraak niet weten te realiseren.


In het najaar van 2017 is gebleken dat overheidswerkgevers de doelstellingen van 2016 niet hebben gehaald. Om die reden heeft het kabinet besloten om per 1 januari 2018 de quotumregeling te activeren voor overheidswerkgevers. Op basis van het quotumpercentage van 1,93% voor 2018 en 2,14% voor 2019 moeten wij 3,5 banen (van 25,5 uur per week) realiseren voor mensen uit de doelgroep banenafspraak om te voldoen aan het quotumpercentage.

Behalve uitvoerder van de Participatiewet zijn wij natuurlijk ook werkgever. Het zou goed dat wij een voorbeeld zijn voor andere werkgevers in de gemeente als het gaat om kansen te bieden aan de doelgroep van de Wet banenafspraken. In het kader van de Wet banenafspraken moet de organisatie conform de richtlijnen van de VNG als werkgever eind 2025 circa 5 banenafspraken ingevuld hebben. De norm voor één baan is gesteld op 25,5 uur per week.
De kosten hiervoor (exclusief eventuele kosten voor ondersteuning, jobcoach en overhead) bedragen rond de € 19.000,- per baan van 25,5 uur per week.
Hiermee komen de kosten voor de uitvoering van de wet garantiebanen in 2019 uit op € 66.500,-. (€ 19.000 * 3,5 garantiebaan). Voor de begroting van 2020 en verder zal structureel een bedrag van € 50.000,- worden opgenomen voor uitvoering van de wet banenafspraak

HR Gesprekscyclus
In 2019 gaan wij ons oriënteren op een HR gesprekscyclus die meer aansluit bij de wens om medewerkers meer zelf verantwoordelijk te maken voor hun werk, meer taakvolwassenheid te creëren. Daarbij overwegen wij om af te stappen van de traditionele regeling van 3 gesprekken per jaar. Er wordt gezocht naar een nieuwe opzet waarbij leidinggevende en medewerkers naar behoefte in gesprek gaan.


Strategische personeelsplanning
Onderdeel van het strategische personeelsbeleid uit 2017 is het opzetten en voeren van een strategische personeelsplanning. Een evenwichtig competent personeelsbestand is essentieel voor het realiseren van de organisatiedoelstellingen.

Een van onze doelstellingen is om de kwaliteit van de dienstverlening te versterken en daardoor toekomstbestendig te zijn. Gezien ons personeelsbestand kan geconcludeerd worden dat er over 5 tot 10 jaar een hoog verloop te verwachten is. Als dan pas interventie plaatsvindt is het te laat. In 2019 starten we daarom met  een Strategische Personeelsplanning zodat de organisatie voorbereid is op de toekomst. Dan wordt ook gekeken naar een goede balans tussen de kernbezetting en de flexibele schil.

Digitalisering personeelsmanagement (e-HRM)
E-HRM is het ondersteunen van de activiteiten van P&O door gebruik te maken van ICT technologie. E-HRM biedt daarmee kansen om de kwaliteit van dienstverlening door P&O te verbeteren. Het uitgangspunt daarbij is de zelfredzaamheid van managers en medewerkers te vergroten. Met het gebruik van e-HRM worden een aantal administratieve werkzaamheden door de betrokken medewerkers zelf verricht. Daarmee verminderen de administratieve en operationele taken en krijgen de werkzaamheden een meer strategische aard. Daarnaast zorgt het gebruik van e-HRM voor meer transparantie doordat de informatie niet langer alleen toegankelijk is voor de HR-afdeling.

Personeelsformatie in fte's

Organisatie-onderdeel
Formatie
31 dec. 2015
Formatie
31 dec. 2016
Formatie
31 dec. 2017
Begroting 2018
Begroting 2019
1 Bestuur          
  College + griffie 4,55 4,88 5,22  4,88 5,62
             
2 Ambtelijke organisatie          
  Secretaris 1,00 1,00 1,00 1,0 1,00
  Bestuur & Managementondersteuning 34,00 35,17 43,31 48,7 52,12
  Ontwikkeling & Beheer 40,07 41,53 45,59 43,31 44,60
  Samenleving 30,97 32,93 25,64  25,97 25,22
  Totaal ambtelijke organisatie 106,04 110,63 115,54 118,98 123,21
             
3 Diversen          
  Oproepkrachten kantine, bode, sporthal en dienstencentrum 0,91 0,70 0,50 0,45 0,70
  Babsen 0,07 0,09 0,07  0,10 0,08
  Stagiaires 1,11 0,67 1,81 5,33 5,33
  Totaal diversen 2,09 1,46 2,38 5,88 5,84


Ontwikkeling loonsom  (x €  1.000)

  2015 2016 2017 2018 2019
Loonsom op begrotingsbasis € 7.380 € 7.446 € 7.896 € 9.019 €9.760


Globale analyse van de loonsom begroting 2019 ten opzichte van 2018

 
Stijging loonkosten
€  638.220
Stelpost 2019 verwachte stijging ABP-premie €  100.000
Totale stijging €  738.220
   
CAO stijging + IKB stijging
€   234.945
Extra CAO stijging rijk
€        7.418
Premiestijgingen (doorwerking 2018, verwachting 2019 en extra stijging ABP-premie)
€  318.324
Formatie aanpassing wethouders €     31.973
Pensioen/wachtgeld voormalig wethouder €     61.090
Urenuitbreiding griffie €      23.584
Salarisaanpassingen €      46.097

Uren- en formatieaanpassingen

Inkomsten van 3 gem. i.v.m. gezamenlijke benoeming uitvoering AVG

€   251.513

-/- €    66.723


Stelpost 2018
-/- € 170.000
  €   738.220

 

Loonsomsturing

Door toepassing van het instrument loonsomsturing zullen overschrijdingen op de loonsom zich nauwelijks meer voordoen. Op basis van deze systematiek worden overschrijdingen bij de uitvoering van de basistaken opgevangen binnen de totale loonsom. Er wordt geen aanvullend percentage van de loonsom geraamd voor inzet van externen. Door te sturen op de loonsom wordt het mogelijk op een flexibele manier externen in te zetten en wordt de verantwoordelijkheid hiervoor bij het management en het college neergelegd. Sturing door de raad gebeurt vooraf via een kredietaanvraag en achteraf via een kwartaalrapportage. Hierin wordt de ontwikkeling van de loonsom over de loop van het jaar inzichtelijk gemaakt. Behalve een terugblik, wordt ook een vooruitblik gemaakt.


Opleidingen ontwikkelen van medewerkers

Het vergroten van de duurzame inzetbaarheid van medewerkers wordt steeds belangrijker. Opleiding en ontwikkeling kunnen deze duurzame inzetbaarheid helpen vergroten. Daarom wordt er 1,75% van de loonsom begroot voor opleiding en ontwikkeling. In 2017 werd € 1.490,- per medewerker besteed aan opleiding en ontwikkeling, waardoor het budget werd overschreden.

Ook in 2019 is  het opleiden en ontwikkelen van medewerkers een vast onderdeel van de HR-cyclus. Daarbij is er niet alleen aandacht voor de vakinhoudelijke opleidingen en trainingen, maar zeker ook voor opleidingen en trainingen in het kader van persoonlijke ontwikkeling.
In het kader van opleiden en ontwikkelen van medewerkers willen we in 2019 een eigen trainee-programma opzetten om jonge talenten binnen te halen en op te leiden. Gedacht wordt om hiervoor een aantal formatieplaatsen binnen de loonsom te reserveren. Deze trainees zouden dan in een periode van 2 jaar binnen diverse afdelingen van de organisatie ervaring op kunnen doen en indien mogelijk na twee jaar doorstromen op structurele formatie.
Na 2 jaar wordt gekeken of dit traject een succes is en of wij hier een vervolg aan willen geven zodat de organisatie een constante aanwas heeft van jong talent.


Programmasturing

Programmasturing is het formuleren van politieke doelen in termen van meetbare maatschappelijke effecten, zoals een veilige buurt, prettig en gemakkelijk zelfstandig wonende ouderen en jongeren die een goede positie hebben op de arbeidsmarkt. Het formuleren van dergelijke maatschappelijke effecten is van belang omdat dit juist de dingen zijn waar de burgers, instellingen en bedrijven uiteindelijk baat bij hebben of last van krijgen.

Bij programmasturing staat het beïnvloeden van deze maatschappelijke effecten centraal. Bij het aansturen van de ambtelijke organisatie staat het realiseren van de beoogde maatschappelijke effecten ook centraal. Op basis van de geformuleerde maatschappelijke effecten worden namelijk de prestaties, projecten en producten benoemd die nodig zijn om de gewenste effecten te realiseren.

Programmasturing is een uitstekend middel voor college, raad en ambtelijke organisatie om de beoogde politieke doelen en resultaten te realiseren en op die manier aan de toekomst van de gemeente Staphorst te werken. De programmasturing is nu in ontwikkeling en we werken op dit moment aan de structuur en borging van programmasturing. Het programma Dienstverlening loopt reeds, de programma’s Informatiemanagement, Omgevingsvisie en doorontwikkeling van de organisatie worden in de komende periode nader uitgewerkt.


Programma dienstverlening

Op 23 januari 2018 is de visie op dienstverlening ‘Staphorst voor elkaar’ vastgesteld door de gemeenteraad. Deze visie geldt voor de jaren 2018-2021. Bij deze visie hoort een uitvoeringsprogramma, dat is op 16 juli vastgesteld door het MT. In dit uitvoeringsprogramma is een activiteitenoverzicht opgenomen voor 2019. Eind 2018 worden voor de verschillende activiteiten projecten gedefinieerd, waarna in 2019 gestart kan worden met de verschillende projecten.

In het uitvoeringsprogramma wordt voor 2018-2019 prioriteit gegeven aan de volgende onderwerpen:
Digitalisering
Gemeenten maken deel uit van een sterk veranderende samenleving, waarin de steeds verdere digitalisering van de informatievoorziening één van de belangrijkste ontwikkelingen is. We willende gemeentelijke digitale dienstverlening up-do-date houden en bljiven ontwikkelen, zodat we kunnen voldoen aan de verwachtingen van inwoners en ondernemers ten aanzien van de digitale dienstverlening. De digitale agenda 2020 (DA2020) ondersteunt gemeenten daarbij.


Telefonische dienstverlening
Er is een nieuwe telefooncentrale aangeschaft, deze nemen we op 1 november in gebruik. Met de nieuwe moderne centrale verbeteren we onze telefonische dienstverlening. De beschikbaarheid van collega’s is duidelijk, waardoor niet onnodig doorverbonden hoeft te worden. We gaan werken met een keuzemenu wanneer de telefonistes in gesprek zijn. Zo kunnen telefoontjes goed en snel te behandeld worden, ook als de telefonistes niet in staat zijn om de telefoon op te nemen. We hebben nieuwe werkafspraken en een nieuw belplan gemaakt.


Nadat de nieuwe telefooncentrale in gebruik is genomen gaan we onderzoeken hoe we onze telefonische dienstverlening nog verder kunnen verbeteren. We denken hierbij aan het weghalen van de achtervang bij Burgerzaken, het uit elkaar halen van telefoon en receptie. Daarnaast willen we onze telefonische bereikbaarheid verbeteren door tussen de middag van 12.30 tot 13.00 uur telefonisch bereikbaar te zijn.

Klanttevredenheidsonderzoeken
Om te voorkomen dat we een onjuist beeld hebben van de verwachtingen van inwoners en ondernemers en om te voorkomen dat de verwachtingen van de klant niet goed worden vertaald naar aanpassingen in onze dienstverlening is het noodzakelijk om klanttevredenheidsonderzoeken te houden. In 2018 hebben we een enquête over onze dienstverleningskanalen gehouden. De resultaten worden gebruikt om onze dienstverlening te verbeteren. 


Ambities en ontwikkelingen

We willen meer producten en diensten digitaal aanbieden. Ook willen we het digitale kanaal meer promoten, de website (op onderdelen) vernieuwen en een plan voor kanaalverleiding maken.
We denken hierbij ook aan de mogelijkheden voor een Persoonlijk Internet Portaal (PIP), in aanvulling op MijnOverheid. Het Persoonlijk Internet Portaal is het afgeschermde gedeelte van de website. Naast openbare informatie kan persoonlijke informatie getoond worden, zoals gegevens uit de BRP en lopende en afgeronde zaken van de inwoner met de gemeente. Daarnaast kan er doorgeklikt worden naar MijnOverheid voor een totaaloverzicht van alle overheidsorganistaties.

We willen MijnOverheid voor Ondernemers gaan implementeren, zodra dit beschikbaar is. MijnOverheid voor Ondernemers is een digitale omgeving waarmee het voor ondernemers makkelijker wordt om zaken te doen met de overheid.  In 2018 worden de eerste pilots uitgevoerd en naar verwachting kan MijnOverheid voor Ondernemers in 2019 geïmplementeerd worden.
Om de Meldingen Openbare Ruimte snel, goed en gestructureerd af te handelen gaan we nieuwe software aanschaffen. Hierbij is ook een app beschikbaar, waarmee inwoners snel en eenvoudig via hun smartphone of tablet een melding kunnen doen. Ook blijft het mogelijk om dit via de website te doen.

Voor het verbeteren van de digitale dienstverlening en voor een efficiëntere bedrijfsvoering worden de dossiers van sociale zaken gedigitaliseerd. Dat maakt het voor medewerkers mogelijk om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken.

Om snel en eenduidig het juiste antwoord te kunnen geven via verschillende kanalen (website, telefoon) is het aanschaffen en inrichten van een vraag/antwoord portaal nodig.

We willen graag weten hoe de gemeente Staphorst scoort bij de inwoners en ondernemers. De burger- en ondernemerspeiling van waarstaatjegemeente.nl is een instrument van VNG Realisatie en helpt gemeenten hierbij. De resultaten geven inzicht in de tevredenheid van onze inwoners en ondernemers. Daarnaast kan op basis van de resultaten beleid ontwikkeld worden dat aansluit bij de behoeften van inwoners en ondernemers.

Voor de hierboven genoemde onderdelen zijn voor 2019 investeringsbedragen opgenomen in de Lijst van Investeringen.

Burgerzaken

Ontwikkelingen Burgerzaken
Eind 2017 is in samenwerking met enkele buurgemeenten een nieuwe applicatie geïmplementeerd, iBurgerzaken. De voorgaande applicatie was sterk verouderd. iBurgerzaken is een applicatie gericht op de burger. Het is een gebruikersvriendelijke applicatie zodat de burger vanuit huis eenvoudig bijvoorbeeld, digitaal een verhuizing of melding voorgenomen huwelijk kan doorgeven. Deze digitale aangiften komen vervolgens rechtstreeks in de werkvoorraad van de medewerkers van burgerzaken. Vanuit de werkvoorraad kunnen de medewerkers de aangiften digitaal verwerken. Dit is een grote efficiëntieslag en biedt de burger nog meer mogelijkheden om zaken te doen met burgerzaken naast de reguliere openingstijden. Daarnaast is in 2018 overgaan naar een nieuwe gravenadministratie, iBegraven. Verder wordt gefaseerd aanvullende modules geïmplementeerd zoals iGeboorte, iHuwelijk, iOverlijden, iVerblijf, en iVerkiezingen. In juli 2018 was sprake van de eerste digitale aangifte van een geboorte.

De nieuwe applicaties dragen bij aan het proces van digitalisering en SelfService. Onderwerpen die op de digitale agenda 2020 (KING) staan. Naast deze ontwikkelingen is er steeds meer aandacht voor zelfevaluaties, audits en fraudebestrijding.

Toekomstbestendig burgerzaken
De werkzaamheden op Burgerzaken veranderen in de toekomst en vragen dus om andere capaciteit/competenties. De verandering is het gevolg van:

- digitalisering/Selfservice/digitale agenda 2020;
- paspoortdip, de geldigheid van paspoorten is veranderd van 5 naar 10 jaar;
- bezorgen reisdocumenten en/of rijbewijzen;
- fraudebestrijding;
- certificering medewerkers (vakbekwaamheidseisen);
- audits en zelfevaluaties.

Dit betekent een uitbreiding van taken. Er vindt een verschuiving van werkzaamheden van front- naar backoffice plaats.

Stelsel van Basisregistraties
Nederland kent 12 basisregistraties. Een basisregistratie is een door de overheid officieel aangewezen registratie en bevat authentieke gegevens die door alle overheidsinstellingen verplicht worden gebruikt bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken. Dit kan ondermeer gaan om het aanpakken van maatschappelijke vraagstukken, uitrukkende hulpdiensten, het efficiënt vaststellen van het recht op een uitkering, het toetsen van vergunningaanvragen, het opleggen van belastingaanslagen of het bestrijden van fraude. Alle betrokkenen hebben baat bij slim gebruik van veel gebruikte overheidsgegevens zoals adressen, persoonsgegevens, objectgegevens, bedrijfsnamen en geo-informatie.


Gemeente Staphorst heeft haar Basisregistraties geclusterd
De basisregistraties waarvoor de gemeente verantwoordelijk is zijn de BAG, BGT, BRP en WOZ. Bij de gemeente Staphorst zijn deze centraal bij het team Gegevensbeheer, afdeling Bestuur- & Managementondersteuning belegd. Met deze clustering vindt optimale gegevensuitwisseling en afstemming van de processen plaats. Dit komt ten goede aan de kwaliteit. Deze kwalitatief hoogwaardige gegevens zijn zowel voor externe- als interne afnemers van belang. Via koppelingen met andere basisregistraties wordt veel informatie uitgewisseld. Dit past bij het principe van ‘éénmalig inwinnen, meervoudig gebruik’.


Alle overheden zijn verplicht bij de uitvoering van hun publieke taken gebruik maken van gegevens uit het Stelsel van Basisregistraties. Dat betekent dat alle gemeenten, provincies, waterschappen, zelfstandige bestuursorganen en overige organisaties met een publieke taak gebruik maken van de basisregistraties.

De voordelen van een basisregistratie zijn:
-
een betere dienstverlening aan inwoners en ondernemers, want de gegevens zijn actueel en betrouwbaar; 

- administratieve lastenverlichting, want het kost bedrijven en burgers minder tijd en minder moeite om gegevens aan te leveren en in te zien;
- een betere samenwerking binnen de overheid, want eenduidige afspraken over gegevens maken eenvoudige uitwisseling van de gegevens mogelijk. Opnieuw inwinnen of intekenen van dezelfde gegevens om de gegevens met elkaar uit te kunnen wisselen is dus niet meer nodig;
- kostenbesparing, want minder fouten, minder inwinnen en minder communicatieproblemen zorgen voor minder kosten.

Stelselplaat basisregistraties

Het Stelsel van Basisregistraties, haar onderlinge verbindingen en de status zijn gevisualiseerd in bovenstaande stelselplaat. Gegevens worden onderling uitgewisseld door middel van een beveiligde verbinding (Digikoppeling).

Het Stelsel van Basisregistraties vormt het fundament voor:
- een overheid die niet naar de bekende weg vraagt;
- een overheid die klantgericht is;
- een overheid die weet waarover ze het heeft;
- een overheid die haar zaken op orde heeft en niet meer kost dan nodig.
Binnen het team Gegevensbeheer wordt het principe éénmalig registeren, meervoudig gebruik nagestreefd. Processen/taken worden, waar kan, afgestemd en vereenvoudigd.

Geo-informatie
Basis- en kernregistraties bevatten tevens geografische gegevens. De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is hierbij een zeer essentiële. Alle fysieke objecten zoals gebouwen, wegen, water en groen, waarvan de gemeente beheerder is, zijn hierin eenduidig vastgelegd. Samen met nog 6 bronhouders is er sprake van een landsdekkende, uniforme kaart. Het gebruik van de gegevens is verplicht. Ook is deze informatie van belang bij (kosten en uitgaven) beleid middels Beheer Openbare Ruimten (BOR) en Wet waardering onroerende zaken (WOZ).

Ontwikkelingen Geo-informatie
Geografische gegevens worden steeds belangrijker en helpen/moeten gebruikt worden bij de uitvoering van (publieke) taken. Om die reden is er een GeoVisie vastgesteld. Deze visie voorziet in de nut en noodzaak een kwalitatief goede beheerorganisatie te ontwikkelen met betrekking tot de geo-gerelateerde basis- en kernregistraties. Van belang is processen en taakverdeling verder te ontwikkelen en een situatie na te streven waarbij ook gewerkt wordt met het concept “éénmalig inwinnen en meervoudig gebruik”. Op deze manier kunnen de baten maximaal worden benut en wordt gebruik gemaakt van de juiste, kwalitatief hoogwaardige gegevens. Dit is van belang omdat overheden verplicht zijn gebruik te maken van de gegevens uit de basisregistraties. Het belang van een goede beheerorganisatie is bovenal hoog gelet op de komst van het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO).



Basisregistraties

Ontwikkelingen gegevensbeheer
Het clusteren van de basisregistraties bevordert de kwaliteit, het optimaal beheer en de uitwisseling van gegevens. Daarbij komt dit ten goede aan het éénmalig registreren, meervoudig gebruik. Er ontstaat meer ruimte voor kwalitatieve verdieping en kennisdeling. Tot slot wordt de onderlinge vervanging beter vormgegeven.

Er is aandacht voor waar taken of processen slimmer en efficiënter kunnen. De processen van de BAG en WOZ bijvoorbeeld worden verder geïntegreerd. De verplichting te moeten taxeren op oppervlakte is een voorbeeld dat resulteert in het verder afstemmen/integreren van processen.

Stelsel van Basisregistraties
Nederland kent 12 basisregistraties. Een basisregistratie is een door de overheid officieel aangewezen registratie en bevat authentieke gegevens die door alle overheidsinstellingen verplicht worden gebruikt bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken. Dit kan ondermeer gaan om het aanpakken van maatschappelijke vraagstukken, uitrukkende hulpdiensten, het efficiënt vaststellen van het recht op een uitkering, het toetsen van vergunningaanvragen, het opleggen van belastingaanslagen of het bestrijden van fraude. Alle betrokkenen hebben baat bij slim gebruik van veel gebruikte overheidsgegevens zoals adressen, persoonsgegevens, objectgegevens, bedrijfsnamen en geo-informatie.

Gemeente Staphorst heeft haar Basisregistraties geclusterd
De basisregistraties waarvoor de gemeente verantwoordelijk is zijn de BAG, BGT, BRP en WOZ. Bij de gemeente Staphorst zijn deze centraal bij het team Gegevensbeheer, afdeling Bestuur- & Managementondersteuning belegd. Met deze clustering vindt optimale gegevensuitwisseling en afstemming van de processen plaats. Dit komt ten goede aan de kwaliteit. Deze kwalitatief hoogwaardige gegevens zijn zowel voor externe- als interne afnemers van belang. Via koppelingen met andere basisregistraties wordt veel informatie uitgewisseld. Dit past bij het principe van ‘éénmalig inwinnen, meervoudig gebruik’.

Alle overheden zijn verplicht bij de uitvoering van hun publieke taken gebruik maken van gegevens uit het Stelsel van Basisregistraties. Dat betekent dat alle gemeenten, provincies, waterschappen, zelfstandige bestuursorganen en overige organisaties met een publieke taak gebruik maken van de basisregistraties.

De voordelen van een basisregistratie zijn:
-
een betere dienstverlening aan inwoners en ondernemers, want de gegevens zijn actueel en betrouwbaar; 
-
administratieve lastenverlichting, want het kost bedrijven en burgers minder tijd en minder moeite om gegevens aan te leveren en in te zien;
-
een betere samenwerking binnen de overheid, want eenduidige afspraken over gegevens maken eenvoudige uitwisseling van de gegevens mogelijk. Opnieuw inwinnen of intekenen van dezelfde gegevens om de gegevens met elkaar uit te kunnen wisselen is dus niet meer nodig;
-
kostenbesparing, want minder fouten, minder inwinnen en minder communicatieproblemen zorgen voor minder kosten.

Geo-informatie
Basis- en kernregistraties bevatten tevens geografische gegevens. De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is hierbij een zeer essentiële. Alle fysieke objecten zoals gebouwen, wegen, water en groen, waarvan de gemeente beheerder is, zijn hierin eenduidig vastgelegd. Samen met nog 6 bronhouders is er sprake van een landsdekkende, uniforme kaart. Het gebruik van de gegevens is verplicht. Ook is deze informatie van belang bij (kosten en uitgaven) beleid middels Beheer Openbare Ruimten (BOR) en Wet waardering onroerende zaken (WOZ).

Ontwikkelingen Geo-informatie
Geografische gegevens worden steeds belangrijker en helpen/moeten gebruikt worden bij de uitvoering van (publieke) taken. Om die reden is er een GeoVisie vastgesteld. Deze visie voorziet in de nut en noodzaak een kwalitatief goede beheerorganisatie te ontwikkelen met betrekking tot de geo-gerelateerde basis- en kernregistraties. Van belang is processen en taakverdeling verder te ontwikkelen en een situatie na te streven waarbij ook gewerkt wordt met het concept “éénmalig inwinnen en meervoudig gebruik”. Op deze manier kunnen de baten maximaal worden benut en wordt gebruik gemaakt van de juiste, kwalitatief hoogwaardige gegevens. Dit is van belang omdat overheden verplicht zijn gebruik te maken van de gegevens uit de basisregistraties. Het belang van een goede beheerorganisatie is bovenal hoog gelet op de komst van het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO).

Ontwikkelingen gegevensbeheer
Het clusteren van de basisregistraties bevordert de kwaliteit, het optimaal beheer en de uitwisseling van gegevens. Daarbij komt dit ten goede aan het éénmalig registreren, meervoudig gebruik. Er ontstaat meer ruimte voor kwalitatieve verdieping en kennisdeling. Tot slot wordt de onderlinge vervanging beter vormgegeven.

Er is aandacht voor waar taken of processen slimmer en efficiënter kunnen. De processen van de BAG en WOZ bijvoorbeeld worden verder geïntegreerd. De verplichting te moeten taxeren op oppervlakte is een voorbeeld dat resulteert in het verder afstemmen/integreren van processen.


Wet waardering onroerende (Wet WOZ)

Wet waardering onroerende (Wet WOZ)
Jaarlijks worden alle onroerende zaken in het kader van de Wet WOZ voorzien van een waarde. Deze waarde dient als grondslag voor belastingheffing (zoals de onroerende zaakbelasting) en het woningwaarderingsstelsel. Ook wordt de WOZ-waarde maatschappelijk steeds breder gebruikt, bijvoorbeeld door banken. De bekendmaking van de WOZ-waarde gebeurt op het aanslagbiljet gemeentelijke belastingen. De aanslagen gemeentelijke belastingen worden eind januari verzonden. Op deze aanslagbiljetten staat ook de afrekening ledigingen ten behoeve van de afvalstoffenheffing vermeld. Tot voor enkele jaren terug werden deze aanslagbiljetten afzonderlijk verzonden. In 2018 zijn circa 7.000 biljetten verzonden.


Reacties naar aanleiding van de aanslagen gemeentelijke belastingen en WOZ beschikkingen 2018
Bij vragen of opmerkingen over de aanslag en/of WOZ-beschikking zijn inwoners en ondernemers verzocht om bij voorkeur eerst telefonisch contact met de gemeente op te nemen; de zogenaamde informele bezwaarafhandeling. Deze manier van werken bevalt goed. Dit bleek uit reacties van belanghebbenden. Deze werkwijze wordt tevens door de Waarderingskamer onderschreven.


Daarnaast helpt deze manier van werken bij het verkrijgen van een beter beeld en duidelijkheid wanneer belanghebbenden het oneens zijn met de waarde of nota. Een stukje uitleg en horen van belanghebbenden geeft verheldering. Het aantal ontvangen bezwaarschriften in 2018 tegen de WOZ-waarde van woningen en niet woningen is 0,4% respectievelijk 1,1% geweest. Het landelijke beeld daarentegen was 1,5% en 4,3%. Hieruit kan geconcludeerd worden dat de informele afhandeling resulteert in minder formele bezwaren en betere acceptatie.

Aanslagen gemeentelijke belastingen op MijnOverheid
De gemeente Staphorst heeft sinds 2017 de mogelijkheid  aanslagen gemeentelijke belastingen/WOZ-beschikkingen digitaal naar de Berichtenbox van MijnOverheid te sturen.


Burgers die zich op de website van MijnOverheid hebben aangemeld hebben hun aanslagbiljet digitaal in hun Berichtenbox ontvangen. Van de burgers in de gemeente Staphorst heeft ruim 20% hiervan gebruik gemaakt. Verminderingen, storno’s, herinneringen en aanmaningen worden ook naar de Berichtenbox verstuurd. Evenals diverse formulieren in het kader van belastingheffing, burgerzaken en Wet WOZ. De documenten zijn ook op papier verzonden. Meer informatie over MijnOverheid is te vinden op www.mijnoverheid.nl.

Voormelding WOZ waarde
Voor de herwaardering 2019 ontvangen belanghebbenden van een courante niet-woningen een voormelding van de voor 2019 vast te stellen WOZ-waarde. Het werken met voormeldingen heeft als doel vooraf afstemming te hebben over de van belang zijnde gegevens en daarmee de WOZ waarde. Hiermee kan een eventuele bezwaar- of beroepsprocedure worden voorkomen. Deze werkwijze heeft als doel bij te dragen aan transparantie en een hogere acceptatie bij belanghebbenden.


Taxeren op basis van oppervlakte
Woningen worden, in het kader van de Wet WOZ, momenteel op basis van inhoud gewaardeerd. Uiterlijk in 2022 moeten alle WOZ-taxaties van woningen gebaseerd zijn op oppervlakte. De oppervlakten van alle woningen moeten worden geïnventariseerd en geregistreerd zodat het mogelijk is te taxeren op basis van oppervlakte. Daarnaast is het zaak dat enkele (WOZ) processen worden aangepast. Staphorst start hier in 2019 mee.


De belangrijkste doelstellingen van de Wet WOZ zijn gelegen in het streven naar kwaliteit, uniformiteit, duidelijkheid en doelmatigheid. Vooral het aspect van uniformiteit heeft de Waarderingskamer gebracht tot het besluit om landelijk uniform de gebruiksoppervlakte te gebruiken voor de taxatie van woningen. Het feit dat gemeenten nu diverse meetvoorschriften gebruiken (naast bruto inhoud en gebruiksoppervlakte zijn er ook gemeenten die bijvoorbeeld bruto vloeroppervlakte (BVO) of juist netto vloeroppervlakte (NVO) gebruiken), past niet bij de beeldvorming over uniforme uitvoering van de Wet WOZ. Naast het voordeel van uniformiteit heeft het gebruik van de gebruiksoppervlakte voor het meten van woningen voor de WOZ meer inhoudelijke voordelen. Belanghebbenden zullen de gemeten gebruiksoppervlakte herkennen, wanneer ze deze bijvoorbeeld vergelijken met informatie in de markt. Het meetvoorschrift dat bij Funda gehanteerd moet worden, is hetzelfde meetvoorschrift dat voor de WOZ-taxaties gebruikt wordt. Verder biedt het hanteren van de gebruiksoppervlakte gemeenten ook meer mogelijkheden om de activiteiten gericht op bijhouding en kwaliteitsverbetering voor de WOZ-administratie en de Basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) meer op elkaar af te stemmen, dan wel verder te integreren.


Inkopen en aanbesteden

Samenwerking
De gemeenten Staphorst, Steenwijkerland en Zwartewaterland hebben de samenwerking op het gebied inkoop- en aanbestedingsadvisering gecontinueerd voor 2018. In 2017 is de samenwerking positief geëvalueerd.


In 2017 heeft de samenwerking het volgende opgeleverd:
- Nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid
- Een uniforme klachtenregeling aanbestedingen
- Presentaties aan de organisatie over het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid
- Opzet van een aantal standaard aanbestedingsdocumenten

Voor 2018 wordt gewerkt aan de volgende punten:
- Actualiseren gemeentelijke inkoopvoorwaarden
- Introduceren nieuw uitnodigingsbeleid voor meervoudig onderhandse aanbestedingen
- Informatieavond voor ondernemers over onder andere het nieuwe uitnodigingsbeleid en inkoop en aanbesteden in algemene zin
- Onderzoek naar een systeem voor het beheren van inkoopcontracten en het uitvoeren van spendanalyses
- Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Social return
Bij aanbestedingen met een opdrachtwaarde van Diensten of Werken van € 200.000 of meer wordt Social Return toegepast. Bij andere aanbestedingen  wordt ook Social Return toegepast als de opdracht zich daarvoor leent.

Social Return wordt ingevuld volgens de Regionale Bouwblokkenmethode. Hiervoor wordt gebruikt gemaakt van de kennis en expertise van het Regionaal Werkbedrijf. Deze zijn er voor zowel de gemeente als voor de inschrijvers. In 2018 zijn in het eerste half jaar al drie aanbestedingen gehouden met een Social Return-verplichting.


Informatievoorziening en -veiligheid

Mobiele werkplek
In 2017 is een programma van eisen en wensen opgesteld om te komen tot een nieuwe werkplek. Uitgangspunt hierbij was ‘mobiel, tenzij’ zodat er plaats- en tijdonafhankelijk gewerkt kan worden.

Ruim 80 werkplekken zijn voorzien van een mobiel device waarmee plaats- en tijdonafhankelijk gewerkt kan worden. Dit mobiele device is zo ingericht dat het niet meer uitmaakt waar je bent, je kunt altijd en overal gebruik maken van de applicaties en bestanden die ook op de vaste werkplek in het gemeentehuis beschikbaar zijn.

Automatisering
Er zijn inmiddels diverse voorzieningen geïmplementeerd waarmee we het plaats- en tijdonafhankelijk werken maximaal ondersteunen en de informatieveiligheid vergroten. We hebben aansluiting gezocht bij het landelijk initiatief van de VNG om gemeenten digitaal weerbaarder te maken. Dit initiatief heet GGI-Veilig.


Informatieveiligheid

Informatiebeveiligingsplan/plan van aanpak
Wij hebben als uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid, de volgende stukken geactualiseerd en vastgesteld:

- Informatiebeveiligingsanalyse
- GAP-analyse
- Plan van aanpak informatiebeveiliging 2018-2019
- Risico-inventarisatie (RI&E).

Verder wordt in 2018 het informatiebeveiligingsbeleid geëvalueerd en geactualiseerd en zal daarna worden vastgesteld.

Verantwoordingsproces informatieveiligheid
Over 2017 is voor de eerste keer verantwoording afgelegd over informatieveiligheid middels Ensia (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). De prioriteit hierbij ligt bij de verantwoording aan de raad. Tevens geeft de werkwijze invulling aan de verantwoording naar de Rijksoverheid over de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en de Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (Suwinet).

Op hoofdlijnen ziet het ENSIA-verantwoordingsproces er als volgt uit:
- de gemeente voert een zelfevaluatie informatieveiligheid uit;
- het college stelt een collegeverklaring op;
- een IT-auditor controleert de collegeverklaring en stelt een assurance-rapport op;
- het college van B&W rapporteert in een paragraaf van de jaarrekening 2017 over de informatieveiligheid;
- de gemeenteraad controleert de informatieveiligheid van de gemeente en stelt de jaarrekening vast in 2018.

Het verantwoordingsproces sluit hiermee aan op de planning- & control cyclus.


Communicatie

Strategisch communicatieplan
Momenteel wordt gewerkt aan het strategische communicatieplan voor de periode 2018 – 2022. Het voorgaande plan is geëvalueerd. In het communicatieplan wordt op basis van een interne en externe analyse gekeken naar de visie en ambitie op het gebied van communicatie. Ook wordt er een concreet uitvoeringsplan toegevoegd.


Financiën

Uitvoering Financiële Verordening: financiële beleidsnota’s
Op basis van de Financiële Verordening worden periodiek (1 maal per 4 jaar) o.a. de financiële beleidsnota’s herijkt. Daarbij worden tegelijkertijd eventuele nieuwe bepalingen op grond van de BBV-wet en regelgeving mee genomen.

Eind 2018 begin 2019 staat de geactualiseerde nota reserves en voorzieningen ter vaststelling door uw raad gepland. In de nota worden alle reserves en voorzieningen voor de periode 2018-2022 opnieuw volledig doorgelicht en zal het beleid onder de loep worden genomen.  De nota is van belang omdat de aanwezigheid van reserves en voorzieningen en de wijze waarop de gemeente daarmee wenst om te gaan mede bepalend is voor de financiële positie van onze gemeente.
Voor het jaar 2019/2020 is de actualisatie van de nota verbonden partijen en de nota bedrijfsvoering gepland.

Managementinformatiesysteem Pepperflow
Wij zijn een organisatie die werkt aan met name maatschappelijke doelen. Daarvoor vormt het coalitieakkoord 'samen, voor elkaar' de basis en de uitwerking in het collegeprogramma. Het te bereiken resultaat/doelstelling staan vermeld in de verschillende programma’s van de programmabegroting. Binnen de financiële ruimte vindt de  uitvoering plaats. Via de Zomernota (die in 2018 niet is uitgebracht) wordt tussentijds en achteraf in de jaarstukken bezien of dit gerealiseerd wordt/is. Hiervoor is informatie nodig die via het management informatie programma Pepperflow beschikbaar wordt gesteld.  


Er zijn/worden de volgende vernieuwingen door gevoerd:
a.  module managementinformatie en statistieken
Met de nieuwe module managementinformatie en statistieken is het mogelijk om voortgangsinformatie op eenvoudige wijze te presenteren en te integreren met P&C documenten (o.a. visuele presentatie), maar krijg je ook inzicht in diverse statistieken als “Waar staat je gemeente”. Dit komt het sturen op “outcome” ten goede.
b.  begrotingsapp 3.0
Met de nieuwe begrotingsapp 3.0  zijn diverse nieuwe functionaliteiten toegevoegd en is de vormgeving aangepast, waardoor de lay-out verder is verbeterd. Met de portaalfunctie kunnen publicaties (tijdelijk) worden afgeschermd voor externen. Zo kunnen conceptversies van P&C documenten eerst intern worden gepubliceerd.
Het contract met Pepperflow is met 4 jaar te verlengd.

Interne Controle
Samenwerking 5 gemeenten
De gemeente Staphorst wil ‘in control’ zijn. Hiervoor zijn tal van interne beheersingsmaatregelen aanwezig.  Om de financiële rechtmatigheid te waarborgen, wordt onder andere met een interne controleplan gewerkt. Samen met het normenkader en het intern controleplan vormt dit het kader voor de interne controle. De  doelstelling voor komende jaren blijft om de interne beheersing en het zelf controlerende vermogen verder te  verbeteren. 

In 2018 is gestart om met een 5-tal gemeenten te weten: Zwartewaterland, Meppel, Steenwijkerland, de Wolden en Staphorst de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) gezamenlijk uit te gaan voeren. Daarbij voert elke gemeente een onderdeel van dat controleplan uit voor alle gemeenten. Dit versterkt de kwaliteit,  verbetert de efficiency en vermindert de kwetsbaarheid.

Risicomanagement 
Een onderdeel dat bijdraagt aan het ‘in control’ zijn is risicomanagement. De gemeente Staphorst wil op een gestructureerde wijze risico’s beheersen. Hierbij is de relatie tussen risico’s en de mate waarin de  gemeente in staat is om eventuele grote financiële tegenvallers die bij de risico’s horen op te vangen van belang. Doelstelling is om het risicomanagement te blijven ontwikkelen door risico's meer te koppelen aan de interne controle. Zie verder paragraaf Weerstandvermogen en Risicomanagement.


Planning & Control - cyclus
De planning en control-cyclus, is bedoeld om het management, college en uw raad in staat te stellen om de juiste beslissingen te nemen. Een structureel sluitende programmabegroting en een gedegen financieel beleid zijn daarbij belangrijke pijlers. Door middel van het managementinformatieprogramma Pepperflow is de ambitie om uw raad en organisatie te informeren en aan te sluiten op de informatiebehoefte van de gebruikers van de planning en control producten.


In 2019 zullen wij de gebruikelijke planning & control- documenten aanbieden: de zomernota, de programmabegroting en de jaarstukken. De planning voor de P & C - documenten luidt:
- Zomernota 2019: behandeling eind juni;
- Programmabegroting 2020 en meerjarenraming 2021 - 2023: behandeling november;
- Jaarstukken 2018: behandeling in juni.

Auditcommissie  
De auditcommissie houdt zich met name bezigmet financiën en planning en control documenten. De auditcommissie die in gesteld op 1 januari 2018 heeft op basis van de auditverordening een aantal taken en rollen zoals:

1.     het regelen van de accountantscontrole;
2.     bereidt ten behoeve van de raad afstemming en advisering voor van alle activiteiten in de gemeente op het gebied van auditing;
3.     adviseert over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole en bereidt de  benoeming van de accountant voor;
4.     bereidt, naast de uitvoering van de nationale wetgeving, de eigen gemeentelijke regels en de aanvullende vragen van uw raad voor;
5.     bereidt aanpassingen van de verordeningen op grond van artikel 212, 213, 213a van de Gemeentewet in  de raad voor.

Vanuit praktische overwegingen worden jaarlijks minimaal twee overlegmomenten en eenmaal een informeel overleg worden gepland:
-       eind november: waarbij er de gelegenheid is om onderzoekonderwerpen in te brengen;
-       eind mei: behandeling o.a. jaarstukken;
-       eind februari: informeel.

Dienstverlening accountant
Uw raad heeft op 13 januari 2015 besloten de accountantsdienstverlening voor de periode 2015 - 2018 op te dragen aan PWC-accountants. De looptijd van het contract met de accountant PWC is van 2015-2018. Dit betekent dat er een aanbesteding plaats moet vinden. Het verlengen van het contract met maximaal 1 jaar is ook een optie. 


Treasury
Het team financiën is verantwoordelijk voor uitvoering van het gemeentelijk treasury-beleid. De centrale doelstelling van het treasurybeleid is het beheren van de financiële geldstromen en het beperken van de financiële risico’s voor de gemeente. De uitvoering van treasury wordt wettelijk geregeld in de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Deze wet regelt dat de uitvoering van de treasuryfunctie binnen de gemeente uitsluitend de publieke taak dient en geschiedt binnen de financiële kaders van de kasgeldlimiet en de renterisiconorm.  Zie verder paragraaf Financiering.


Begrotingstoezicht (provinciaal)

De toezichthouder (prov. Overijssel) kent bij de uitoefening van haar taak twee soorten toezicht: repressief- en preventief toezicht.  

Repressief toezicht

Is toezicht achteraf. Bij deze vorm van toezicht is geen goedkeuring van de besluiten door de provincie nodig. Wanneer de gemeente in de begroting voor het aankomende jaar een evenwicht kent tussen geraamde structurele uitgaven en inkomsten; en daarnaast is in de meerjarenbegroting aannemelijk gemaakt dat dit begrotingsevenwicht de komende jaren wordt gecontinueerd, is de intensiteit van het repressieve toezicht laag. Wanneer één van beide voorwaarden ontbreekt, is de intensiteit van het repressieve toezicht groter dan in de eerstgenoemde situatie. Er is onder andere sprake van intensivering van ambtelijk en bestuurlijk contact en de provincie kan voor de gemeente een sparringpartner zijn.

Preventief toezicht

Dit betekent dat de begroting of wijzigingen daarvan vooraf goedkeuring van de toezichthouder behoeven. Bij het uitvoeren van het preventieve toezicht streeft de toezichthouder maatwerk na. Het ambtelijk en bestuurlijk contact wordt intensiever en er worden o.a. afspraken gemaakt over de termijn van het financiële herstel. Na herstel van de begrotingspositie kan het preventief toezicht worden opgeheven. De begroting moet dan in ieder geval door de toezichthouder worden goedgekeurd.  Eventueel kan de provincie, op verzoek van de gemeente, samen met het ministerie van BZK, een begrotingsscan uitvoeren. De aanbevelingen daaruit zijn niet vrijblijvend. De scan kijkt naar de bredere financiële positie van de gemeente.

Het spreekt voor zich dat het financiële beleid van ons college er blijvend op is gericht te voldoen aan de criteria zoals gesteld bij het repressief toezicht.


Betaaltermijnen
MKB-Nederland onderzoekt sinds 2009 het betaalgedrag van lokale overheden. De uitkomst over 2017 was dat 86% van de facturen binnen de wettelijke termijn zijn voldaan waarbij de gemiddelde betaaldatum 19 dagen bedroeg. Over 2016 bedroeg dit percentage 88% en binnen 19 betaaldagen.  

De landelijke norm is dat 90 procent van de rekeningen binnen 30 dagen wordt betaald. Uit een inventarisatie, die het Ministerie heeft laten maken, blijkt dat 84% van de gemeentelijke betalingen binnen de contractueel overeengekomen termijn worden afgehandeld.
Het percentage wordt beïnvloed door o.a. onduidelijkheid over de nota, niet correct is of de levering/opdracht niet correct heeft plaats gevonden.  Wij zijn ons ervan bewust en onderkennen het belang om rekeningen zo snel mogelijk, in elk geval binnen de wettelijke termijn van 30 dagen, te betalen.

Onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid (Gemeentewet artikel 213a)
Het college kan onderzoeken uitvoeren naar doeltreffendheid en doelmatigheid zoals aangegeven in de Gemeentewet art. 213a. De onderzoeken zijn gericht op de doeltreffendheid en doelmatigheid van de dienstverlening in de integrale keten van de bedrijfsorganisatie. Hierdoor wordt het gehele bedrijfsproces onderzocht. De onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid respectievelijk rechtmatigheid vormen een samenhangend geheel, zodat deze het controleplan kunnen ondersteunen en daarmee een impuls geven aan kwaliteitsverbeteringen. Voor 2019 worden nieuwe onderzoeken aangewezen.

Nieuwe ontwikkeling
De rechtmatigheidsverklaring over de jaarrekening wordt over enige tijd niet meer door de gemeentelijke accountant verstrekt, maar door het college van B&W.

Wetgeving hierover dient nog te worden vastgesteld door het Rijk. Naar verwachting zal met ingang van de Jaarstukken 2020 de bestuursverklaring (verplicht) worden verstrekt door het college aan de gemeenteraad.

Verzekeringsportefeuille
Het eigendom van de gemeente dient adequaat verzekerd te zijn. De jaarlijkse toename van het aantal claims en complexiteit neemt nog steeds jaarlijks toe.


Beheerkosten

(Bedragen x €1.000)
Kosten huisvesting (netto kosten)
begroting 2019
begroting 2018
rekening  2017
rekening 2016
rekening 2015
Gemeentehuis minus huuropbrengst politie 322 382 289 344 270
Gemeentewerkplaats 73
70 50 89 52

Toelichting:
- schommelingen met name door onderhoudskosten conform gebouwenbeheerplan;

- gemeentehuis is inclusief huisvesting politie

(bedragen x. € 1.000)

Automatiseringskosten begroting 2019 begroting 2018 rekening 2017 rekening 2016 rekening 2015
Kosten derden 718 671 501 725 743
Eigen uren   * * 588 542
Kapitaallasten 90 34 49 55 67
Bijdrage DOOZ-gemeenten ** 52 187 201 224

 * de kosten van eigen uren zijn niet meer zichtbaar. Deze maken als gevolg van invoering vernieuwde BBV-voorschriften onderdeel uit van beheersproduct: loonkosten taakveld overhead.
** door vertrek medewerker en verschuiving van werkzaamheden binnen de gemeenten geen baten

(bedragen x €1.000)

Materieel openbare werken begroting 2019
begroting 2018
rekening 2017
rekening 2016
rekening 2015
Vervoersmiddelen 102
113 106 140 128
Gereedschappen  16 22 18 39 25
Tractie (vrachtauto)
42
58 46 77 16
Tractie (tractor)
77
85 73 70 50